動的に変化するプレゼンで一歩先を行く：：Crystal Xcelsiusで作るシミュレーション可能グラフ

できあがったグラフを貼り付けたプレゼン資料。プロジェクターで見せている最中に受けるのは、決まって「この数字が10％上がったらどうなるの？」といった質問。こうした要望に応え、プレゼン最中にグラフを“動的”に変化できてしまうのがCrysltal Xcelsius（クリスタル　エクセルシアス）だ。

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日本ビジネスオブジェクツ、Excelデータを「見える化」するツール

日本ビジネスオブジェクツは5月23日、Microsoft Excelで入力されたデータをチャートやグラフの形に変換する「Crystal Xcelsius」日本語版を発表した。

　プレゼンに際して、クライアントからの想定していなかったような質問を受けた時、あらかじめ用意していた資料ではうまく説明できずに難儀してしまうことはないだろうか。例えば、プレゼン資料の中にある「グラフ入りのコスト計画資料」について以下のような質問を受けた場合だ。

　「現状の体制のままで、生産性を10％向上させた場合、全体的なコストはどの程度変化しますか？」

　「はい、少々お待ち下さい……」

　暗算が得意な人であれば即座に答えることができるかもしれない。しかし多くの場合、その場で電卓を叩くことになるだろう。かといって、あらゆるパターンを想定した資料のバリエーションを用意するのにも限界がある。

　そもそもいくら想定しても、あらゆる可能性を考えて、対応するパターンを毎回用意するというのは現実的ではない。従って、プレゼン資料に盛り込む資料のバラエティは、ある程度の決め打ちで絞り込んで臨む、すなわち経験と勘に頼らざるを得ないということになる。

　日本ビジネスオブジェクツの「クリスタルソリューションシリーズ」はこのような課題を一気に解決に導いてくれるだろう。今回ご紹介するのはシリーズ中の1つであるプレゼン作成ツール「Crystal Xcelsius」だ。まずはサンプルをご覧いただきたい。

スライダーを動かしてみよう！

　これは、プロジェクトにおけるコスト（主に人件費）管理リポートだ。画面中のスライダーを動かしてみてほしい。メンバー数と生産性とノルマといった変数を調整することで、その場でトータルコストとリードタイム（必要日数）がどのように変化するかが分かる。

　従来であれば、いくつかのパターンを見越して用意しておく必要のあったものが、クライアントの要望に応じてよりきめ細かいシミュレーションをその場で提案できるわけだ。

　こちらは、売上予測リポートで、メンバー数と1人当たりの売上予算を変えることで、通期の売上と粗利益の変動を試算することができる。

Crystal Xcelsiusの特徴

　ご覧いただいたサンプルはいずれも「Crystal Xcelsius」で作成後、swf形式（Flash形式）で出力したもの。これ以外にも、html、PDF、PowerPoint、MS Wordなどさまざまな出力形式がサポートされている。

　できあがったサンプルは一見複雑だが、作り方はシンプルだ。まず、元となるスプレッドシートをExcelで作成し、このファイルを「Crystal Xcelsius」に関連づける。その上で、Excelシート上の数値セルと「Crystal Xcelsius」上のスライダーバーやグラフといったオブジェクトと対応づけていく。

　表示上の装飾や微調整は必要なものの、ドラッグ＆ドロップ中心の直感的な操作で、インタラクティブな「動くプレゼン資料」を作ることができる。事例で使用しているスライダーバー、ダイヤル、グラフ、メーターのほかにも数多くのビジュアルコンポーネントが用意されており、多様な表現が可能となっている。

説得力と表現力の向上

　「Crystal Xcelsius」によるプレゼン資料では、シミュレーションを迅速に行えるため、クライアントからのさまざまな要求にその場で応じられるだけでなく、社内での意志決定を行うシーンでも役に立つはずだ。経験と勘に頼らずとも、複数の要因が絡んだ複雑な状況について、要因を1つ1つ解きほぐしながら試行することができるからである。

　意志決定という意味では、階層にかかわらず、全社レベルから部課レベル、プロジェクトレベル、あるいは個人レベルでも活用できるだろう。

社内情報共有を容易に実現

　先に触れたように、「Crystal Xcelsius」ではWebパーツとしてhtmlやswf形式でエクスポートできるほか、MS Office文書やPDFにも変換できるため、社内での情報共有を容易に実現することができる（ただし、PDF出力はプロフェッショナル版のみ）。

　さらに、企業データベースと接続することで常に最新データが表示される社内ポータルサイトを構築することも可能となるワークグループ版も用意されている。公開用に改めてリポート作成を行う必要がなくなり、迅速な情報共有が実現できるだろう。