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» 2015年06月29日 10時00分 UPDATE

キヤノン「imageFORMULA」で業務改善:このビジネスシーンにはこのドキュメントスキャナを選べば間違いなし! (1/2)

さまざまなビジネスで有用なキヤノンのドキュメントスキャナ「imageFORMULA」。どのような業種のどのような利用シーンに適しているのか、その活躍の場を見ていこう。

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・前回記事 → 今ドキュメントスキャナが欲しいなら「imageFORMULA」を選ぶべき3つの理由

キヤノン「imageFORMULA」が活躍するビジネスシーンとは?

 ペーパーレスによる業務改善は昨今のビジネスシーンでトレンドとなっているが、紙文書の効率的なデータ化を行うには、ドキュメントスキャナの導入が必須と言える。

 市場には多数のドキュメントスキャナ製品が出回っているが、その中でもキヤノンの「imageFORMULA」シリーズは、処理性能の高さはもちろん、導入のスムーズさと使いやすさ、設置にあたっての省スペース性に至るまで、ビジネスシーンにおいて有力な選択肢となる。その実力は、前回の記事で紹介した通りだ。

 「いざ導入はしてみたけれど、難しくて使いこなせなかった」「思ったよりも画質がよくなかった」「利用頻度を考慮しても場所を取りすぎる」といった、ドキュメントスキャナにつきものの問題点とはまさに無縁で、業務から書類を減らすにあたっての強力な味方となる。

 それでは、これらの製品は具体的にどういった業種のどういった利用シーンに適しているのだろうか。今回は「imageFORMULA」シリーズの注目3モデル、「DR-C225W」「DR-P215II」「DR-P208II」について活躍の場を見ていこう。各パートの最後には、実際のスキャン動作を撮影した動画も掲載したので、併せて製品選びの参考にしていただきたい。

tm_1506_dr2_01.jpg キヤノン「imageFORMULA」シリーズの注目3モデル。左奥が据え置き型の「DR-C225W」、中央がコンパクトボディの「DR-P215II」、右手前がスティック型の「DR-P208II」だ

高性能で省スペースに設置できる「DR-C225W」の場合

 スキャナの設置スペースがあるオフィスにおいて、業種を問わずオールマイティに対応できるのが据え置き型のDR-C225Wだ。同時に約30枚の原稿をセットでき、最大25枚/分のスピードでスキャンが行えるという基本性能の高さは、幅広い職場にフィットする。厚みのあるカードから長尺紙までの読み取りに対応し、かつサイズの異なる原稿を混在してセットできるのも、大きなメリットといえる。

 例えば医療の現場であれば、最も考えうるのは、カルテ以外の資料のスキャンが挙げられる。カルテは作成の段階ですでに電子化されているケースも多いが、それ以外の検査データや院内資料、あるいはいったん紙で出力してから手書きで記入した跡のある書類などを電子化すれば、院内の紙を減らせると同時に、過去のデータも素早く探せるようになる。ほかの医療機関とのやり取りも容易だ。

tm_1506_dr2_02.jpg DR-C225Wは、A3原稿を半分に折って両面スキャンできる。表裏で別々に読み取った画像を自動的に元の1つの画像に合成する仕組みだ

 もともとデジタルで作成した書類に対し、紙に出力して何らかの手書きメモなどを付け加えたがために処分しにくくなる──こうしたケースは、建築業やデザイン事務所でも多いことだろう。スキャナがあれば、現場で図面などに書き込んだコメントも、再度データ化して保存できるので、紙のまま保存しておく必要がない。DR-C225Wは最大でA3までの読み取りに対応しているので、サイズが大きな図面などもデータ化が容易だ。

 文教についてもICT化が進んでいるとはいえ、いまだ紙が大量に消費される現場の1つだ。授業で使用した資料はもちろん、過去の校務文書に至るまで、処分してよいか判断がつきにくい書類が、置き場所を圧迫しているケースは少なくない。スキャナがあれば、そのまま処分すると後で何らかの問題が起こりうるかもしれない書類をデータとして残し、原本を処分できる。後から見返すためにスキャンするのではなく、あくまで控えを取る感覚というのがポイントだ。

tm_1506_dr2_03.jpg DR-C225Wは小型のボディに加えて、U字型に原稿を搬送する「ラウンドスキャン」により、前方に排紙が散らばらないため、スマートに利用できる

 一方、スキャナそのものの置き場所に制約がある環境では、「ラウンドスキャン」を採用したDR-C225Wの省スペース性が大きな強みとなる。前方に排紙のためのスペースがいらない仕組みを生かして足元などにも設置できるので、書類で手狭になりがちなデスクサイドはもちろん、広さに限りがあるカウンター業務や小売店の店頭でも、アドバンテージを発揮できるというわけだ。

 ところで、業種的に、おいそれと紙をスキャンして処分することが認められない業種も多い。金融関係や会計事務所などがその典型例で、書類の原本が重要な証左となる以上、スキャンをしたからといって原本を処分するわけにはいかない。

 中でも国税関係書類の場合、データ保存にあたっては所轄の税務署長への届け出が電子帳簿保存法によって義務付けられているので、たとえガイドラインに沿ってスキャンしても、届け出を行わないまま原本廃棄を行うのは認められない。医療現場の問診票なども同様の問題がつきまとう。

 しかし紙資料スキャンのメリットは、原本破棄による置き場所の節約だけではない。例えば、紙の資料をOCR処理しつつデータ化すれば、紙のバインダーから該当書類を目視で探し出す手間をかけずに、キーワード検索で目当ての書類を取り出せる。税務調査や会計監査にあたっても、要求された書類を大量の書類の中から一発で見つけられるので、対応工数が大幅に削減できるだろう。また書類のコピーを取る場合も、わざわざ紙のバインダーを抱えてコピー機に向かう必要もなく、画面上で開いた書類を印刷するだけで済むというわけだ。

 書類のデータ化により、原本の書類をつづった紙のバインダーを手元に保管しておく必要がなくなれば、土地代が安い倉庫などにまとめて保管することで、家賃が高額な都内のオフィスから紙資料を一掃できる。経営層にとってスキャナによる書類の電子化というのはいまいちピンと来ないかもしれないが、地代家賃にまつわるコストダウンを実現できるのは、即効性もあり、経営改善に直結する、1つの大きなポイントであることは間違いない。

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提供:キヤノンマーケティングジャパン株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia PC USER 編集部/掲載内容有効期限:2015年7月19日

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