朝のうちに「スタメンタスク」と「ベンチ入りタスク」を決めるのだ：シゴトハッカーズ

「時間配分付きToDoリスト」として大橋さんがおすすめするのがExcelによるタスク管理。「この仕事全部、本当に今日中に終わるのかな」という不安がなくなり、突然予定外のタスクが割り込んできたときにも効果を発揮します。

[大橋悦夫、佐々木正悟，ITmedia]

（→前編はこちら）

　タスクごとに時間配分を決める段取り作業は、毎日行うにしてもけっこう手間のかかるものだと思います。そこで一つ提案なのですが、紙ではなくPC、特にExcelを使って同じようなことをするのはいかがでしょうか。

　例えば、Excelに作業を書き出して、各作業の隣のセルに所要時間を記入します。Excelですから、所要時間の列を合計すれば、その日の作業を終えるのに必要な合計時間が割り出せます。その時間が仮に16時間を超えていれば、出社時刻が10時なら深夜2時まで仕事をする、ということになります。

　ToDoリストだけでは「今日は仕事が多いな」という程度の認識だったのが、Excelで所要時間込みで書き出すことによって、「今日は26時まで仕事かー」というより具体的な認識が朝一番に得られます。もちろん、26時までなどとうてい不可能、ということであれば、そこでリストの見直しをせざるを得ないでしょう。これが重要です。

　このシートを使ってみてください。タスクを書き出して、所要時間を入れることで、その日の退社時刻が分かるようになりますから、終電間際になって「結局、今日も終わらなかった」ということを早い段階で防げるはずです。

　なるほど。この場合、その日の帰社時間までに終わりそうにないToDoは、最初からその日のToDoリストには入れておかないわけですか？

　そうですね。あるいは計算対象外の行に書き出しておくようにします。スターティングメンバーに入れなかった、ベンチ入りのタスクという感じです。時間が余れば、あるいは予定が変わって本来のタスクが翌日以降に先送りになった時に起用できるようにするわけです。

　私は1日の途中で予定外のタスクが入ってきて「結局ToDoが全部終わらなかった」ということがよくあるんですが、そういう場合も、はみだしそうなタスクをベンチに移動させればいいわけですね。

　Excelタスクシートを使うことで、

1. 朝一番でその日の退社時刻が分かるため、
2. 時間配分して、無理のないToDoリストを作成できる
3. 予定外のタスクが入った場合でもToDoの再構成がしやすい

　というわけですね。ExcelでのToDo管理、ためしてみようと思います。大橋さん、佐々木さん、ありがとうございました！