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» 2021年02月17日 10時00分 公開

基本無料の「みんなの電子署名」は日本の働き方を変えるか ベクター代表に聞く

[PR/ITmedia]
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 コロナ禍の影響により、リモートワークや在宅勤務が一気に浸透した。しかし、契約法務関連の業務はペーパーレス化の動きが鈍く、「ハンコのために出社する」という事態が起きている企業も少なくない。社内向けの稟議書や議事録といった利用頻度の高い文書の承認でも、同様の問題が起きている。

 ペーパーレス化には電子署名の導入が求められるが、後述するさまざまな理由から、日本ではコロナ禍においても一部企業の導入にとどまっている。しかし2021年2月、既存の電子署名サービスの常識を覆す「みんなの電子署名」が誕生した。その強みは、使いやすさとコストの低さ。基本料はなんと「無料」だ。

 開発したのは、ソフトウェアのダウンロード販売で老舗のECサイト「Vector」を運営するベクター。なぜ同社が異分野の電子署名サービスに参入することになったのか。同社代表の梶並伸博氏に話を聞いた。

「押印出社」をなくすには?

日本で電子署名の普及が進まない理由

 もともと、法務などバックオフィス業務を担う部門は、売上を生まないコスト部門として認識されやすく、業務改善への投資がされづらいという側面がある。また、既存の電子署名サービスの多くは月額1万円前後の固定費用がかかるため、すでに電子署名を利用している企業でも、コストの観点から1つのサービスのみを利用するケースが多い。

 フリーランスや自営業など小規模事業者の場合、契約書を交わす機会はせいぜい月に数回だ。そのために月額1万円前後の電子署名サービスに加入するのは、明らかにコストパフォーマンスが低すぎる。

 意外と知られていないが、電子署名サービスは契約書を交わす双方が同じサービスに加入していると利便性が高い一方、受信者が非会員であった場合は利便性が著しく下がる。受信者は指定のURLにアクセスして文書に署名し、さらに一定期間内にファイルをダウンロードして社内の既定の場所に保管しなければならないからだ。

 署名すべき人物が、現場の担当者ではなくその上長など別の人間になる場合、上司に電子契約について説明したり、ファイルのダウンロードを依頼したりとより煩雑な作業が発生するだろう。このように、環境によっては紙の契約書より効率が下がりかねない。

 「われわれの顧客はもともと、個人や中小規模の事業者が大部分を占めていますが、既存の電子署名サービスは大手企業向けがほとんど。フリーランスやSOHOでは、電子署名の受信者にはなれても、一緒にサービスを使う立場にはなれない現状があります。そこを解消できるようなサービスはニーズがあるのではと思い開発を始めました。誰もが利用できる電子署名サービスを提供したい、その思いを込めて製品名称に『みんなの』をつけています」(梶並社長)

2月にリリースされた「みんなの電子署名」

 「みんなの電子署名」の開発を始めたのは20年春。コロナ禍によって初めて緊急事態宣言が発出され、同社はテレワークに移行した。しかし、同社も当時はハンコを押すために出社する必要が生まれてしまい、梶並社長は電子署名マーケットの調査を部下に依頼したという。

 「すると、どのサービスもみんな高くて、急には導入できませんでした。フリープランも試用版がほとんどで、使える機能が限定されているものばかりでした」(梶並社長)

 そこで、同社は誰もが使える新しい電子署名サービスの開発に着手した。日本には約385万の企業があるが、そのうち電子署名を導入しているのは10%以下。全体の95%は5人以下の小さな企業だが、そのほとんどは電子署名サービスを使っていないと予想される。もし、誰もがコストを気にせず使える電子署名サービスが生まれれば、小さな企業や個人をもターゲットにした大きな市場となる。

 開発当初は月額500円という低価格な案もあったが、「分かりやすく、導入しやすい、長く使えるサービスを目指した」(梶並社長)結果、“月額基本料無料”の「みんなの電子署名」が誕生した。

 その背景には、ベクターが19年までオンラインゲーム事業を展開していた経緯が絡む。オンラインゲームは月額課金が多かったが、基本無料のアイテム課金へと移行していった。そのゲーム業界のビジネスモデルを電子署名サービスでも導入すれば、全事業規模の企業が顧客となる可能性があると梶並社長は考えたという。

文書保管は初年度無料、2年目以降は1文書10円

 “月額基本料無料”という圧倒的なロープライスが特長の「みんなの電子署名」。月額基本料は無料、新規文書の作成や送信も無料、署名した文書をサーバに保管する際の保管料金も1年目は無料。つまり、1年間は完全無料で全ての機能が制限なく使える。基本無料をうたう製品も他にはあるが、その多くは機能制限版であり、実際の運用よりも試用を想定している。ここも「みんなの電子署名」との大きな違いだ。

 唯一有償となるのが、2年目以降の文書保管料金。しかし、その費用も1文書あたり月額10円と極めてリーズナブル。課金は50文書単位となるが、それでも月額500円で収まる。

 また、電子帳簿保存法では7年の保管を定められているが、7年間でかかるコストは1文書あたりたったの720円だ。もしその費用すら惜しければ、無料期間のうちにファイルを手元にダウンロードし、「みんなの電子署名」サーバから削除すれば保管料はかからない。

 電子署名サービスは、送信者・受信者の双方で同じ電子署名サービスを使うのが一番使い勝手がよく、電子化の恩恵を受けられる。これだけリーズナブルであれば、小規模事業者が導入しやすいだけでなく、取引先にも勧めやすい。取引先へのコスト負担がネックで、なかなか移行が進まなかった悩みを解消できるサービス設計となっている。

 「『みんなの電子署名』の名前の通り、人を選ばない電子署名サービスにしたかったのです。料金だけでなく使いやすさも徹底し、法律や専門知識がなくとも使えるようなソリューションにしたので、まずは体感してほしいですね」(梶並社長)

「みんなの電子署名」のメイン画面。誰もが使えるサービスを目指し、ユーザーインタフェースも分かりやすさを重視した。いま自分が処理すべき書類が一目で分かる

契約だけでなく稟議書や議事録の承認でも活躍

 「ハンコのために出社」は対外的な契約業務だけでなく、稟議書や議事録の承認作業でも求められる場合がある。そんなときも「みんなの電子署名」であれば、社内向け文書の電子署名が可能だ。

 契約書だけでなく、議事録や発注書、稟議書など、利用頻度の高い文書が全て「みんなの電子署名」によってペーパーレスで完結すれば、業務効率の向上につながるだろう。「サービス名を『みんなの電子“契約”』としなかったのは、署名は契約以外の業務でも行われるから」と梶並社長はその意図を語る。

社内ワークフローの進行中(社内署名待ち)画面。稟議書や議事録など社内で使うさまざまな文書での利用も想定している。基本無料で導入できる手軽さから「契約業務だけでなく、社内でも気軽に電子署名を使ってほしい」と梶並社長

 「みんなの」は4つの人々を指している。まずは、コストの高さから電子署名サービスを諦めていたフリーランスや小規模事業者の人々。2つ目は、電子署名サービスを導入していない取引先や仕事先の人々。3つ目はすでに従来の電子署名サービスを導入しながら、取引先によっては対応しづらいという課題を抱えている企業の人々。そして最後に、稟議書などを扱う社内の人々だ。

 それぞれの人々が「みんなの電子署名」を導入すれば、署名に関連するタスクを1つのサービスに集約化することで、効率的に契約業務や承認業務を行えるようになる。その結果、生産性が向上し、新たな事業に挑戦する余裕が生まれる。もちろん、コロナ禍におけるテレワークの推進にも役に立つ。

 「電子署名が当たり前になれば、契約や承認のためだけに出社する機会を減らすことができ、ビジネスのスピードも格段に上がります。日本はもともとハンコの文化があったことで電子署名が普及しづらく、さらにコスト面など中小企業での導入ハードルの高さが大きな壁になっていました。使う人を選ばない、まさに『みんなの電子署名』が広がることで、人々が幸せになり、日本全体がよくなると信じています」(梶並社長)

日本で普及が遅れている電子署名の文化を「みんなの電子署名」で根付かせ、働き方をもっと便利にしていきたいと語る梶並社長

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アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2021年3月1日