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» 2020年09月18日 10時00分 公開

テレワークに「遅すぎる」はない 今からでも間に合う、導入・改善のコツとは?

[PR/ITmedia]
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 新型コロナウイルスの感染拡大で、一気に企業に広まったテレワーク。アイティメディアが2020年3月9〜13日の期間で実施した調査では、「自社でテレワークを行っている」「以前から行っている」と回答した企業は64.0%にのぼった。その後、緊急事態宣言が発出されたことを考えると、さらにテレワークを導入した企業は増加していたと考えられる。

*「新型コロナウィルスへの企業対応と対策に関するアンケート」、20年3月9〜13日の期間でアイティメディアの顧客、ならびにアイティメディアID会員を対象にインターネット上で実施した

テレワークに「遅すぎる」はない

 とはいえ、緊急事態宣言が明けた後はビフォーコロナ、つまり通常のオフィス出社へと“後戻り”した企業も数多い。また、テレワークの制度構築を担うことの多い総務部や情報システム部門の人員が不足しがちな中小・中堅企業では、導入がなかなか進んでいないという指摘もよく目にする。こうした企業では、「もうピークは過ぎたし、波に乗り遅れてしまったから導入しなくてもいいや」と考えてしまっている担当者も多いのではないだろうか。

 しかし、テレワークに「遅すぎる」ということはない。夏場を迎えてからは第2波として感染者が再び増えており、今後もさらなる余波が到来することは容易に考えられる。また、新型コロナの感染防止にとどまらず、今後本格化していく少子高齢化による人材流出・採用難にもテレワークは活用できるからだ。加えて、テレワークの導入で紙などのデジタル化を行えば全社での経費削減・業務効率化につなげることもできる。このように、ひと口にテレワークといってもさまざまなメリットがあり、もはやこれからの時代の「スタンダード」ともなりつつある。

 では、これから導入する企業はどのように計画を進めていけばいいのだろうか。また、導入後にありがちなトラブルはどのように乗り越えていけばいいのか。テレワークの導入や改善に豊富なノウハウを持つ富士ゼロックスのソリューションともに、今からでも間に合うテレワークの導入や改善方法に必要なものを紹介していこう。

テレワークの導入・改善に「遅すぎる」はない

いつでもどこでも、「セキュアなアクセス」を実現するには?

 テレワークを導入する上でまず必要なのが、インフラの構築だ。実際、富士ゼロックスの担当者によるとテレワーク未導入の企業からよく聞く声は、インフラに関するものが多いという。

テレワークの基本「セキュアなアクセス」を実現するbeat リモートアクセス(画像クリックで拡大)

 社外にいるときであっても、顧客からの問い合わせやメールに対して常時対応できなければ、テレワークとはいえない。しかし、ありがちなのがセキュリティ規定によって社外から社内サーバへのアクセスが制限されてしまうケース。タイムリーにレスポンスできなければ、せっかくの商談をみすみす逃してしまうということもあるだろうし、わざわざ出社して社内システムにいちいちアクセスするのは現実的ではない。

 とはいえ、社外からのアクセスに対してやみくもにセキュリティを緩めてしまっては、顧客の情報流出など重大なインシデントも起こしてしまいかねない。また、リモートアクセスのシステムを内製しようとしても、手間やコストが大きくかかり、なかなかテレワークに踏み切れない。こうした企業も多いのではないだろうか。そこで役立つのが、「beat リモートアクセス」だ。

 同サービスは、外出先など社外から社内のLANへアクセスし、メールやファイルの確認ができるソリューション。独自の認証技術と万全なファイアウォールを有し、不正なアクセスを防止できる。また、セットアップが容易に行えるだけでなくさまざまなデバイスからのアクセスにも対応。低コストで導入できることもあり、20年4〜8月実績での受注数は前年同期比で約4倍弱というほどの人気を博しているという。

「紙」をうまく活用するには?

 テレワークをする上での難敵が「紙」だ。これまでも幾度となく日本企業の間で「ペーパーレス」の機運は高まったが、なかなか完全ペーパーレスを実現するのは難しい。自社内のフローからは紙をなくすことができても、取引先とのやりとりに紙が必要となるケースもあるし、役所への手続きは、やはり紙が必要となることが多い。例えば、在宅勤務していると、会社へ届いたファクスを確認することができないだろう。中には、テレワーク中ながらファクス確認のために当番制などで出社せざるを得ない総務担当者もいるはずだ。

 一方で、データを紙に出力したいケースもある。営業先へ訪問する際、紙の資料があった方が分かりやすいということもある。また、社内規定で業務用の文書を自宅で印刷することを制限している企業も数多く存在しているという。

 従って、テレワークを推し進めるためには「紙かデジタルか」の二者択一ではなく、紙のデジタル化と、デジタルデータの紙出力の双方を柔軟に使いこなす必要があるといえる。 その点、複合機メーカーでもある富士ゼロックスは大きな強みを持っている。中でも活用したいのが、「ペーパーレスファクス」と「ネットプリント for business」だ。

ファクスのデメリットだけをなくす「ペーパーレスファクス」

 ペーパーレスファクスは、社内の複合機とストレージサービスなどを組み合わせるソリューション。これを活用すれば、社外にいながら会社に届いたファクス文書をリアルタイムで確認できる。

 具体的には、受信したファクス文書をデジタルデータへ自動変換。PCへ受信通知が送られ、担当者ごとに仕分けを設定すれば、その設定に応じて自動でデータが振り分けられる。また、振り分けられたデータはWindowsのトレイアイコン上でリアルタイムに確認・対応可能。従来であれば、ファクスが来ていても受発信機まで行って確認しなければならず、確認・対応までにタイムラグが生まれてしまっていたが、ペーパーレスファクスを導入すればタイムリーに対応が可能になるだろう。

オフィスと同様の印刷環境を実現する「ネットプリント for business」

 一方、デジタルデータを紙に出力したいときに活用できるのがネットプリント for businessだ。事前に印刷したいデータを登録し、予約番号を取得。全国のセブン‐イレブンなどに設置された複合機へ予約番号を入力すれば、印刷できる。

 ネットプリントサービス for business afterpayを契約すれば、印刷時にユーザーが料金を支払う必要がなくなり、一括して料金が企業へ請求される。社外から印刷できるというメリットだけでなく、経費精算の効率化も可能なソリューションだ。

決裁や商談を前に進めるためには?

 テレワークでは、社員が一堂に会することが減るため、決裁も遅れがちだ。また、従来は客先へ契約書などを持って行っていたようなケースでも、新型コロナの感染を防ぐため、訪問できなくなったという声も聞く。加えて、法務業務は「紙とハンコ」との結び付きが強く、原本紛失リスクやなりすましによるリスク、紙書類の保管コストなど、さまざまな課題が山積している領域でもある。

 こうした課題を解決するため、また政府で契約の電子化などを推進する流れなどもあり、最近ではさまざまなベンダーから「電子サインソリューション」が登場している。その一方で、どれを選べばよいのか迷ってしまう担当者もいるのではないだろうか。この電子サインソリューションについて、富士ゼロックスでは「Adobe Sign」「DocuSign」「クラウドサイン」の3つを提供している。

電子サインソリューション、どれを選べばいい?

 では、それぞれどのようなケースで導入されているのだろうか。

 テレワークを機に、対外的な契約業務だけでなく社内の稟議や決裁も一気に効率化したいというケースでは「オフィスあんしん クラウドコネクター for Adobe Sign」を活用したい。これは、Adobe Signと富士ゼロックスのドキュメントハンドリングソフトウェア「DocuWorks」を連携したソリューション。契約書の作成から稟議、なつ印依頼そして契約書の回収・管理までの一切をデジタルで完結させることができる。

 一方、既に社内システムなどが整っており、そちらとの連携を柔軟に行いたい場合にはDocuSignがおすすめだという。DocuSignは国内だけでなくグローバルでも高いシェアを誇っており、富士ゼロックス内の業務改善にも活用されている。今後、年50万件以上の契約書を電子に切り替えていく予定で、自ら利用したからこそ分かるノウハウを提供できる点も特徴だ。

 また、中堅・中小企業から人気なのは低コストで始められるクラウドサインだという。比較的導入もスムーズに行え、既に8万社以上への導入をサポートしている。契約に関するコストを削減し、スピードを高められるとともに法的証拠力ももちろん担保している。スモールスタートで業務改革をしたい場合にはまず検討すべきソリューションだろう。

 使用したいシーンによって導入するべきソリューションは異なるが、強調したいのがいずれのソリューションも富士ゼロックスがベンダーと契約し、「自社商品」として提供している点だ。契約に関するソリューションを富士ゼロックスならではの文書管理ノウハウと組み合わせて提供している点に大きな強みがあるという。

幅広いソリューションだけでなく、費用補助も

 同社は日本テレワーク協会が主催する「テレワーク推進賞」の「テレワーク実践部門」において優秀賞(第17回)を受賞した実績を持つ。13年から営業部門を中心に生産性向上を実現し、テレワークの実践でも国内企業をリードしてきた。この自社での豊富な経験・実践に基づき得たノウハウを多くの企業へ提供している。

同社が提供しているソリューションの一例

 ここまで紹介したもの以外にも、リモート商談やコミュニケーション円滑化に活用したいWeb会議ツールや勤怠管理など、テレワークの「困った」に関するソリューションを同社ではさまざまに提供している。

 また、導入に当たっては「費用」も大きなネックとなり得る。この点に関しては、中小企業や小規模事業者向けに、ITツールの導入費用を国が一部補助する「IT導入補助金(正式名称:サービス等生産性向上IT導入支援事業)」のサポートも無料で行っている。交付申請から効果報告まで、これまでに2000件以上の支援を行っており、19年の実績では全国平均を大きく上回る採択率となっているという。

 「営業がお客さまに寄り添い、ともに考えながら課題にアプローチしていくのが当社の強みです。導入したいけどどうすればいいのか分からない、いったん導入したけどなかなかうまくいかないなど、何かテレワークでお困りのことがあれば是非ご相談いただき、一緒に解決策を考えさせてください」と担当者は話す。

 テレワークの導入・改善に遅すぎる、ということはない。豊富なソリューション、補助金申請のサポートだけではなく、同社では公式Webサイトでテレワークの導入・改善の参考となるセミナーも数多く実施している。まずは自社に何が足りないのか、そして何をすべきなのか。富士ゼロックスに相談すれば、課題と答えが見つかるはずだ。

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提供:富士ゼロックス株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2020年9月25日

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