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» 2015年08月06日 10時00分 UPDATE

紙文書のデータ化で効率Up!:ズバリ知りたい! 業務で使う「ドキュメントスキャナ」活用指南(建築士編)

職場にあふれかえる紙を何とかしたい! さまざまな業種が直面する「ペーパーレス化」の悩みに、文書管理のプロがお答えします。今回は建築士編です。

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・前回記事 → ズバリ知りたい! 業務で使う「ドキュメントスキャナ」活用指南(看護師編)

 「紙文書の電子化(データ化)」を行えば、身の回りの紙がすっきり片付き、さらにPCだけでなくスマートフォンやタブレットからも見られて、キーワードで検索したり、手軽に共有したりと、さまざまな業務で効率アップが期待できます。

 この連載では、紙文書のデータ化に欠かせない「ドキュメントスキャナ」の導入が、さまざまな業種の悩みをどのように解決してくれるのか、文書管理のプロがバッチリお答えします。さて、今回のお悩み相談は?

建築士が抱える文書管理の悩みをスキャナで解決!

tm_1507_dr4_01.jpg 悩める人【Sさん】 二級建築士の資格を持つ建築設計事務所の若手社員。雑用もこなしつつ、経験値を上げる日々を送っているそう。最近はITの知識を買われて、社内システムの管理も任されつつあるとのこと

Sさん はぁ〜、事務所が紙だらけでもう大変っス。

文書管理プロ おやおや、お困りですね。どんな紙が多いんですか? 設計事務所さんだと、やっぱり図面ですか?

Sさん もちろんそれもありますけど、見積書とか、あとは協力会社への指示書、検査証など、ウチはありとあらゆる書類を紙のままやりとりするんですよね。相手がメールを使えなくて、FAXで送られてくることも多いですし。プライベートではスマホでLINEとかITバリバリなのに、職場は逆行しているんです。はぁ〜(ため息)。

文書管理プロ お察しします(笑)。それだけ大量の紙の束をどうやって整理、処分しているんですか?

Sさん 基本的には、プロジェクトごとにいったんバインダーにつづって、プロジェクトが完了する度にまとめて処分していますが、長期保存が必要な書類とそうでない書類の仕分けが面倒で。あと、バインダーにつづらず放置したままになってしまい、上司から大目玉を食らうこともあります。

文書管理プロ キラーン!(メガネが光る) それはドキュメントスキャナの効果が最大限に発揮できそうですね。

Sさん ホントですか? スキャナは知っていますが、どう使うのが効果的なんでしょう?

文書管理プロ まず、現場で使った書類やFAXの類は、使い終えたらスキャンし、原本は処分します。バインダーにつづる工程を、スキャンして原本をなくすという工程に置き換えるわけです。

Sさん ふむふむ。それで?

tm_1507_dr4_02.jpg 【文書管理プロ】 スキャナに精通し、紙文書の電子化に余念のない業務カイゼンのプロフェッショナル。普段からデスクに書類を残さないことを信念にしており、あまりに席が片付きすぎていることから、仕事をしていないのでは? と同僚に疑われるのがもっかの悩みとか。お気に入りはキヤノンのスキャナ「imageFORMULA」シリーズ

文書管理プロ プロジェクトごとに共有フォルダを作って、その中にスキャンしたデータを放り込んでいくようにします。そうすれば置き場所は取りませんし、再度必要になってもプリントするだけで済みます。発注書などは法令上、原本のまま保管しておく必要がありますが、そうした制約のない社内文書はスキャンしてすぐに処分してしまえば場所を取りません。

Sさん おお、なるほど。工事が終わったらその度に報告書を作成するんですが、これなら参照しやすいですし、データのままメールに添付することもできて、作業がはかどりますね。

文書管理プロ 過去の見積書や指示書を1つのフォルダにまとめて保存しておけば、新しい案件が来たときにすぐ参照できて、より正確な見積や指示が出せるので便利です。キヤノンの「DR-C225W」なら、半分に折りたたんで読み取ることで、A3サイズの書類もスキャンできるので、図面をデータ化して保存しておくにもぴったりです。奥行きも、トレイを開いた状態でたった235ミリしかないので、狭いスペースにも設置しやすいですよ。

Sさん そんなに小さいなら、ボクのデスクにも十分置けますね。それどころか設置スペースにあまり余裕のない、工事現場の仮設事務所にも設置できるかも。その場でスキャンできたら便利だろうなあ。

文書管理プロ しかもキヤノンのドキュメントスキャナ「imageFORMULA」シリーズなら、薄い文字を強調する「アドバンストテキストエンハンスメント」という機能を搭載しているので、蛍光灯に長期間さらされていて読みづらくなったFAXの感光紙や、もともと筆圧が弱くて薄い手書きメモも、スキャンをすることで内容が判読しやすくなります。スキャンすることで生まれる、こうしたメリットも見逃せないですね。

Sさん それ、まさに欲しかった機能ですよ! 受信してから時間がたったFAXは、文字が読みづらくて困ることがよくあるんです。スキャナでそんなことまでできるとは知りませんでした。

文書管理プロ これ以外では、名刺管理にも活用できますよ。部署内で保有している得意先の担当者の名刺をまとめて管理すれば、名刺を紛失してしまって折り返しの電話ができない、なんてこともなくなります。上司の方から感謝されて、これまで以上にバンバン仕事を振ってもらえること請け合いですよ。

Sさん はぁ〜、便利なのはいいけど、それはちょっと遠慮したいなあ……(笑)。でも、このスキャナで今後の仕事をスムーズにできれば、ボクの評価も高まるだろうし、書類整理にかける無駄な時間も減らせそうなので、「これからはペーパーレス化が必須ですよ」とか言って、上司をうまく説得してみようかな。

文書管理プロ ぜひそうしてください。5万円を切る予算で十分なので、経費で導入するハードルもそう高くないのでは?

Sさん おお、いろいろ活用できるのに意外と安いですね。これなら費用対効果も高いと上司に説明できますし、金額的に稟議(りんぎ)も通りやすい感じです。

tm_1507_dr4_03.jpgtm_1507_dr4_04.jpg 「DR-C225W」はトレイを開いた使用時でも省スペースです。原稿を上部からU字型に搬送し、ボディ手前の排紙トレイへ上向きに排紙するため、スキャンした紙が前方に散らばる心配もいりません。同時に約30枚の原稿をセットでき、最大25枚/分のスピードで読み取れることに加えて、図面のようなA3原稿を半分に折ってスキャンすることも可能と、高性能・高機能が自慢です

・前回記事 → ズバリ知りたい! 業務で使う「ドキュメントスキャナ」活用指南(看護師編)

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提供:キヤノンマーケティングジャパン株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia PC USER 編集部/掲載内容有効期限:2015年9月5日

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