グループウェアと一口に言ってもよく分からない人がいるかもしれない。グループウェアを簡単に説明すると、社内の情報を共有したり、コミュニケーションを活発にするために社内のネットワーク上で利用するソフトウェアだ。スケジュールの確認やファイルの保管、回覧板による情報共有に代わるデジタルな手段――というわけである。
ソフトウェアと聞くと、もしかしたら「インストールが難しそう」「設定はどうするの?」などの懸念もありそうだが、今回ご紹介する「サイボウズ Office 8 for ASP」であれば簡単。Webブラウザから設定できるほか、利用者もすべての機能をブラウザ越しに活用できる。すべてのPCにブラウザがあることから、事実上インストールは不要で、設定も簡単なのだ。
グループウェアの効果を一番実感できるのがスケジュール機能。「ちょっと書類を確認してほしいけど、部長は何をしてるかな」「急な来客、会議室は空いてる?」などがすぐに確認できる。サイボウズASPなら、所属メンバーのスケジュールを一覧できるのが特徴だ。1人1人の動きが視覚的に分かるので、ちょっとした用事もすぐに頼めて効率的。一元管理なので時間調整なども短縮、業務効率が高まる。
これまで何かアイデアを募るとき、いちいち会議をしていたり、メールで呼びかけたりすることが多いのではないだろうか。でもアイデア会議は疲れるだけで上手くアイデアがでないことも多いし、メールはメールで返事がなかったり、メールの件名で検索したときなどは、昔のアイデアが探しづらいときがある。そんなときに便利なのが、グループウェアの掲示板機能。思いついた情報をすぐに発信できるので、アイデア募集などのナレッジの共有に最適。全員が発言、参照できるので、「言った」「聞いてない」といったトラブルも防げるのだ。
企画書や提案書が書けないというビジネスパーソンは多い。実は企画書や提案書は全部自分で書かなくたっていいのだ。会社には今まで先輩たちが書いた企画書がたくさんあるはず。こうした過去のビジネス文書をどんどん活用すると業務効率は一気に高まるのである――とはいえ文書管理は結構大変だ。簡単にやるにはどうすればいいのだろうか。実は、サイボウズASPのファイル管理機能が役に立つ。それこそブラウザから簡単に保存できる上、検索も簡単。誰がアップロードして、どんな内容なのかがひと目で分かる。紙の書類のやりとりを大幅に削減できれば、コスト削減にもつながるだろう。
「サイボウズASP」は、社内のリソースを使わずにサービスを利用できるため、人数の少ない中小企業でも気軽に利用できるのが特徴だ。
【豊富なセキュリティ対策】
【価格表】
ユーザー数 | 初期費用 | 月額基本料 | 月額アカウント利用料 |
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90以下 | 1万500円 | 1050円 | 8400円/10ユーザー |
100以上 | 5250円/10ユーザー | ||
サービス名 | 初期費用 | 月額費用 |
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ディスク容量追加 (最大10Gバイトまで) |
- | 8400円/Gバイト |
SSLオプション | - | 3150円 |
IPアドレス制限 | 5250円/作業ごと | - |
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提供:株式会社エアネット
アイティメディア営業企画/制作:誠 Biz.ID編集部/掲載内容有効期限:2009年12月31日