テレワークのコミュニケーション不足を解決する「バーチャルオフィス」 急成長ベンチャーのoVice代表に聞く、いま企業に求められているもの

[PR／ITmedia]

PR

　コロナ禍で企業にテレワークが浸透する一方、オフィスに集まって業務を行うという従来のワークスタイルから、在宅で働くというワークスタイルになったことでさまざまな問題が浮き彫りになっている。

　なかでも紙ベースの業務フローと並んで課題となっているのが「コミュニケーション」だ。進捗報告やミーティングはビジネスチャットツールやリモート会議ツールでカバーできるものの、雑談などから生まれるちょっとした思い付きやアイデアを共有することが難しく、同時にチームの一体感や組織への帰属意識が低下するなど、従業員エンゲージメントにも悪影響を与えている。

　こうした、テレワーク下で起こる創発的コミュニケーション機会の低下を埋めるものとして注目されているユニークなサービスがある。それがバーチャル空間上にオフィスやイベントスペースを作る「oVice」（オヴィス）だ。同サービスを提供するoVice代表のジョン・セーヒョン氏に話を聞いた。

oVice代表のジョン・セーヒョン氏。取材はoVice社のバーチャルオフィスで行われた

リリースからわずか半年で2000以上のバーチャル空間を開設

　oViceがリリースされたのは2020年8月。新型コロナウイルスの第2波の影響は出ていたものの、感染者数が急増した20年末に比べると状況は比較的落ち着いており、oViceでスペースを開設する企業は1日数件あるかどうかだったという。

　「このままテレワークが終わって（従来の働き方に）戻ると考えていた企業も多かったのかもしれません。しかし21年1月に再び緊急事態宣言が発出されると、長期戦を覚悟したのか、問い合わせが急増しました。仮想スペースの開設は1日50件のペースで増えています。利用企業も大企業から中小企業まで幅広く、大企業ではまずは部署単位で導入し、そこから全社導入に広がるケースもあります」

　その目的はチーム内コミュニケーションの促進だ。テレワークにおける企業の課題としてコミュニケーション不足が挙げられるが、特に雑談など偶発的なコミュニケーションが減ったことで、チームの一体感や組織に対する帰属意識の低下が問題になっているとジョン氏は指摘する。

　「みんながオフィスにいるような、コロナ前の働き方であれば、隣の人と雑談をするのは普通でした。言葉を交わさなくても、同じ目的、同じ目標に向かって一緒に働いているという一体感を視覚で体感できます。しかし在宅ワークによってこうした何気ないコミュニケーションが失われ、孤独感から従業員エンゲージメントが低下し、結果、生産性にも影響を与えています。長く会社に属していた人ならともかく、20年に新卒で入社し、研修から配属まで1度もオフィスに出社していないような新入社員にとっては、現在の状況は帰属意識の低下につながる要因にもなりえます」

偶発的コミュニケーションを促進する仕掛け

　こうした課題に対して、oViceではリアルな空間を模したさまざまな機能によって、コミュニケーション不足を補完する。これは実際にデモ体験してみるのが分かりやすいだろう。

　oVice社のバーチャルオフィスにはWebブラウザから簡単にアクセスでき、誰でも簡単に入室できる。エントランスや執務室、会議室など、リアルなオフィスと同じようにレイアウトされたフロアの中に、2Dのアバターで示されたチームメンバーが思い思いの場所で作業をしている。一見すると、2DタイプのMMORPG（多人数同時参加型オンラインRPG）のようだ。

畳の部屋で取材。音声の届く範囲は距離や方向が適用されるが、スピーカーに線をつなぐと周囲の音の影響を受けなくなり、聞きやすくなる。ちなみに近くにいる猫をなでると猫の動画が再生される

ミーティング機能に線をつなぐと、その場でビデオ会議ができる

　コミュニケーションの仕方も面白い。oViceには距離の概念があり、例えば、近くの人の声は大きく、遠くの人の声は小さく聞こえるようになっている。何か伝えたいことがあれば相手の近くに移動して声をかける、あるいは自分の近くで興味のある会話があればそれに参加する、といったことが自然に行える。近くにいる相手に自分の画面を見せたり、逆に会議室でクローズドなミーティングを開いたりすることもできる。何より、チームのメンバーがいつでも声をかけられる場所にいて、「同じ場所で働いている」という感覚が強い。

　「実はわれわれの会社は登記上の住所はあるのですが、そこには誰も行ったことがありません。社員は全てバーチャルオフィスで働いており、実際に住んでいる地域は海外も含めてばらばらです。社長の私でも8割くらいの人と実際に対面したことがないのです。完全フルリモートで業務は回っており、フルリモートを妨げる問題があれば自分たちが開発してそれを乗り越えていかなくてはなりません。われわれがoViceの一番のヘビーユーザーなので、もし解決できない問題が出たのならこのサービスは終了する、という覚悟で取り組んでいます（笑）」

　なお、会社創立時のメンバーは2人だったが現在は30人超。1カ月に5人のペースで従業員が増えているという。場所に縛られない人材採用が可能なことも同社の強みだ。また、テレワークの普及によってオフィスの縮小を検討する企業が、従業員の増減に対応しやすいシェアードオフィスに移行するケースもあるが、急増するメンバーの“居場所”を簡単に作れるという面でもバーチャルオフィスのメリットは大きそうだ。

社内研修や社外セミナーなど、一時的な利用も

　社員が集まるバーチャルオフィスとしてスペースを作る企業のほかにも、研修やセミナーといった一時的な利用でoViceを活用するケースもあるという。

　「バーチャル空間ではグループ分けを視覚的にしやすいという利点を生かして、入社式や研修で導入するケースも増えています。また、セミナーや展示会をオンラインで開催する際に、数日だけスペースを作るという企業もあります。動画配信サービスなどであらかじめ収録した動画を流すだけでは、参加者との接点が薄くなりがちですが、oViceを活用すれば、来場した人と、あるいは来場した人同士で“立ち話”をするなど、偶発的なコミュニケーションが起きやすくなります」

リアルを模したバーチャル空間はグループ分けが容易。イベントで○×ゲームをすることも

　こうした一時的なoViceの活用が全体の2割ほどを占め、それがきっかけで常設の契約につながるケースは多いとジョン氏は話す。

　「一時利用で分かりやすい例がオンライン飲み会です。例えば、Zoomのようなツールでは参加人数が増えると全体を把握しづらく、部屋を分けてそれぞれ会話をすることになりがちですが、oViceでは参加者全員が1つのスペース上で会話をしても違和感がありません。隣のテーブルで面白い話をしていたらそちらに移って会話に参加してもいいですし、会話自体は聞こえなくても、誰と誰が話しているかが一目で分かります。食事の宅配サービスと連携してイベント参加者が同じものを食べるというユニークな試みもしています。こうしたことがきっかけで、バーチャルオフィスとしての利用にも向いていると評価され、導入につながるケースもあります」

　このほか、大学や研究室でバーチャル講義室を開設するなど、教育の場にもoViceは広がり始めているという。ジョン氏は「最近、大学全体での本格的な導入が決まりました。その他にも、成人式に利用された実績もありますし、今は結婚式や婚活パーティの利用でも話が来ています。学校を卒業して、会社に入社して、結婚して、といったライフステージの変化の全てにバーチャル空間があり、そこで過ごしている時間の方が長いという人が今後はもっと増えるかもしれませんね」と笑う。

バーチャル空間で企業文化を醸成

　コラボレーションを促進するユニークな仕掛けや、安定した通信を低コストで提供する独自技術を強みに急成長中のoViceだが、現在もさまざまなアップデートを行っている。

　「企業カルチャーを前面に出したオフィスレイアウトにしたいというニーズが多いため、簡単にカスタマイズできるようにしていますし、これから新たにテンプレートのレイアウトを大量に追加していく予定です。現実のオフィスではできない、温泉や野外、宇宙空間といったものもあります（笑）。また、API連携が可能で、拡張性が高いのもoViceの特徴です。実際に、自社で利用している勤怠管理ツールと連携して活用している企業もあります。電話がかかってきたらバーチャルオフィスで応答する、バーチャルオフィスにあるキャビネットからスキャンファイルを閲覧する、といったことも技術的には可能です。将来的には、リアルとバーチャルを融合するような構想もあります。例えばIoTを活用して、現実のオフィスにいる従業員と、oVice上（バーチャルオフィス上）にいる従業員が、専用機器を使って相互にコミュニケーションを取り、あたかも“同じ場所”で勤務しているような感覚を味わえるようにするという構想もあります」

画面共有でデザインテンプレートを解説するジョン氏。イスやテーブルなどのパーツを自作すればオリジナルのオフィスレイアウトも作成できる

　ジョン氏は「テレワーク環境を“当たり前”の文化として定着させることが企業の強みになる時代」だと語る。

　「感染防止や移動の制限などから、必要に迫られてテレワークを導入した企業の多くはコミュニケーションの問題を抱えています。しかし、これからは『仕方なくテレワーク』ではなく、積極的に活用することが企業の競争力を高めていくカギになります。テレワークは本来、場所に縛られないことで、生産性を上げ、優秀な人材を採用するという点では有利です。oViceのようなサービスを社内に浸透させるには、従業員のITスキルの差がハードルになるのではないかと思う方がいるかもしれませんが、PCやタブレット、スマホなどがあって、マウスをクリックできるなら誰でも使えます。そして、オフィスで雑談をするのにITスキルがいらないのと同じように、oVice上でのコミュニケーションにもITスキルは必要ありません。テレワークを“当たり前”のものとして定着させるために、oViceを活用いただければと思います」

　バーチャル空間なら「oVice」――ジョン氏は「2021年中に業界トップのシェアを目指す」と意気込む。