ファイルサーバかクラウドストレージか？ 読者調査で見えた不満と課題への処方箋

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　コロナ禍によって人々の働き方は大きく変わり、企業は生産性を落とさずに業務が行える環境を目指してIT投資を加速させている。社内ミーティングだけでなく、顧客とのコミュニケーションもWeb会議ツールの利用が当たり前になり、脱ハンコやペーパーレス化に代表されるバックオフィスのデジタルシフトも進みつつある。従業員の“働く場所”という概念そのものが、従来の“ビルの中にあるオフィス”から変わりつつあるといえる。

　その一方で、全ての業務の起点となるファイル（ドキュメント）の管理には課題もあるようだ。これまで日々の業務で発生するファイルは、オフィスの執務室内もしくはVPN経由でアクセスするオンプレミスのファイルサーバで管理するのが一般的だったが、コロナ禍によって「大半の従業員が在宅」という状況になり、リモートワーク環境のファイル共有にクラウドストレージを検討・導入する企業が増えつつある。

コロナ禍でクラウドストレージの利用が進むもその実態は……

　ITmediaが運営する会員制IT総合情報サイト「キーマンズネット」の調査（ファイルサーバとクラウドストレージの利用状況／2021年）によると、読者の勤務先におけるファイルサーバの利用状況は、以下のグラフが示す通り、「ファイルサーバとクラウドストレージを併用している」と回答した人が39.8％、「クラウドストレージのみ利用している」（3.9％）と合わせると43.7％と半数に届く勢いだ。

勤務先でのファイルサーバとクラウドストレージの利用状況

　ただし、クラウドストレージのサービス種別を見ると、「Microsoft OneDrive」（55.4％）や「Google ドライブ」（19.6％）など、オフィススイートにバンドルされたサービスを利用する企業が多く、組織をまたいで管理された従来の共有ファイルサーバとは別に、個人の業務効率を上げる単機能的なファイル共有手段としてクラウドストレージを利用していると考えられる。

勤務先で利用しているクラウドストレージサービス

　実際、先の質問で「ファイルサーバのみ利用している」と回答した約半数に対し、今後クラウドストレージを利用する予定があるか聞いた結果、67.2％が「予定はない」と回答。「予定がある」（6.0％）、「検討中」（19.4％）と回答した人も、「オンプレとクラウドの併用」が70.6％と大半を占めた。現状では、全社共通で権限管理を行う中央集中型のファイル管理は、これまで通りファイルサーバによる運用を想定しているようだ。では、ファイルサーバユーザーが現状に満足しているのかという点を次で見ていきたい。

「ファイルサーバのみを利用している」とした人のクラウドストレージの利用意向

社内のファイル管理に不満噴出……いま求められているクラウドストレージは？

　コロナ禍でクラウドストレージの利用が進んでいるのは確かだが、いまだ大半の企業でファイルサーバがファイル管理の主軸であり、いわば“リモートワークの臨時対応”としてクラウドストレージを利用している実態が浮かび上がった。

　一方、リモートワークが常態化し、業務の中心としてファイル共有起点のコミュニケーションの重要性が高まるなか、現在の環境に対する従業員の不満も噴出している。自社のファイルサーバに対する満足度を聞いたところ、「やや不満がある」（39.4％）、「不満がある」（11.7％）と、約半数がファイル管理と共有の仕組みとして、ファイルサーバに不満を感じていることが分かった。以下にその具体的な内容を示すが、「不要なデータが多く整理できていない」「誰のものか分からないデータが多い」といった、本来は運用でカバーできる不満が多い傾向にあるようだ。

ファイルサーバやクラウドストレージについての満足度

ファイルサーバに対する不満点

　ここまでの調査結果から、リモートワーク環境も含めた現在の働き方やデジタルが前提のファイル管理において、ベストプラクティスがオンプレファイルサーバではなくなってきていることが見て取れる。

　多くの企業で不満を抱えながらも“脱ファイルサーバ”が進まないまま、ファイルの作成、編集、保管、共有といった業務を継続しているのが現状だ。その背景にはセキュリティ上の懸念や、ファイルサーバの後継システムとしてクラウドサービスを全社的に活用するとした場合のコスト増、またファイルサーバのように全組織共通のディレクトリで詳細に権限管理が行えるクラウドサービスが少ないことが考えられる。結果、オンプレとクラウドの中途半端な併用により、二重のコストや管理負荷を生む原因となってしまっている。

　逆にいえば、ファイルサーバと同様に中央集中型の管理・運用が可能で、コストを抑えながらセキュアかつ全社で統一して利用できるクラウドストレージサービスがあれば、業務上のファイル管理にまつわる現状の不満を解決できるともいえる。そこで注目されているのが、国産クラウドストレージサービス「Fileforce」だ。

Fileforce®ならオンプレファイルサーバの課題も解決

ファイル管理のクラウド化でユーザーの不満を解決

　ここでは読者調査に寄せられた自由回答を例に、現在のファイルサーバやクラウドストレージに対して多くのユーザーが抱いている不満をFileforceがどう解決できるのか示していこう。

　まず、自由回答で最も多かったコメントが「アクセス不良」に関するもの。社員がVPNで一斉にアクセスする時間帯やウイルスチェックが行われているときなどは、極端にレスポンスが遅くなるケースもあり、わずかな操作のもたつきでさえユーザーにとっては大きなストレスになる。

　こうした不満は、ファイルサーバもクラウドストレージもネットワーク環境に依存する部分ではあるものの、Fileforceはファイルデータの保管先を国内データセンターに限定しており、Fileforce DriveというアプリからWindowsのエクスプローラ上でファイルにアクセスした際には、独自のストリーミング技術により、ストレスのない体感速度を実現している。実際に導入したユーザーからは「クラウドとは感じないほど、操作レスポンスが速い」といった評価を受けている。

　2つ目の課題は「容量不足」。「作成・編集・一時保管・共有・中長期保存・廃棄」といったファイル（文書）のライフサイクルを考慮せずにユーザーが不要なファイルをため続けた結果、「容量不足でファイルの保存ができなくなった」といった事象が発生し、膨大な“ごみデータ”に頭を悩ませる管理者も少なくない。

　もちろん、仕事をすれば日々新しいファイルは生成されるし、ファイルの共有や活用を考えるとファイルサーバに保存するのは当然だが、サービス利用料を抑える手段の1つとして、ストレージ容量の節約を考慮すると、ファイルの保存だけでなく「廃棄」も含めた運用を取り入れる必要があるだろう。また、ストレージを“ごみ箱”にしないためには、明確な運用ルールを設け、適切にアクセス権限を付与してシステム側で制御することも重要だ。

　オンプレミスのファイルサーバで容量を追加する場合、ハードウェアの選定や調達も含めた運用コストは大きな負担となりうるが、Fileforceであれば必要なときに必要なストレージ容量を即座に追加できるクラウドのメリットと、ファイルサーバの代替として利用できる高度なアクセス権限管理機能を両立できる。個人利用を想定したクラウドストレージは、どこに誰のデータがあるのか可視化しづらく業務の属人化も起きやすいが、ファイルサーバとクラウドストレージの“いいとこ取り”ができるFileforceは、組織で効率的に情報共有を行い“脱”属人化を図りつつ、フォルダ内を整理してコストも抑えられるというわけだ。個人向けにはパーソナルフォルダも用意されているため、作りかけや資料作成の準備に使用したドキュメントは個人に割り当てた容量内で整理を促すこともできる。

　ちなみにFileforceにはファイルの利用状況を可視化する「コンテンツインサイト」という機能が近日追加される予定で、アクセス頻度の低いフォルダやファイルを自動抽出して利用状況を把握しやすくしたり、アーカイブしたりする機能の追加も検討されているという。

ストレージの利用状況を可視化する「コンテンツインサイト」（近日提供開始予定）

　3つ目が「データ消失」に関するトラブルだ。こうした“いつか必ず起こる人為的なミス”は、運用ルールの徹底や啓蒙だけでなく、技術的な仕組みでカバーする必要がある。また、データ消失後の復旧方法をあらかじめ確立しておくこと、ある程度はユーザー側でも復旧できるようにしておくことも、管理者の負荷軽減という意味で重要だ。

　これに対し、Fileforceは重要なファイルを適切な権限下で管理することで、フォルダやファイルの削除を許可しないといった詳細なロール設定が行える上、誤って削除してしまった場合でもユーザー自身がごみ箱から復活させたり、バージョン履歴からファイルを復旧したりといったことが可能となっている。もちろん管理者であればアクションログからも削除や移動の状況を素早く確認はできるが、従来のファイルサーバでは管理者作業とならざるを得なかったデータ消失をはじめとする日常の人為的なミスへの対応が、Fileforceによって管理者の手から離れるメリットは非常に大きい。

ファイルサーバーを超える柔軟な権限管理・ロール設定。AD連携で効率的なユーザー管理も

本気の“脱ファイルサーバ”に必要なのは、国産クラウドストレージ「Fileforce」

　なお、今回の調査でファイルサーバの運用方法を聞いたところ、「自社運用」が86.4％と多数を占め、「マネージドサービスなどを利用し外部で運用」とした人はわずか9.3％という結果となった。ただし、従業員数が1000人以上の企業ではマネージドサービスの利用率が高くなる傾向にある。これは企業規模に比例して、ユーザーからの問い合わせや増減しやすいアカウントの管理、ストレージの拡張作業といった保守・運用コストが増大するためと考えられる。

　一方、オンプレミスでファイルサーバを保有する大半の中堅・中小企業は、自社でなんとか運用はしているが、現場の不満は解消されず、かつオンプレとクラウドで二重に発生するコストを生み、IT担当者の運用負荷も増大していくという悪循環の要因になっている状況が見て取れる。従業員の生産性を上げ、企業DXの中核となるべきIT部門のリソースを適切に活用するためにも、単なる“ファイル保管庫”ではない、あらゆる業務の土台となりうる高度な管理機能を備えたクラウドストレージサービスを選択すべきだろう。今回の調査を踏まえ、いま現在企業が抱えている課題に対してFileforceがその特効薬になると改めて確信した。