スケジューラーとタスクリストを併用するのだ：シゴトハッカーズ

Webスケジューラーは「他人に自分の予定を公開する」のには便利ですが、「タスクがいつ終わるのか、今日は何時に帰れるのか」は把握しづらいものです。スケジューラーとタスクリストを併用したときのメリットとデメリットを考えてみましょう。

[大橋悦夫、佐々木正悟，ITmedia]

（→前編はこちら）

　タスクリストとスケジューラーの使い分けに関しては、5分や10分の細かいタスクも漏れなく入れられるのならば、スケジューラーにタスクを一元化してしまうやり方もありということですね。スケジューラーに入れて周りに“宣言”しておけば、他人から突然予定外のタスクを頼まれることも少なくなりそうです。タスクシートでは自分のToDoを人に伝えるのは難しいですものね。

　ただ、スケジューラーにすべてを一元化してしまうと、「タスクがいつ終わるのか、今日は何時に帰れるのか」は把握しづらくなってしまいますね。ちょっとわがままかもしれませんが、“いいとこ取り”の方法はないでしょうか？

　1つの案ですが、スケジューラーでは時間の枠だけを管理して、タスクの詳細はタスクシートで管理する、というすみ分けはいかがでしょうか。

　例えば、午前中に「9時〜10時はデスクワーク」「10時〜11時半はミーティング」「11時半〜12時はデスクワーク」という3つの時間枠をスケジューラに入れておきます。その上で、タスクシートの大分類に「デスクワーク1」「デスクワーク2」というラベルを付けていくようにすることで、それぞれのタスクがどの時間帯に着手されることになるかの見通しがつくようになります。

　会議などの時間は家賃のように天引き的に出ていってしまうので、残った時間をいかに無駄なく使うかをサポートするツール、ということになります。“時間の予算管理”みたいなイメージですね。

　なるほどー。デスクワークタイムを押さえてしまって、その合計時間をシートで管理するのですね。スケジューラーとタスクシートの併用、と。少し煩雑かもしれませんが、その分メリットも感じられそうですね。

　スケジューラーとタスクシートを併用するのが面倒という人は、「次の予定」がくるまでのタスクだけをシートに書き出すという方法もいいかと思います。「1日の終了」までを全部タスクシートに書き出してしまう前に、とりあえず、「次のミーティング」までにやりたいタスクを洗い出してしまうということです。

　もちろん、1日に、5度も10度も予定だらけとなると、あまりよく機能しませんが、1日に予定が2、3度であれば、「予定まで」をタスクシートで管理するようにすると、そこが「小さなデッドライン」となるのでやりやすいかと思います。

　なるほど、会議など「決められた予定」を区切りとして時間管理をするわけですね。こちらもさっそく明日から試してみます！　大橋さん、佐々木さん、ありがとうございました！