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» 2019年09月25日 10時00分 公開

「できない」と思っていた仕事も、今やリモートワークで――遠隔マネジメントも会議への参加も「できる」時代に

「多様な働き方への対応」が企業の重要な課題となっている。その一方で、「働き方改革の一環としてテレワークを推進したいが、思うように進まない」といった悩みを抱えている企業も多いのではないだろうか。今回、実際にテレワークによる勤務を実践している2つのケースを通じて、テレワークの推進を加速させるために大切な要素について考えてみたい。

[ITmedia]
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 少子高齢化が進み、労働者人口の急激な減少が避けられない状況にある日本において、有能な人材をいかに確保するかは、企業にとって重要な経営課題の1つになっている。

 人材確保に向けた施策として、従来のような全社員一律の勤務形態だけではなく、社員それぞれのライフスタイルやライフステージに対応し、時間や場所に縛られない形での働き方を認めていこうという動きがある。ITを活用した「テレワーク」は、そうした動きを後押しするソリューションとして注目を集めている。

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 その一方で、企業としては社員の事情に応じたテレワークを推進したいと考えているものの、勤務規定やルールの整備といった体制作りや、ITツールの導入が進まず、現場での普及に至らないというところも多いのではないだろうか。

 本記事では、実際にテレワークによる勤務を実践している2つのケースから、テレワークの推進を加速させるために大切な要素について考えてみたい。

 なお、「CACHATTO」の詳細は、関連記事を、「Splashtop for CACHATTO」の詳細は関連情報を参照してほしい。

ケース1:週4日のテレワークで週単位での動き方が効率的に

 都内のデザイン会社で正社員として制作に携わるOさん(女性・デザイナー職)は、1児の母親でもある。現在は、週5日のうち、水曜日のみオフィスへ出社し、他の4日は自宅でのテレワークを行っている。

 もともとフルタイムで勤務していたOさんが、テレワークに移行した最初のきっかけは、子どもができたことだった。妊娠初期の体調がふるわず、これまでのような形で出社して勤務することが難しくなったため、会社に相談をしたところリモートデスクトップによるテレワークを提案されたという。

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 「自分としては、出産後には時短で働くイメージを持っていたのですが、会社からは『今の立場のままで、自宅勤務をするという選択肢もあるよ』と言ってもらえました。現在は週に4日のテレワークですが、実際に子育てが始まってみると、保育園に預けられる時間が厳しく決まっていたり、子どもが急に病気になったりといったこともあり、毎日の出社が前提になる勤務スタイルでは、かなり負荷が大きかっただろうと思います」(Oさん)

 Oさんの主な仕事は、デザインやイラストの作成、Webサイトの更新作業など。「Splashtop for CACHATTO」を利用して、社内のPCにリモートデスクトップ接続することで、これまで会社で業務に使っていたデザイン用のソフトやコミュニケーションツールなどを、引き続きそのまま使えている。

 業務向けのデザインソフトはライセンス料が比較的高く、マシンにも高いスペックが要求されるケースが多い。それをリモートデスクトップでは会社内にある業務用のマシンで処理を行い、画面だけをリモート側に転送する仕組みになっている。そのため、テレワークの実践にあたって、ソフトやPCに追加投資をする必要はなかったそうだ。

 「簡単なデザイン作業などは、自宅のノートPCからリモートデスクトップでやっていますが、特に支障なく行えています。連絡事項の確認やちょっとしたコミュニケーションであれば、画面の小さなタブレットやスマートフォンを使うこともあります」(Oさん)

 Oさんの業務では、仕事の内容上、外部への漏えいが許されないデータなども扱うことがある。「Splashtop for CACHATTO」では、社外の端末へのファイルのコピーやスクリーンショットの操作を禁止する機能がある。会社側では、この機能があったことも、デザイン職であるOさんのテレワークを認める大きな理由になったとしている。

 なお、Oさんの会社では毎週月曜日の午前中に全社員が出席する会議があり、OさんはWebを通じたテレビ会議(Web会議)システムを利用して、この会議にも参加している。業務に関する簡単なコミュニケーションは、社内で導入されているチャットツールを利用。さらに、直接同僚と会う必要がある打ち合わせは、出社日である水曜日に設定し、集中的にこなすようにしている。テレワークを行うようになってから、自分の仕事の仕方にも変化が出てきたとOさんは言う。

 「仕事の内容的に、まとまった時間で集中して取り組まなければいけない作業が主なのですが、週に1日の出社になったことで、『集中して作業をする日』と『ミーティングをする日』を明確に分けて、効率良くこなせるようなスケジューリングができるようになったと思います。同僚とのコミュニケーションは、ツールを通じて以前と近い形でできていますし、特に不便や疎外感を感じることもないですね」(Oさん)

 制作を中心としたOさんの業務の場合、仕事上の成果物が明確なため、テレワークで問題になりがちな「業務の評価」についても、大きな支障はなかったそうだ。会社の立場からも、実践者の立場からも満足度が高い勤務が実現できていることから、今後、さらにルールなどの整備を進め、テレワークの適用範囲を拡大していくことを検討しているという。

ケース2:マネジャーとしての仕事もテレワークで

 都内のソフトウェア開発会社に勤めるMさん(女性・ソフトウェア開発会社勤務)は、開発チームでユニットリーダーを務めるベテランエンジニアだ。現在は、自身でコードを書くことはほとんどなく、アジャイル開発におけるスクラムマスター的な立場で、社内の他の部門と連絡をとりつつ、開発チームのマネジメントを行っている。

 現在の会社へは中途採用で入社した。転職活動時には「テレワークが可能なこと」を条件に会社を探したそうだ。

 「現在、小学校に通っている子どもがいます。前の職場には、育児に伴う時短勤務の制度があったのですが、子どもが小学校に入った時点で、その制度が適用されなくなってしまうということで、転職を検討しました。転職先としては、テレワークが認められているところを希望しており、その条件に合っていた、今の会社に入社しました」(Mさん)

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 現在、Mさんは火曜日と水曜日の週2日を完全なテレワークで勤務している。現在の会社には、入社以前に「テレワークを認める」という規定は設けられていたものの、実際に利用した社員はこれまでいなかった。詳細な運用ルールについては、Mさんが実際にテレワークを行いながら、人事担当者などと意見を交わし、整備を行ってきたという。

 例えば、家族の急な発病といった「突発的な事象」が想定される場合、「テレワークの際には前日までに申請が必要」といったルールは非常に使い勝手の悪いものになる。テレワークを実践しつつ、その中で直面する具体的な課題や「例外的な事象」を吟味し、より使いやすい制度へとブラッシュアップしていく作業を怠らないことが、現場にテレワークを根付かせることにつながっていく。

 Mさんの具体的な業務は、社内にある案件管理システムやリポジトリ(ファイルやプログラムの保管場所)の内容を確認しつつ、ステークホルダーとなる各部署のスタッフや個々の開発者とのコミュニケーションを通じて、開発チーム全体の管理を行うこと。テレワークのツールとしては「Splashtop for CACHATTO」を利用しており、自宅でも職場と同様のツール、データにアクセスしている。

 Splashtop for CACHATTOによるテレワークのメリットを聞いたところ、過去に「クライアントの選択が自由」であることの強みを実感した出来事があったという。

 「以前、自宅でテレワークに使っていたPCが故障したことがあり、その時に急きょ、自宅にあった別のタブレットを使って業務を続けたということがありました。

 その時には、特にメリットを感じなかったのですが、よく考えて見ると、VPNが必須とされるようなテレワーク環境の場合は、そのための端末が動かなくなってしまうと、会社から代替機を借りるか、修理が完了するまで仕事ができなくなる可能性が高かったんですよね。

 クライアントは自由に選べ、CACHATTOの認証やSplashtop for CACHATTOの機能でセキュリティを担保できる仕組みは使い勝手が良いと感じました」(Mさん)

仕事の内容と照らし合わせると、自分の場合は「週2日程度のテレワークが一番メリットを最大化できそうな気がしている」とMさんは言う。

「開発チームのマネジメントという立場上、なるべく『今現在の現場の雰囲気を把握しておきたい』という思いもあり、そのためには、テレワークも現在の週2日というラインが適切なのではないかと思い始めています」(Mさん)

 今後も引き続きテレワークを実践しつつ、その結果を会社にフィードバックしながら、共に制度を洗練させていきたいとMさんは話す。実体験に基づいた知見から、テレワークをスムーズに進めていく上で必要な「チームでの情報共有のルール」「コミュニケーションのスタイル」「マネジメントの方法」などについてもノウハウを蓄積していきたいという。

 「私としては、今の会社だけでなく、世の中全体でもっとテレワークを利用する人が増えてほしいと思っています。家族の状況の違いに限らず、年齢や業種によっても、その人が一番仕事上のパフォーマンスを発揮できる時間や場所は違うはずです。

 「どこにいても、何時に作業していても、きちんと仕事ができる」という事例が増えていくことで、『会社にいけば何とかなる』『会社に来ているからエライ』といった風潮が変わり、ひとり一人が自由なスタイルで働けるような、真の意味での『働き方改革』が進んでいくのではないかと思っています」(Mさん)

まずは実践しながら、使いやすい制度へとブラッシュアップ

 テレワークの実践においては「ルールの整備」や「ツールの選定」といった側面が注目されがちだが、そのプロセスにばかり時間を取られていると、なかなか実践段階に至れず、仮にスタートしたとしても、使い勝手の悪いツールとルールによって、現場に根付かないといった事態も起こりがちだ。

 今回、話を聞いた2つのケースでは、必要最低限の規定を整備した上で、テレワークを必要としている社員に実際に使ってもらうことと、その上で、実践中に直面する課題を実践者からフィードバックしてもらいつつ、ルールの洗練やツールの問題点解消を進めていくという手法が有効に機能しているように感じられた。

 テレワークの推進にあたっては、会社とテレワークを実践する社員の双方が、「制度を使いやすいものにして、ひとり一人の働き方を変えていこう」という意識を持つことがカギになるはずだ。

社内と同じように“どこでも”仕事ができる「Splashtop for CACHATTO」とは?

 今回、紹介した2つのケースでは、ITツールとしてe-Janネットワークスが提供するリモートデスクトップツール「Splashtop for CACHATTO」を活用している。両者がテレワークに利用しているツールとして共通して利用している「Splashtop for CACHATTO」について簡単に説明しておこう。

 「Splashtop for CACHATTO」は、米Splashtop社の開発したリモートデスクトップソリューション「Splashtop」に、CACHATTOのさまざまな認証機能を組み合わせ、セキュアで快適なリモートデスクトップ接続を実現するCACHATTOの機能強化オプションだ。

Photo CACHATTOの利用イメージ。会社のPCを立ち上げたままにしておき、そのPCを外からスマホやタブレット、ノートPCなどから操作する形で利用する

 Splashtop for CACHATTOは、操作される側(ホスト)はPC(Windows、Mac)、操作する側(クライアント)のデバイスはPC(Windows、Mac)と各種スマートデバイス(iOS、Android)に対応した「マルチデバイス」である点が特長の1つとなっている。また、高速な画面転送(約30fps)による快適な操作感や、ホストからクライアントへのコピー&ペースト禁止、スクリーンショット禁止などに対応したセキュリティ機能などを備え、テレワークでの利用にも適している。アクセス端末からの音声入力にも対応しており、ビデオ会議などでのマイクによる音声入力が可能だ。

 CACHATTOは、主に企業内で利用しているメール、スケジューラー、ファイルサーバ、業務システムなどのデータに、社外からアクセスすることを可能にするツールで、端末認証機能に加えて、デバイスの持つ指紋認証、顔認証などに対応した高度なユーザー認証機能を備える。

 既存のネットワーク環境に大きな変更を加えたり、VPN(Virtual Private Network:仮想専用線)不要で導入できる手軽さもCACHATTOのメリットの1つ。「Splashtop for CACHATTO」では、リモートデスクトップ利用時の認証といった仕組みをCACHATTOと共通化でき、既にCACHATTOが導入されている環境であれば、ユーザー側も管理側も、手間を掛けることなく「リモートデスクトップ」によるテレワークを実現できる。


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提供:e-Janネットワークス株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2019年10月25日