ファイル整理のメリットを実感するのだ：シゴトハッカーズ（3/3 ページ）

ファイル置き場がごちゃごちゃ。整理するのもおっくう。こうなっている人は、ルールやツールを利用して、まずは整理されているメリットを実感してみましょう。Evernoteを使ってファイル整理を行う方法も紹介します。

[大橋悦夫、佐々木正悟，ITmedia]

整理する気になる方法

　どれほど優れた整理方法であっても、それなりの「ケア」や「メンテナンス」をしなければ、どうしてもファイルが雑然としてしまうものです。というのも、自作のファイルだけでなく、インターネットやスキャナで資料ファイルを取り込んだり、メール添付ファイルなどを受け取ったりしているうちに、ルールに従った整然とした状態は、崩壊してしまうからです。

　これを食い止めるには、やはり人の手で定期的に整理してやるほかありません。

　そして、実際に整理するとなれば、整理が難しいものであってはダメですし、整理する気が強く起こる必要があります。整理して得られるものが、せいぜい「見た目整然とした感じ」では、ファイル整理が続くはずもありません。

　整理する気持ちを強く保つには、それも自然に保つには、整理のメリットを頻繁に感じることです。

　例えば大橋さんの場合、「お気に入り」フォルダにファイルのショートカットを集中させることで、キーボードから手を離すことなく、素早く目的のファイルやフォルダにアクセスできるシステムを作り上げています。そのようにして素早くアクセスできるという実感を、毎日得ているからこそ、その状態を保とうというモチベーションが刺激されるのです。だからファイル、フォルダの整理を、必要に応じて実践する習慣につながっているのでしょう。

　私自身は今のところ、Evernoteでファイル管理をしています。階層式のタグ分類をイメージの赴くままに作成し、ファイルを添付したデータ1つに、いくつかのタグを付けて、ファイルを探したいときにはすぐ見つけ出せるようにしてあるわけです。そもそもこうしたシステムを選んだのも、使おうと思ったファイルを手間なく、確実に見つけ出せる方法だからです。

　しかし、せいぜい週に一度、時間としても20分弱ですが、あらためて整理し直します。そうすることで、安心してファイル管理を任せることができるからです。また、そうなるという見通しがあるからこそ、週に20分の整理とはいえ、する気になるのです。

　整理というのは、それ自体が生産的な活動ではないために、そこから得られるメリットがいつでも実感できるようでないと、どうしてもおろそかになりがちです。しかし、整理から得られるメリットを、ファイルにアクセスするたびに実感できていれば、ファイル整理に苦痛を感じることはなくなるのです。