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» 2015年09月07日 10時00分 UPDATE

紙文書のデータ化で効率Up!:ズバリ知りたい! 業務で使う「ドキュメントスキャナ」活用指南(教師編)

職場にあふれかえる紙を何とかしたい! さまざまな現場で直面する「ペーパーレス化」の悩みに、文書管理のプロがお答えします。今回は教師編です。

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・前回記事 → ズバリ知りたい! 業務で使うドキュメントスキャナ活用指南(ファイナンシャルプランナー編)

 「紙文書の電子化(データ化)」を行えば、身の回りの紙がすっきり片付き、さらにPCだけでなくスマートフォンやタブレットからも見られて、キーワードで検索したり、手軽に共有したりと、さまざまな業務で効率アップが期待できます。

 この連載では、紙文書のデータ化に欠かせない「ドキュメントスキャナ」の導入が、さまざまな業種の悩みをどのように解決してくれるのか、文書管理のプロがバッチリお答えします。さて、今回のお悩み相談は?

学校の先生が抱える文書管理の悩みをスキャナで解決!

文書管理プロ 学校の先生と言えば、紙に触れる機会が多いお仕事ですよね。

tm_1507_dr6_01.jpg 悩める人【Cさん】 中学校の教師。担当教科の社会はもちろん、サッカー部顧問としての熱心な指導は、父母からの信頼も厚く、生徒の人気も高いそう。どちらかというとアナログ派で、ITにあまり詳しくないのがひそかな悩みとのこと

Cさん その通りです。学校のIT化は着実に進みつつありますが、生徒たちに配る練習プリントやテスト用紙はまだ紙のままです。クラスの人数分だけ枚数がありますから、それだけでかなりのボリュームです。

文書管理プロ でも、生徒さんに返却してしまえば手元に残りませんし、保管場所も特に必要ないんじゃありませんか?

Cさん 原本は生徒に返却しますが、あとから内容について質問されることもありますし、ほかの生徒の回答と見比べたくなることもあるので、控えを取っておいたほうが便利な場合が多いんですよ。

文書管理プロ じゃあ、どれもコピーを取らないといけませんね。

Cさん はい、とはいえコピーをする時間もばかになりませんし、いらなくなったあとでシュレッダーにかける手間も考えると、気軽にすべての返却物のコピーを取るのは難しいですね。そもそも授業の準備もあるし、教科会議の取りまとめもしなくちゃいけないし、部活の顧問もあるし……何をするにも時間が足りないんだよなあ……(ぶつぶつ)。

文書管理プロ キラーン!(メガネが光る) もし、書類の控えを取っておきたいのであれば、ドキュメントスキャナを導入されてはいかがでしょう。紙の書類を一気にデータ化して管理するという方法です。

Cさん うーむ、スキャナを使って書類を電子化するということですか。使いこなせればいいのですが、あまり慣れない機器を導入すると、かえって仕事の能率が下がりそうな気もします。それだけの価値があるのでしょうか。

tm_1507_dr6_02.jpg 【文書管理プロ】 スキャナに精通し、紙文書の電子化に余念のない業務カイゼンのプロフェッショナル。普段からデスクに書類を残さないことを信念にしており、あまりに席が片付きすぎていることから、仕事をしていないのでは? と同僚に疑われるのがもっかの悩みとか。お気に入りはキヤノンのスキャナ「imageFORMULA」シリーズ

文書管理プロ 使い方はコピーを取るのと大して変わらない簡便さなので、心配無用です。しかもスキャナでデータ化してしまえば、コピー用紙を消費しませんし、コピーした紙の置き場所も不要ですから、コピーを取っておくか迷っていたプリントも気にせずどんどん控えが取れます。学年が変わって、もういらないと判断すれば、その時点でデータを削除すればいいでしょう。紙と違って、捨てるときシュレッダーにかける手間もかかりません。

Cさん ほほう、そう聞くと興味がわいてきました。ただ、プリントにせよテスト用紙にせよ、枚数が多いのですが大丈夫でしょうか。スキャンに時間がかかるようだと長続きしないですし、採点や授業の準備に支障をきたしそうで怖いですね。

文書管理プロ それなら大丈夫です。キヤノンの「DR-C225W」なら、標準的な解像度とされる、カラー300dpiでも毎分25枚のスキャンが可能です。原稿は30枚を同時にセットできるので、1クラス全員のプリントもほんの1〜2分あればスキャンできるでしょう。

Cさん そんなに短くて済むんですか。であれば大量のプリントでもすばやく処理できますね。机の上に山積みになっている、職員会議や教科会議、学年会議の資料なども、スキャンして原本を処分してしまえば、すっきりと片付きそうです。

文書管理プロ はい。紙のままだと紛失や盗難の危険もありますし、机の上に置いたままだとのぞき見られる可能性もありますが、スキャンしてデータ化すればそうした心配もありません。特に重要な資料はスキャンの際にパスワードを設定しておけば、悪意ある第三者に閲覧されるリスクがさらに低くなりますよ。あと、先生同士で資料を共有したい場合も、スキャンをすれば簡単に共有できます。

Cさん なるほど、過去に使った練習プリントをスキャンして保管しておき、先生同士で共有する、といったニーズは確かにありますね。聞けば聞くほど便利で、身も心もスッキリできそうだなあ。

文書管理プロ ちなみにDR-C225Wなら、学校でよく使われるB4サイズの紙も、半分に折りたたんでスキャンするだけで、表面と裏面をソフトウェアが結合してもとのB4に復元してくれるので便利です。他社の製品では折りたたんでから透明なシートに挟んでスキャンしなくてはいけない場合もありますが、DR-C225Wなら折りたたんだあとそのまま原稿台にセットできるので楽ですよ。

※半分に折ってのスキャンは1枚ずつの手差し給紙となります。

Cさん いいですね。実のところ、私はITにあまり詳しくないのですが、これを機にスキャナによるデータ管理術を学ぶつもりで導入したいと思います。学校のIT化が進んでいく中で、教師としてもITを活用していきたいですからね。最近はデジタルに強い生徒も多いのですが、負けていられませんよ。

tm_1507_dr6_03.jpgtm_1507_dr6_04.jpg 「DR-C225W」は同時に約30枚の原稿をセットでき、最大25枚/分のスピードでスキャンが可能です。表面と裏面を同時に読み取れるのはもちろん、B4やA3サイズの原稿を半分に折ってスキャンすることもできます(半分に折ってのスキャンは1枚ずつの手差し給紙となります)。原稿を上部からU字型に搬送し、ボディ手前の排紙トレイへ上向きに排紙するため、スキャンした紙が前方に散らばる心配もいりません。これなら机の上に紙の書類が山積みでも、ちょっとしたスペースに設置しやすいでしょう

・前回記事 → ズバリ知りたい! 業務で使うドキュメントスキャナ活用指南(ファイナンシャルプランナー編)

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提供:キヤノンマーケティングジャパン株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia PC USER 編集部/掲載内容有効期限:2015年9月30日

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