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» 2015年07月30日 10時00分 UPDATE

紙文書のデータ化で効率Up!:ズバリ知りたい! 業務で使う「ドキュメントスキャナ」活用指南(看護師編)

職場にあふれかえる紙を何とかしたい! さまざまな現場で直面する「ペーパーレス化」の悩みに、文書管理のプロがお答えします。今回は看護師編です。

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・前回記事 → このビジネスシーンにはこのドキュメントスキャナを選べば間違いなし!

 「紙文書の電子化(データ化)」を行えば、身の回りの紙がすっきり片付き、さらにPCだけでなくスマートフォンやタブレットからも見られて、キーワードで検索したり、手軽に共有したりと、さまざまな業務で効率アップが期待できます。

 この連載では、紙文書のデータ化に欠かせない「ドキュメントスキャナ」の導入が、さまざまな業種の悩みをどのように解決してくれるのか、文書管理のプロがバッチリお答えします。さて、今回のお悩み相談は?

看護師が抱える文書管理の悩みをスキャナで解決!

tm_1507_dr3_01.jpg 悩める人【Kさん】 都内の総合病院に勤務する看護師さん。今の仕事に就いて約10年、臨床経験も積み、そろそろ主任に……という声も挙がっているそうですが、本人はまだまだ勉強と意気込む毎日とのこと

Kさん んもー、毎日毎日疲れちゃいますよ。

文書管理プロ どうしました? お仕事が忙しいんですか?

Kさん もちろんそれもあるんですけど、仕事の合間にやらなくちゃいけないことがホントに多いんです。そのせいか、最近はお化粧のノリも悪くって……。

文書管理プロ 仕事の合間なのに慌ただしい?

Kさん この業界にいると、研修資料や医学論文など、読まなくてはいけない資料が大量にあるんです。仕事中に読んでいる時間はないので、持ち帰って読もうとするんですが、量がとにかく多くて、持ち帰っても取り出すのさえおっくうで。通勤中の電車内は取り出せる状況じゃないですし。

文書管理プロ ……で、結果として山積みになってしまうんですね。

Kさん そうなんですよ! もはやどこまで目を通したか分からないくらい、高く積み上がっちゃって。しかもこれ以外に、資格試験の勉強もしなくちゃいけないんですよね。ああもう、どうすればいいんでしょう。

文書管理プロ キラーン!(メガネが光る) それならば、ドキュメントスキャナを活用してみてはどうですか?

Kさん えっ、スキャナって紙の書類を電子化するアレですか?

文書管理プロ そうです。それら紙の資料を、スキャナを使ってデータ化してしまうんです。そうすると置き場所をなくせるうえに、データ化したことでタブレットなどで読めるようになるので、持ち歩くのはタブレットだけで済むようになりますよ。

Kさん なるほど。タブレットはいつも持ち歩いているので、それっていい方法かも。

文書管理プロ スキャンしたデータはクラウドサービスの「Dropbox」にアップロードしておけば、タブレット以外にPCやスマホなど、さまざまな機器から閲覧できます。

 例えば、まだ目を通していないデータを「未読」というフォルダにまとめておき、読み終えたものから順番に削除していくようにするのは、モチベーションを保つのによいアイデアだと思いますよ。私もこの方法で、いろんな資料に目を通しては削除するようにしています。

Kさん それはいいですね! お買物リストに線を入れて消していく、みたいな感じで、資料がサクサクと片付けられそう。

tm_1507_dr3_02.jpg 【文書管理プロ】 スキャナに精通し、紙文書の電子化に余念のない業務カイゼンのプロフェッショナル。普段からデスクに書類を残さないことを信念にしており、あまりに席が片付きすぎていることから、仕事をしていないのでは? と同僚に疑われるのがもっかの悩みとか。お気に入りはキヤノンのスキャナ「imageFORMULA」シリーズ

文書管理プロ 資料のページ数が多い場合、章ごとに別のファイルに分けておけば、小分けに削除できるのでおすすめですよ。あとPDFファイルなら、マーカー機能がありますから、あとでもう一度読み返したい部分に印をつけるのもカンタンです。

 もし、研修の際に資料を見ながら取ったメモがあれば、一緒にクラウドサービスの「Evernote」にアップロードしておけば、外出先からでも参照できるので、資料と突き合わせながら、効率的に勉強できますよ。

Kさん 山積みの資料が片付きそうな予感がしてきました(ワクワク)。ところで、本はどうですか? 参考書を持ち歩いているんですが、厚みがあるので通勤のときにすごくかさばっちゃって……むしろそっちのほうが問題なんですよね。

文書管理プロ 本も、のり付けされている部分を断裁機で切り落としてからスキャンすれば、同じようにデータ化して持ち歩けますよ。PDFならブックマークを挟むこともできるので、必要なページもすばやく呼び出せます。

 あと読み取ったデータから文字情報を抜き出す、いわゆる「OCR処理」を行っておけば、キーワード入力で全文検索もできるので便利です。キーワードがあるページをダイレクトに呼び出せますから、目次や索引から目的のページを探すよりも早いかもしれません。

Kさん いいですね。専門用語が多い業界なので、キーワードで検索できるというのは便利そうです。ところでスキャナっていろんな種類がありますけど、私のようにたくさんの書類をスキャンする用途だと、どんなスキャナを選べばいいですか? 場所をあまり取るのは困るんですけど……。

文書管理プロ デスクの上で場所を取らず、しかも1度に多くの紙をスキャンするのなら、最大30枚の原稿を同時にセットできるキヤノンの「DR-C225W」がおすすめです。ただ今のお話だと、スキャナ本体を職場と自宅の両方に持ち歩いて使う可能性もありそうですね。それならば、よりコンパクトな同社の「DR-P215II」のほうが機動性があってよいかもしれません。

 どちらもドキュメントスキャナとしては小振りですが、紙を寝かせて読み取るフラットベッドスキャナのように1枚ずつ原稿を交換する必要がないので、大量の書類もスピーディにスキャンできますよ。

Kさん つまり、きちんと使えるスキャナだけどサイズは小さめ、ということですね。これなら買ってから収納に困ることもなさそう。その2台だったら、職場と自宅で持ち運べるDR-P215IIのほうがいいですね。おかげさまで書類の山を片付ける意欲がわいてきました。早速、導入して試してみます!

tm_1507_dr3_03.jpgtm_1507_dr3_04.jpg 「DR-C225W」は「ラウンドスキャン」方式を採用し、上から差し込んだ原稿がUターンして手元に戻ってくるため、利用時の占有スペースが収納時とほとんど変わらないという特長があります。使用時の奥行きがわずか約235ミリしかなく、また利用するたびにトレイを広げたり畳んだりする必要もないので、壁面にぴったりつけて設置できるのも便利です
tm_1507_dr3_05.jpgtm_1507_dr3_06.jpg 「DR-P215II」は高さ約40ミリ、重さ約1キロのコンパクトボディを実現しながら、20枚もの原稿をセットして両面スキャンが行える優れモノです。携帯性と性能のバランスを重視する方におすすめします

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提供:キヤノンマーケティングジャパン株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia PC USER 編集部/掲載内容有効期限:2015年8月29日

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