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» 2021年06月08日 10時00分 公開

ドキュメントから始める中堅・中小企業のDXと脱ハンコ NECがアドビ社と協業を進める理由

NECが、中堅・中小企業の脱ハンコやペーパーレス、そしてDX促進のため、新たにアドビ社が認定するAdobe Signのソリューション販売パートナーとなり製品提供を開始した。同社の担当者は、「中堅・中小企業において今こそペーパーレスに取り組むべきだ」という。その理由や、中堅・中小企業に同サービスが適した理由について話を聞いた。

[PR/ITmedia]
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 コロナ禍によって大きく進みつつある日本企業のDX。これまでなかなか改革が進んでこなかった中堅・中小企業でも、その機運は高まっている。

 そんな中、大手企業だけでなく中堅・中小企業向けにも豊富なITソリューションを提供しているNECが、新たにアドビ社の電子署名サービス「Adobe Sign」の提供を開始する。

 テレワークの普及により、「紙とハンコ」がこれまで以上に課題視されるようになり、さまざまな電子署名サービスが登場している。その中で、Adobe Signを新たに提供する狙いやメリットはどういったポイントにあるのだろうか。中堅・中小企業がDXを進めていくためのヒントとともに、NECに話を聞いた。

中堅・中小企業のDXが進まない、3つの理由

NECの小方秀介氏(パートナーソリューション事業部)

 同社の中で、販売店を経由して中堅・中小企業向けにソリューションを提供しているパートナーソリューション事業部・事業部長の小方秀介氏は、「デジタル化、そしてDXは、中堅・中小企業でも重要なキーワードとして浸透し始めています」と話す。

 これまで、どちらかというとITを活用した変革に積極的でない傾向にあった中堅・中小企業。大手企業と比較してなかなか改革が進まなかった理由について、小方氏は「身近な成功事例」と「ソリューション」の不足を指摘する。

 大手向けのソリューションがさまざま登場している一方で、コスト面から中堅・中小企業には手が出しづらく、導入する企業がなかなか出てこない。そうなると、参考にすべき成功事例も登場せず、導入効果が伝わりにくいため多くの中堅・中小企業がITの導入に尻込みしてしまっていたのだ。

 また、上述した2つに加え、「人材」面での壁も、小方氏は指摘する。そもそもの母数となる従業員数が、大手企業と比較して少数な中堅・中小企業では、その分デジタルに詳しい人材を確保するのも難しくなる。かじ取りをできる人材がいなければ、IT活用を進めることが難しいのは当然だ。

 この「事例」「ソリューション」「人材」という3つの理由が、中堅・中小企業のDXを阻んできた。ただ、そんな中でも2020年ごろから新たなサービスを導入したい、DXを推進したいというニーズが高まりつつあるという。もちろん、その背景にあるのはコロナ禍だ。これまで進まなかったテレワークだけでなく、それに付随したリモート営業なども加速しているという。

今こそ中堅・中小企業はペーパーレスに取り組むべき

 その一方で、小方氏は「DXとは何なのか、ということを理解することがポイントです」と指摘する。DXというワードが普及するに伴い、その意味も広がりつつあるからだ。誤って理解していては、例えば「ただ新たなITシステムを導入することがDXだ」という形になってしまい、本質的なトランスフォーメーションが進まない可能性もある。

 ちなみに、経済産業省が20年に発表したDXレポート2では、DXを「デジタルエンタープライズになるまでのプロセス」だと定義している。つまり、あくまでDXは「手段」であり、従来式の製品やサービスではなく、デジタルを駆使したものを提供して顧客体験を変革するような企業へとトランスフォーメーションすることこそが、本義なのだ。

 そうした中、DXを見据える中堅・中小企業にとって、まずテコ入れすべき部分として小方氏は書類などの「ドキュメント関係」を挙げる。

 「中堅・中小企業の皆さまが困っているのは、やはり紙書類を中心としたドキュメント関係の効率化だと思います。コロナ禍によって、机の上やキャビネット、そして倉庫などに大量の紙書類があることが、会社の変革や成長を妨げてしまう、ということがより顕著になったのではないでしょうか」(小方氏)

 紙ベースの業務における難点は、情報の参照がしづらいことだ。今すぐ必要な書類が、どこにあるのか分からない。デジタルデータとなっていれば、検索すれば出てくるが、物理的な紙書類だと、キャビネットのファイル、あるいは倉庫の中から探し出さなければならないのだ。また、テレワークも限定的になってしまう。「紙とハンコ」によって総務部門などがテレワークできない状況が問題視されたことも記憶に新しい。こうした状況を改善するために、まずペーパーレス化が踏み出すべき第一歩だというわけだ。

画像はイメージ、出所:ゲッティイメージズ

今がペーパーレス化の好機といえるワケ

 外部要因を見ても、中堅・中小企業がペーパーレスへ踏み出すべきタイミングだということが分かる。

 例えば、デジタル庁創設の流れから、行政などへの申請や企業間のやりとりが、規制緩和によってこれまで以上に電子化されることが想定できる。実際に、電子データの利用明細が領収書の代わりとなったり、キャッシュレスの決済では紙の領収書が不要になったりと、さまざまな規制緩和はすでに進んでいるという。

 これまでペーパーレス化が進まなかった一端は、こうした申請が紙でしか受け付けられないという点にもあった。行政主導で電子申請が進むことで、今後は一層ペーパーレス化が進むとともに、対応できない企業は業務効率化を果たせず、生産性を高めていくことができないだろう。

 また、23年には電子インボイス制度の導入も控えており、事務作業の負担が増大することも考えられる。こうした背景から、今こそペーパーレス化を進めて備えるべきタイミングといえるだろう。

NECがアドビと協業を行う意義

 では、なぜNECはAdobe Signをラインアップに加えたのだろうか。その理由について、まず「Adobe SignをNECが提供することで生まれるシナジー効果」が挙がった。

 小方氏は「包括的にドキュメントソリューションを提供することで、ペーパーレスに関するニーズや課題へ適した対応をできる」と胸を張る。NECでは、クラウド文書管理ソリューションやセキュリティ、RPA、ワークフローシステムなどを幅広く展開しており、Adobe Signと連携することで、これまでにない効果を生み出せると考えている。

 その他、Adobe Sign自体が持つ優位性については、3つのポイントがあるという。

Adobe Signの中堅・中小企業向けメリット(1)導入コスト

 他の電子署名サービスでは運用に当たって、固定月額とともに、契約やサイン1件ごとに課金する必要があるものも多い。一方、Adobe Signでは、かかるコストは署名依頼1件ごとの費用のみとなる上、1件の依頼の中に複数の契約書を含めることも可能。イニシャルコストを抑えて必要な分だけのコストで導入できることから、中堅・中小企業での導入やスモールスタートも行いやすい。

 金額コストという点では、契約印紙税の削減もメリットだ。通常、契約書はその契約金額に従い、印紙税がかかる。この金額負担が、電子契約になることでなくなるのだ。

 その他、時間や工数という点でもコストを削減できる。そもそも契約書を結ぶ場合には、膨大な工数がかかっている。契約書の作成、稟議の提出、印紙の貼付、先方への送付――こうした作業はあくまで一例だが、電子署名サービスを使うことによって、作成から送付、そして締結までをデジタルで完結できる。今現在、契約書がどういうステータスにあるのかなども分かりやすく、リードタイムの大幅な削減を実現できるはずだ。

Adobe Signの中堅・中小企業向けメリット(2)使いやすさ

 「電子署名の活用という前に、まず組織全体でサービス自体を受け入れてもらうことも必要だと考えています」と小方氏は話す。せっかく導入しても、操作が複雑であっては活用に至らないからだ。

 その点、Adobe Signでは書類をドラッグアンドドロップや指定アップロードでクラウド上へアップし、サインしてもらう箇所を署名フィールドで指定。そうして作成したものを先方のメールアドレスへ送付するだけと、非常に簡単な操作で契約書を送付できる。

 もちろん、受け取った側も、Web上からアクセスしてサインすればよく、アプリのインストールなど面倒なことがない。電子署名の導入に当たって、自社だけではなく契約を締結してもらう他社側の使い勝手も重要なポイントだが、この点においてAdobe Signは強みを持っているのだ。

浸透の為には「使いやすさ」も重要な要素だ

Adobe Signの中堅・中小企業向けメリット(3)完全ペーパーレスの実現

 ペーパーレス化は、契約書の電子化だけで実現できるものではない。社内での稟議や業務用の文書、こうした幅広いドキュメントを電子化することで実現できるものだ。その点、アドビは多くの企業で書類閲覧の標準ソフトとなっているAdobe Acrobatを提供しており、シームレスに連携することで、全社ペーパーレスの実現へ大きな一歩を踏み出せるはずだ。

 また、電子署名サービスの導入やペーパーレス化に当たっては、紙という物理的なものがなくなることから、証跡性やセキュリティを懸念する声もよく聞く。この点については、「ハンコであっても、本人性を完全に担保できているとはいえません。一方、電子署名サービスで契約を交わすことで、承認者や承認日時のログが残り、本人性及び非改ざん性を担保することができます。そのため紙文書で運用するよりも強固なセキュリティ体制を構築することができるはずです」と小方氏は話す。

NECが目指す紙文書のデジタル化後の世界

 Adobe SignとNECのソリューションによって描かれる未来は、単なるペーパーレスにとどまらない。ペーパーレスの先に広がる、データ化された文書の活用法について小方氏は次のように話す。

 「例えば、将来的には紙を電子化するだけでなく、その電子化したデータをAIで分析する、ということもできるようになるはずです。弊社にはdotDataというAIの製品があり、これを活用することで中堅・中小企業でデータサイエンティストがいない場合も、日報や営業レポートから、パフォーマンスのよい営業マンの行動パターンをトレースしたり、あるいは退職しそうな傾向のある社員を事前に察知したりもできるようになるでしょう」(小方氏)

 ペーパーレス化は、単なる「コスト削減」と捉えられることも多いが、Adobe SignとNECのソリューションを活用すれば、事業拡大の一手とすることができるということだ。これこそが、まさにあるべきDXの姿だといえるだろう。

 また、NECではITにあまり詳しくない中堅・中小企業であっても製品導入が進むよう、製品単独での販売だけでなく導入支援・サポートメニューを用意しトータルでサポートできる体制を準備していく。加えて、IT活用に関するセミナーや販売店向けの資格制度もメニュー化しており、販売店の技術力やノウハウ蓄積を目的としサポートメニューも用意をしている。「サービスを単独で使うのではなく、われわれが持つさまざまなソリューションを組み合わせ、あるいは統合する形で中堅・中小企業の皆さまをサポートしていきたいです」と小方氏は話す。

NECが提供するAIによる分析サービス「dotData」を活用した今後のデジタル化イメージ

中堅・中小企業も、DXは「待ったなし」

 記事冒頭で紹介したように、DXの機運が高まる中、中堅・中小企業にとってはまたとないペーパーレスの好機が訪れている。その中で、まずは今回紹介したNECが提供するAdobe Signを活用し、契約書の電子化から進めてみるとよいだろう。そしてその先には、AIなどの活用による、これまでにない効率化やビジネスの創出が待っている。

 「今まで先送りにしていた課題、例えば生産性を上げることやITの活用が、中堅・中小企業にとって『待ったなし』の状況になってきています。今、取り組めるかどうかで今後必ず大きな差となっていくでしょう。世の中がドラスティックに変わる中で、そこに追い付き、追い越すためにAdobe Signや当社のサービスを活用してほしいと考えています」(小方氏)

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提供:日本電気株式会社 アドビ株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2021年7月7日

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