ビジネス文書の“困った”を解決する6つのヒント集――鍵はPDFの活用法にあった！：Adobe Acrobatで解決（2/2 ページ）
エピソード4：プレゼン資料のファイルサイズを小さくしたい
クライアントに提出するプレゼン資料をPowerPointで作成。画像データやグラフ、テキストなどの素材をふんだんに盛り込んで見栄えはばっちり！ PDF化して、いざ提出！ と思ったら……。重すぎてメールに添付ができない！
普段重いPDF資料を送られてきて困ることがあるので、自分が資料を送るときはできるだけ容量を小さくしたいし、もらったPDFも軽いサイズで保存しておきたいなあ。
そんなときはAcrobat！
Adobe Acrobatを使えば、PDFに変換する際にできる限りファイルサイズを小さくできます。手順は、Officeソフトのリボンにある［Acrobat］から［環境設定］を選択し（画像1-1）、［PDF設定］のプルダウンメニューから［最小ファイルサイズ］を選択します（画像1-2）。
なお、この設定で作成したPDFファイルでは、フォントは埋め込まれません。この設定を使う場合は、特殊なフォントは使わずWindowsやOfficeに付属する一般的なフォントを用いると良いでしょう。
既にPDFに変換されたファイルの容量をさらに圧縮したい場合は、Adobe Acrobat XIでファイルを開いた状態で［ファイル］→［その他の形式で保存］→［サイズが縮小されたPDF］を選択します（画像1-3）。ここでは、ファイルを共有する相手が使用するAcrobatまたはAdobe Readerのバージョンを考慮しながら、なるべく新しいバージョンを選ぶことでファイルサイズを減らせます（画像1-4）。
エピソード5：複数枚あるファイルから特定のページを抜き出したい
部署で作っている週次の営業報告書は、メンバーの進捗データをひとまとめにして1つの会議資料にしている。しかし、会議終了後には全資料のうち一部だけが欲しいと言われてしまった。紙の資料と同じ感覚で、PDFでもページの抜き出しができたらいいのになあ。
エピソード6：まとめてスキャンしたPDFを分割したい
ペーパーレス化の一環で、もらった紙資料はすべてスキャンしている。するとある日、異なる種類の書類をうっかりまとめてスキャンしてしまい、1つのPDFファイルに合体してしまった！ もう一度スキャンするのは手間だし、かといってそのままではファイル名を付けて分類するのが難しいし、どうしよう。
そんなときはAcrobat！
Adobe Acrobat XIを使えば、ページごとに分割できます。やり方はいくつかありますが、全体を任意のページ数ごとに分割してから必要に応じてつなぎ合わせる方法を知っておけば、おおむねどのようなケースにも対応できます。
方法は［ツール］パネルウィンドウから［ページ］をクリックし（画像3-1）、［文書を分割］を選択します（画像3-2）。
例えば、ページ数を「1」に設定すれば、複数ページのPDFを1ページずつのPDFに分割できます。異なる種類の書類をまとめてスキャンしたために1つのPDFファイルに合体してしまった場合でも、この方法を使えば1ページずつに分けられます。［出力オプション］設定で、ファイル名や保存場所なども細かく指定できます。
さて、PDFに関する悩みは解決できたでしょうか？ 今回紹介したAdobe Acrobatには、製品のすべての機能を30日間試すことができる無償の体験版もあります（参照リンク）。使ってみて、その便利さを体験してみてはいかがでしょう。アドビシステムズではAdobe Acrobatの使い方を解説した「Acrobat早わかりガイド（PDFファイル：4.2Mバイト）」を用意しています。ぜひこちらも活用してみてください。
| バージョン | 価格（※） | 対応OS（※※） |
|---|---|---|
| Acrobat XI Pro | 製品版：5万4800円 アップグレード版：2万4200円 |
Windows XP／Server 2003 R2／Server 2008／Server 2008 R2／Windows 7／Windows 8／Mac OS（Mac OSはProのみ） |
| Acrobat XI Standard | 製品版：3万4800円 アップグレード版：1万8200円 |
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提供：アドビシステムズ株式会社
アイティメディア営業企画／制作：誠 Biz.ID編集部／掲載内容有効期限：2013年9月30日
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