3段トレイと「超」整理法【チュートリアル編】：シゴトハッカーズ

未だになくならない紙書類の整理。対談で概要をふれたその方法を、達人2人が手順を追って紹介します。

[大橋悦夫、佐々木正悟，ITmedia]

3段トレイと使った書類の整理（大橋）

　「超」整理法で整理する前に、入ってきた紙の書類を仮置きする場所。

3段トレイ	分類
上段	とりあえず置く
中段	ファイリング待ち
下段	シュレッダー待ち

　書類が発生（出先から持ち帰る、郵便やFAXなどで届くなど）したタイミングで次のフローに沿って振り分ける。

No.	判断基準	振り分け先
1	自分あてで、再発行の利かない書類	中段
2	自分あてではないが再発行の利かない書類	中段
3	請求書や領収書など、定常的にファイリングしている書類	中段
4	要らないとは思うが念のため取っておきたい書類	下段
5	上記以外で判断に迷う書類	上段

　毎週金曜日の夕方に次のフローに沿って整理する。

1. 下段の「シュレッダー待ち」の書類を取り出して見直し、「要らない」書類をシュレッダーにかける。
2. 1で「要る」と判断した書類は上段に移す。
3. 上段の「とりあえず置く」の書類を取り出して見直し、ファイリングが必要なものについては中段に、それ以外は下段に移す（上段はカラにする）。
4. 中段の「ファイリング待ち」の書類を取り出して見直し、なお「ファイリングが必要」な書類について、封筒に入れて整理棚にしまう（「超」整理法）。
5. 4で「ファイリングが不要」と判断した書類は下段に移す（＝翌週の金曜日まで保留される）。

　以上を機械的に行うことによって、迷う時間を最小限にとどめながら整理された状態を維持することができる。

「超」整理法（佐々木）

　筆者の「超」整理法は、左側から新しいファイルを追加していく。右端は「生き残り」ファイル。使用したファイルも、捨てないのであれば左端に戻す。

　赤色のファイルは「要処理」ファイル。これが右へ移動していくほど、「未処理案件の期日が進んでいる」ことになる。左端の、手前に倒してあるファイルは、「まだ中身を見ていない」ファイル。

　検索するときはこうして、中身をじかにチェックする。野口悠紀雄さんのオリジナルの方法と少し違うのは、タイトルを書かないこと。

　ファイルを取り出してみたところ。透明のファイルであれば、これでなくても可。なお、筆者が使用しているのは、セキセイのシスフォルダ（Amazon）。

　ストックのファイル。赤以外の色は、昔色分けを試みて失敗した残骸（ざんがい）。

　中身が不要になって、しかもすぐ捨てるのが惜しいものだけを、ドキュメントスキャナ「ScanSnap」で取り込む。