開始半年で1000社が導入！ 中小企業が「cybozu.com」を選ぶ理由

「予想していたことがほとんど外れた」と、サイボウズの青野慶久社長は笑うほど「cybozu.com」が好調だ。4月末時点で導入企業が1000社を突破したというcybozu.comのユーザー企業が話す“選ぶ理由”とは何か――。

[PR／Business Media 誠]

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青野社長

　「予想していたことがほとんど外れた」と、サイボウズの青野慶久社長は笑った。彼の予想を“裏切った”のは、サイボウズ Officeといったグループウェアなどをクラウド経由で利用できる「cybozu.com」。2011年11月にサービス開始以来、4月末時点で導入企業が1000社を突破したのだ。

　まず販売数。「正直なところ、こんなにクラウドのサービスを使ってくれるとは思っていなかった」。1000社という販売数は想定の3倍以上だったという。導入企業の規模も予想が外れた。「数人規模の会社がこれほど使うと思っていなかった」。サーバを自社で用意する必要がある通常版の場合、100人規模程度の会社が最も多い。「小さくても50人から数十人規模。しかし、クラウド版を導入している企業の規模はもっと小さかった」

cybozu.com

　「これはとにかく直接（中小のユーザー企業に）話を聞くしかない」と思い立ち、継続してユーザーミーティングを行っている。6月4日にも6つのユーザー企業の担当者がサイボウズ本社に集った。

30年前の情報を共有しなければいけない理由

なまあず本舗の石塚さん

　東京都府中市の建築設計事務所、なまあず本舗では、従来からホスティング型のサイボウズを使っていた。代表の石塚武志さんによると「8人で働いているが、営業は私がメイン。なので、私自身が外回りに行ってしまうと事務所への問い合わせ電話に対応できない。そこで社内情報の共有化を図った」のがきっかけだ。

　なまあず本舗という柔らかい社名だが、もともとは石塚建築設計事務所。耐震建築に強みがあることから「なまず」をもじった社名に変えたが、親子2代、35年以上の歴史がある事務所なのだ。父親に代わって事務所の代表となった石塚さんにとって、グループウェアによる情報共有は売上に直結する。先ほどの代表自らが外回りで獲得した顧客にも情報共有は重要だが、そのほかにも重要な顧客がいる。

　それは石塚建築設計事務所時代の顧客である。「30年以上前に家を建てたお客様のリフォーム依頼が増えている。だが情報共有していないと、誰が誰なのかまったく分からない」というわけだ。30年前の情報を入力するためには父親をはじめ、年長者が入力したり閲覧したりしやすいものが欲しい。「いろいろ試したが一番使いやすかったのはサイボウズの住所録だった。cybozu.comになって、業務に特化したアプリを使えるようになったのもうれしい」。

　実は2012年からデータベースソフトの「サイボウズ デヂエ」を導入したが、サイボウズのカスタムアプリに移行し、請求書などの発行管理に活用している。「請求書の出し忘れが多いので、1カ月経ったら赤く変わるようにした」。サイボウズによると「請求書をちゃんと出すだけで利益率が3％改善する」というから、石塚さんの取り組みもなまあず本舗の利益率に寄与するかもしれない。

使いこなす社員と使わない社員

オーエスシーテックの熊澤さん

　販促品、日用品雑貨、衣料品などの企画や製造、販売を行うオーエスシーテックに転職した熊澤秀樹さんは、前職からの違いに驚いたことがあった。それは「決済や稟議をほぼ100％紙の書類で行っていたこと」だった。

　「必ずしもサイボウズじゃなくてもいいが、デジタルなワークフローがあれば、出した出さないの不毛ないざこざがなくなる」と熊澤さん。スケジュール管理も部署によってバラバラで、同じ会社なのに共通のインフラがそろっていないいびつな状況だった。

　ワークフローを整備して無駄な書類をなくしたり、スケジュールを共有して誰が何をやっているかを把握したりすることを何度か会社にお願いした。cybozu.comの導入が決まったのは「気軽に導入できることがポイントだった」という。

　導入後、ワークフローの手順はだいぶ減った。一方スケジュール共有化の方は一進一退だ。「使いこなす社員とまったく使わない社員がいるのが悩み。環境は整っているんだが……」と苦笑い。例えばGoogleカレンダーを使っていたチームからは「Googleカレンダーの視認性や操作性は捨てがたい」との意見もあった。

　熊澤さんがサイボウズのヘルプデスクに問い合わせた時には「Googleカレンダーのような表示はできない」と断られてしまったのだ。しかし実はサイボウズ・ラボではサイボウズのAPIを利用したWebアプリ「Cybozu Advance」を提供しており、サイボウズのスケジューラーの内容をGoogleカレンダーのように表示できる。

　「以前からそうだったんだが、いろいろなメニューやサービス、機能のすべては使いこなせない。どうしたらいいのか」。ユーザーのためにいろいろ情報収集しようと試行錯誤する担当者の姿があった。

パーソネルワークスの加藤さん

　同じような悩みを抱えるのは、社会保険労務法人のパーソネルワークス。実はパーソネルワークスでは他社グループウェアから乗り換えてcybozu.comを選んだ。cybozu.comを担当している加藤正紀さんによると「それまでのグループウェアでは予定表ぐらいしか利用していなかったが、ほかの機能も使ってみたいという理由で乗り換えを決めた」という。

　ただし「現状は、予定表以外には社内掲示板を使っているだけで、活用度が上がらないのが悩み」だ。10人程度の社労士が集まって運営しているパーソネルワークスは、企業の人事や総務から相談を受け、社会保険関連の手続きをサポートしたり、入退社時の相談を受けたりしている。「情報システム部は存在しないので、活用方法や情報収集をどのようにすればいいのか悩んでいる」のである。

　「（コメントを書き込むための）『フォロー』ボタンの活用法を初めて知った。『フォローを書き込む』と表示してほしい」（熊澤さん）、「『予定の詳細』ボタンをクリックをする習慣がなかったので詳細ページを全く見ていなかった」（加藤さん）などのコメントもあった。サイボウズでも引き続き、ユーザーインタフェースやユーザー体験を改善していくという。

次期バージョン（9.2）での「予定の詳細」ページ改善案。左から右に行くに従い、改善個所が増えて行く。意外とフォローの書き込み方や詳細ページの閲覧の仕方を知らない人も多かった

「1週間に1度会えればいい」を助ける

ファクシムの新原さん

　福岡からやってきたのはファクシムの新原洋介（しんばる・ようすけ）さん。食品や医療機器メーカーのための生産ライン自動化装置をオーダーメイドで作っている。顧客は全国にいるが、なんと社員数は7人という少数精鋭主義。「営業マンや設計者たちとは1週間に1度会えればいいぐらい」（新原さん）だという。

　そんなファクシムでは2012年4月にcybozu.comを導入した。バラバラになりがちなスタッフの動きを把握したり、プロジェクト管理をしたりするためだ。「毎週1回は営業マンともミーティングしているが、cybozu.comで補っている」。会社で導入が決まった理由は「お客さんも使っていたから」だという。クラウド環境に会社の情報を保存することにセキュリティ上の懸念もあったが「そういう情報は載せないよう」という運用で回避することにしている。

ビクセンの湊さん

　天体望遠鏡や双眼鏡、顕微鏡などの光学機器メーカーであるビクセンもcybozu.comユーザーだ。同社の総合管理室でサーバやWebサイト、基幹システム、ソフトウェアの管理運用などを担当する湊実（みなと・みのる）さんによると、管理者の手を煩わせないことがcybozu.com最大のメリット。従業員数は80人程度で、cybozu.comの運用担当者は湊さんを含めて2人。しかも2人ともほかの業務を兼任している。「会社にサーバがあると、バージョンアップやパッチの適用などの管理業務を社員がやらければならない。それをサイボウズがやってくれるのはうれしい」

　ビクセンは国内に一拠点しかないので、バックアップが重要だ。データのバックアップはデータセンターにホスティングし、アクティブディレクトリ環境と基幹システムのサーバのみを自社内に配置している。災害時などで怖いのは重要なデータの保全性だが、サイボウズのサーバが無事で、なおかつインターネットにつなげる環境さえ確保できていれば問題ない。「情報の収集、発信、共有ができるグループウェアとしての“クラウド”のメリットを十分に生かせる」（湊さん）

毎日触るグループウェアは企業文化に直結する

　「正直グループウェアの違いって何だろう」というKさんが勤めるPR代理店のA社では、一風変わった理由でcybozu.comを選んだ。

　導入前に他社製品と機能やユーザビリティを比較したが、「似たり寄ったりだった」という。社内でグループウェアについて議論した結果「企業文化を創るインフラ」と位置付けたのだ。「企業規模が10人だろうと100人だろうと関係ない。『Googleに対抗するんだ！』と言ったのはサイボウズの青野社長だけ。そういう会社と一緒にやりたい」

　「3.11以降変わったのは、共感できる会社のプロダクトを受け入れたいということ。グループウェアは毎日触るものだし、仕事の仕方、引いては企業文化に直結する。いいものを使えば、いいサイクルができてくるんじゃないか」

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　中小企業と大企業の異なる点は、なんと言っても人員や設備などを含むリソースだ。中小企業ではグループウェアを運用するのにも専任の担当者や専用のサーバを付けられないことも多い。そこでクラウドサービスの登場だ。サービス提供者がサーバを管理し、専任の担当者も不要ということになれば、中小企業にうってつけ。cybozu.comの申し込みが「予想以上」（サイボウズ青野社長）というのもうなづける。

　もう1つのクラウドサービスの利点はバージョンアップも自動的に行っていくこと。今回のユーザーミーティングのようにユーザーの意見を受け付けて行くcybozu.comであれば、ニーズに合ったバージョンアップも行われるはずだ。なお、パッケージ版「サイボウズ Office」も2012年10月には次期バージョン「9.2」にバージョンアップ予定である。

　中小企業におけるグループウェアの利用拡大が見込まれる今、cybozu.comの“成長”にも期待したい。