Special
» 2020年09月10日 10時00分 公開

バックオフィスからヘッドオフィスへ:管理部門が会社を強くする ニューノーマル時代のバックオフィス像とは?

[PR/ITmedia]
PR

 新型コロナウイルスの感染拡大により、在宅勤務に移行した企業は多い。その一方で、会計・経理、人事・総務、経営企画などの管理部門では、経費精算や稟議、支払い請求の書類などがいまだ紙ベースであり、社内からしか業務システムにアクセスできないといった理由で出社を余儀なくされるケースもある。

 freeeが実施したテレワークに関するアンケート調査(※)では、「テレワーク中でも出社が必要となる理由」として、「取引先から送られてくる書類の確認・整理作業」(38.3%)や「請求書など取引先関係の書類の郵送業務」(22.5%)、「契約書の押印作業」(22.2%)が挙げられており、管理部門の業務フローがテレワークに対応できていない問題が浮き彫りになった。

(※)1~300名規模のスモールビジネス従事者1146人に対して実施
テレワーク中でも出社が必要となる理由。テレワークの課題として、ペーパーレス化できていない管理部門のワークフローが挙げられる
出社しての対応が必要となる書類は、「契約書」(45.9%)が最も高く、「請求書」(45.0%)や「経費精算の申請書」(40.2%)、「社内手続きの申請書(稟議書)」(37.3%)と続く

 ビジネス環境の変化に対応するため“管理部門改革”は喫緊の課題といえる。これに対して、テレワーク環境下でも効率的に業務を遂行するためにどうすればよいだろうか。クラウド会計ソフト「freee」で知られ、中小中堅企業に向けに新型コロナ対策支援のプロジェクト(PowerToスモールビジネス)を展開しているfreeeの小山氏に話を聞いた。

業務効率化の結果としてテレワークが可能に

 freeeでは2020年3月より“原則的”に全従業員のテレワークを実践してきたという。しかし、スムーズにテレワークへ移行できた要因はあくまで副次的なものであり、これまでテレワーク自体を目的とした取り組みを行ってきたわけではなく、さまざまな業務の効率化を目指した結果だったと小山氏は振り返る。

freeeで経営管理本部 経理部長を務める小山晋史氏

 「例えば、経費精算のワークフローが紙のままだと、申請者から経理へ物理的に紙を渡す必要がありますし、経理が書類の内容を業務システムに転記し、ファイリングして保管しますが、もし監査から書類を求められれば、それを探すのにも時間がかかります。そうした膨大な無駄を省くためのツールとしてfreeeがあるわけで、『テレワークができる』というのはあくまで結果に過ぎません」(小山氏)

 実際、自社でクラウド会計ソフトや人事労務ソフトを開発・提供しているfreeeであっても完全なテレワークを実現しているわけではなく、経理部門のスタッフが月に1回程度は出社している。税金納付書など行政関連の書類はどうしても紙で行う必要があるためだ。逆をいえば、出社する必要がある経理業務は、月に1度、一人のスタッフが2〜3時間程度で片付けられるものともいえる。

 「自社でプロダクトを持つfreeeだから(できるのでは?)、と言われそうですが、インターネットが前提の現在のビジネス環境であれば、ほとんどの企業は経理業務のリモート化が可能だと思います。それよりもむしろ、freeeを検討するお客さまと話す中でハードルになっていると感じるのは、経営者や現場担当者の合意形成の部分。これまでの業務フローを変えるのはやはり一時的に負荷が上がりますし、現場の同意が得られないといったケースもあります」(小山氏)

 だからこそ、新型コロナの影響で「事業継続のためのテレワーク」が叫ばれるこのタイミングがバックオフィスの効率化を加速するよい機会になると小山氏は語る。緊急事態宣言が発令された4月以降、同社にはfreeeを使って経理業務や決算業務をリモートで行いたいという問い合わせが多く寄せられているという。これを実現するためにはペーパーレス化をはじめ、従来のワークフローを変える必要があるが、これまでハードルになっていた“合意形成”の部分はいわばクリアされた状況が生まれているというわけだ。

売上拡大に貢献する理想のバックオフィス像

 バックオフィス、特に経理の仕事といえば、経費精算や伝票・帳簿の入力と集計などを思い浮かべるが、こうした定型的な作業はITツールの活用により将来的になくなると小山氏は予見する。

「いまこのタイミングで管理部門の効率化を進めるべきです」と語る小山氏。インタビューはオンラインで行われた

 「会社にとって最も重要な“数字”を実態として扱っている部門は、それらをきちんと分析し、経営戦略や意思決定をサポートするのが本来の仕事です。例えば、将来的な事業計画は過去の実績を元に立案することになりますが、そこで細かい数字の変化や意味を把握している部門の存在は不可欠です。また、なぜその数字なのか、どうしてその動きをしているのか、数字のちょっとした変化までリアルタイムで分析できることは、迅速な意思決定にも貢献します」と小山氏は強調する。マーケティングやプロモーションなど、現在実施している施策の妥当性をリアルな数字によって分析することで「間接部門であっても売上拡大に貢献」できる――これが小山氏の考えるバックオフィスの理想像だ。

 とはいえ、冒頭のアンケート調査でも分かるように、多くの中小企業ではいまだ管理部門が古いワークフローにとらわれており、日々の業務に追われて本来行うべき仕事に手を付けられていないのが現状だろう。その結果、「中小企業の経営者は、その業界で長年やっている人ほど重要な決定を勘に頼ってしまいがちです。しかし、ビジネス環境が目まぐるしく変化する今の時代、勘頼りでは事業継続に重大な課題を抱える可能性があります」と小山氏は指摘する。

 「人的なリソース不足に悩む中小企業こそ、いまこのタイミングで管理部門の効率化を進め、ルーティーンワークではない本質的な仕事に取り組める環境を用意すべきです。そしてfreeeがそのお手伝いをできると確信しています」(小山氏)

 「スモールビジネスを、世界の主役に」をミッションとして掲げ、有料課金ユーザー企業数22万社(2020年6月末時点)と多くの企業に支持されながら、クラウド会計ソフトの代名詞ともいえる存在になったfreee。変化に強い会社を作るために管理部門の在り方が問われている今、同社が果たす役割はますます大きくなりそうだ。

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.


提供:freee株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2020年9月30日