売上アップにつながる「名刺管理」の極意とは――SkyDesk Cardsで始める“顧客起点”の情報管理術（2/2 ページ）
共有した名刺データを売上アップにつなげる――「SkyDesk Cards」のCRM連携
ここまでで「名刺管理がうまくいかない3つの理由」を考えてみたが、これらの課題を解決し、「名刺情報の共有」から、売上アップをはじめとするビジネス価値を生みだしたいと考えている人に、ぜひ検討してもらいたいサービスがある。
富士ゼロックスが提供する「SkyDesk Cards」（以下、「Cards」）だ。
「SkyDesk」は、クラウド上でSaaS（Software as a Service）として提供されているビジネスツール群の総称だ。SkyDeskには、業務を効率的に行うための「メール」「カレンダー」「文書共有」「チャット」「コンタクト管理（連絡先管理）」といった10を超えるアプリケーションが用意されており、必要なツールとライセンス数を選んで導入できる。各アプリケーションはポータルから一度のサインオンで利用でき、各アプリ間の連携も容易に行える。
SkyDeskには、業務に役立つさまざまな機能が用意されているこのSkyDeskには、一般的なチームコラボレーションを行うためのツールのほかに「セールス」と呼ばれるカテゴリの中で、より具体的な営業活動を支援するアプリケーションが用意されている。このカテゴリで提供される「Cards」は、名刺管理を主軸にして顧客情報を共有し、売上へとつなげていくために役立つ機能を備えている。
先ほどの「3つの課題」と照らし合わせながら、「Cards」がどのように名刺情報の管理と共有に利用できるのかを見てみよう。
メリットその1――スマホアプリで手軽に名刺をデータ化
すきま時間にスマホで名刺を撮影すると、会社に戻るまでにデータがテキスト化されているCardsには、名刺情報のデータ化にかかる手間を大幅に削減するための機能が用意されている。今では多くのビジネスパーソンがスマートフォンを持っていると思うが、Cardsのスマートフォン向けアプリを使って名刺を撮影すると、その画像から簡単にデータを登録することができる。画像としてサーバに送られた名刺データはOCR処理され、自動的に編集可能なデジタルデータに変換される。
外出先で受け取った名刺を、オフィスに戻ることなく手元ですぐにデータ化できる手軽さは、社員に名刺管理の習慣を根付かせる際の大きなメリットだ。
また、イベントなどで大量に名刺を集めた場合には、コピー機のスキャナ機能を使って、データを一括で取り込むこともできる。こうした機能を使えば、「データ化の手間がかかるために名刺管理が進まない」という最初のハードルは大きく下げることが可能だ。
メリットその2――グループウェアと連携できる「共有」機能
Cardsで取り込んだ名刺データは、SkyDesk上で、他のユーザーと容易に共有できる。名刺データは「個人領域」と「共有領域」のいずれかに置くことが可能で、必要に応じて共有範囲を切り替えられる。
例えば、名刺交換をしただけの人の名刺はひとまず個人領域で管理し、具体的な商談がスタートした時に、他のメンバーも参照できる共有領域にデータを移すといった使い方ができる。
また先ほど、SkyDeskは「SaaSによるビジネスツール群」だと述べたが、そこに含まれるメールやスケジュールといったアプリケーション上のデータとCards上の名刺情報とのリンクも設定することができる。
さらに、Cardsで管理しているデータには、さまざまな付加情報を「メモ」や「タグ」として設定できる。この機能を上手く使うことで、商談の進行度合いや共有範囲の拡大とともに、多くのメンバーの手によって、単なる「名刺情報」を、個人の情報を核とした人脈データベースへと育てていくことも可能なのだ。
メリットその3――蓄積した名刺情報が「CRM」データに進化
顧客ごとに、過去の商談履歴やコンタクト履歴、通話履歴などをまとめて管理・分析し、継続的な関係を構築していくことを目指した「CRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）」という考え方がある。その実現を支援するためのITシステムも多く提供されている。
ITを使った売上アップを目指すにあたり、将来的にCRMシステムの導入を考えているものの、導入コストや運用プロセスの構築にかかるコストなどを考えると、手を出しづらいというケースもあるだろう。
実はSkyDesk Cardsは、そうした「将来的にCRMの導入を考えている」企業にとっても大きなメリットがあるサービスだ。SkyDeskには「CRM」アプリケーションも用意されている。これは、顧客ごとの情報を一括で管理し、ユーザーのニーズに応じたフォームカスタマイズやレポーティング、マーケティング支援なども行える本格的なものだ。
このCRMアプリケーションには、Cardsで登録されているデータを簡単に移行できる。「顧客」を軸にした営業活動やマーケティングを行うプロセスの基礎は「Cards」を使って作り始めておき、将来的に本格的なCRMへと移行させていくことが可能なのだ。
富士ゼロックス 新規事業開発部SkyDeskサービスセンターの古川康洋氏は、SkyDesk Cardsをスタート地点とする顧客管理について「まずはグループ単位で日報感覚の名刺管理を始めることで、CRMの基本となる『お客様基軸』の視点で営業活動を進めることが可能です。SkyDeskでは、Cardsで収集して育てた名刺情報を、将来的にCRMに移行し、より本格的に磨き上げていくことができます。これは初期コストを抑えつつ、すぐに効果が得られるCRMの導入スタイルだと思います」と話す。
顧客との関係を整理し、自らの視点で分析を行って、その後の活動の方針を立てる。方針に沿った営業活動をした後は、その結果を吟味し、次のアクションへとつなげていく――。こうした「PDCA」※のサイクルを作っていくことは、ビジネス環境の変化をキャッチアップし、市場で勝ち抜いていくために、どんな業種や業界、規模に属する企業にも求められる姿勢だ。
※Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Act（改善）
そのサイクルを作るための基礎として、「名刺情報」の共有と活用を始めるため必要な機能と発展性がSkyDesk Cardsには備わっているというわけだ。
SkyDesk Cardsには、実際に名刺の取り込みや管理の仕方を体験できる無料版（管理枚数制限あり）や名刺共有機能を体験できる有料版のトライアルも用意されている。競争力を高める情報管理を目指すなら、まずは実際に試してみて、「名刺情報」の有効な活用スタイルを考えてみてはいかがだろうか。
Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.
提供：富士ゼロックス株式会社
アイティメディア営業企画／制作：誠 Biz.ID編集部／掲載内容有効期限：2013年6月30日
ITmediaはアイティメディア株式会社の登録商標です。