低コスト・短期間でDXを加速 煩雑な固定資産管理、スマホとバーコードで高度化へ

償却資産に関する情報を市区町村に報告する「償却資産税申告」。そのために実施する、毎年恒例の棚卸作業の煩雑さに悩む担当者も多いだろう。この課題をスマホとバーコードを使って解決するのが「ProPlus Pit」だ。固定資産管理の高度化やDXをサポートする。

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　法令順守で不可欠な、毎年恒例の作業の季節がやってきた。事業を営む個人や法人に対して、毎年1月末日までに市区町村への提出が義務付けられている償却資産申告書の作成に向けた、固定資産の棚卸作業だ。一般的に棚卸は1カ月半〜2カ月ほどの期間を要し、「今、作業の真っ最中」という担当者も少なくないだろう。

　一連の作業は適切な納税に向けた事業者の責務だ。ただし、棚卸の煩雑さに関して、不満や悩みを抱える担当者も多いはずだ。

（画像提供：ゲッティイメージズ）

棚卸作業が生産性の“足かせ”に

　全社の固定資産情報を一元管理しているのが、減価償却などの適切な処理のための「固定資産台帳」だ。ただ、現場の裁量で製造装置などの固定資産を移動したり改良したりすることも多く、台帳と現状の固定資産には不一致が生じることも多い。その解消のために行うのが、固定資産台帳を基に「何が」「どこに」「どれほど」あるかを把握するために作成・運用される「現物管理台帳」を使った、現物と突き合わせる棚卸作業、いわゆる現物管理である。

　ただし、それが実に面倒だ。作業の流れを確認すると、まずは、固定資産台帳や現物管理台帳を基に総務部門などが拠点や管理担当者ごとのチェックシートを作成する。それを全社に配布後、今度は現場がチェックシートを使って一つ一つ現物をチェックし、結果を取りまとめ、総務部門などに送り返す。その結果を台帳に反映させることで一連の作業はようやく完了する。現物管理のためだけに、これほどの人や部門を巻き込んで、紙やメールのやりとりが行われているのである。

　しかも、確認作業が人手で行われることも作業効率の面で悩ましい。プロシップ 海外事業営業部の藤田友秀氏は「当社の調査では、現物管理をシステム化している企業は上場企業でも1.5〜2割ほどです」と説明する。

　背景として、「償却資産税のような固定資産の設置に対する税制度は世界的にも極めてまれで、大手ERPでも仕組みが未整備なことがあります」と藤田氏は説明する。これらが相まって、棚卸期間中は社内の各種業務で生産性の低下を免れない状況にあるのだ。

バーコードの読み取りだけで厳格な現物管理を実現

プロシップ 海外事業営業部の藤田友秀氏

　加えて、人手による作業では、誤記入や見落としなどのミスが避けられず、管理対象が増えるほどリスクも増す。多忙なあまり、確認に手を抜くことも残念ながら考えられる。万一、これらが原因で台帳と現物の不一致が監査時に発覚すれば、減価償却費計算、さらには財務諸表の正確性を欠く原因として指摘を受け、修正申告や防止策の検討・実施のために計画外の対応工数が発生してしまう。

　「台帳と現物の不一致は、内部統制の欠如として経営において大きな問題です。しかし、不一致が生じていても業務は普通に回るため、把握が困難なのもまた確かなのです」（藤田氏）

　では、これらの現物管理の課題に対してどう対応を進めていくべきなのか。そのための“策”として、プロシップが2013年から提供しているのが、クラウド型現物管理ソリューション「ProPlus Pit」だ。

　ProPlus Pitは、企業が保有する固定資産やリース資産、備品など、多様な物品の現物管理のためのクラウド型アプリケーション。その大きな特長が、台帳上の物品データと現物をバーコードやQRコードでひもづけて管理する仕組みで実現した、使い勝手の良さだ。

　ProPlus Pitでは、各資産に付随する「場所」「管理担当者」「管理番号」などの情報を基に台帳を簡単に作成でき、スマートフォンなどの端末で、どの場所からでも確認できる。作業自体も簡単で、必要なのは、物品に添付したラベル上のバーコードやQRコードをスマホの専用アプリで読み取ることだけだ。

　「あとはシステム上で突き合わせを行い、現物の不足や余剰を特定します。ラベルを貼れない資産についても、現物撮影により対応します。これらの仕組みにより、紙やExcelベースで人手頼りだった報告や承認、確認プロセスを抜本的に簡素化し、作業を省力化することで、人手に起因するミスを一掃します」（藤田氏）

　工場ではスマホの持ち込みが禁止されていたり、電波が届かなかったりすることも珍しくない。その場合はバーコードリーダーを使ってバーコードを読み込んだ後、データをシステムに転送することで、同様の処理ができる。

クラウド型現物管理ソリューション「ProPlus Pit」（プロシップ提供、以下同）

“攻め”に向けたProPlus Pit、DXへの応用も

　ProPlus Pitは現物管理の在り方を大きく変える製品だ。扱いの容易さから日常業務に取り込み、横流しなど社内不正の防止に役立てている海外工場も珍しくない。そうした中、新たに広がり始めた利用法として藤田氏が紹介するのが、デジタルによる企業変革（DX）への応用だ。ProPlus Pitによって既存の現物確認のプロセスが大きく簡素化されることを紹介したが、これもまさにDXの成果の一つといえる。

　この用途におけるProPlus Pitのメリットとして藤田氏が挙げるのが、「導入コストの安価さ」と「利用までの期間の短さ」だ。

　デジタルの仕組み作りの前提となるのが予算確保だ。この点では、監査などでの指摘に対応するための“守り”のデジタル化は、制度対応の一環として予算が比較的認められやすい。一方、新たなことに挑戦する“攻め”のデジタル化は、他プロジェクトとの予算獲得競争に勝ち抜く必要性から、予算確保が難しくなる。

　しかし、クラウドサービスのProPlus Pitは、そもそも大規模な初期投資を必要とせず、格段にプロジェクトへの社内理解を得やすい。加えて、オンプレミスと違い、契約すれば即座に利用できるため、新たなアイデアの実用性をより早期に確認できる。プロシップでは、短期でのProPlus Pitの本格運用を支援すべく、手本となる業務フローを新たに用意。動画コンテンツでも利用法の学習を支援することで、使いこなせるまでの期間を以前の2〜3カ月から約1カ月半に短縮できているという。

　「DXプロジェクトは、デジタルでの理想と現実の溝を埋めるための試行錯誤を伴います。その支援のために、まずは早期に試してもらおうと考えての施策です。導入までのハードルが下がることで、システム導入の効果測定が容易になります」（藤田氏）

不一致を防止する、現物管理の高度化にも効果的

　ProPlus PitによるDXの事例の1つが、新たな管理業務の立ち上げを通じた、物品の管理履歴の可視化と、属人化の回避だ。

　一般的に規模の小さな組織ほど、物品のトラブル対応は「あの人に聞けば大丈夫」と属人的な知見に頼りがちだ。ただし、人材の流動化や高齢化が進む中、貴重な知見の蓄積が失われるリスクは確実に増している。対してProPlus Pitでは、データを記録するフィールドを柔軟に追加でき、そこにトラブル内容や日時、対応法を継続的に記録することで、人に依存しないトラブル対応が可能になる。

　藤田氏は「特に工場では、今でも人手による物品管理が広く行われています。ProPlus Pitは多様な情報を管理できる分、汎用性が高く、メンテナンス情報の集約を通じた修繕サイクルの最適化など、現場発の多様な活用が進み始めています」と笑顔で語る。

　一方で、プロシップが今後、注力しようとしているProPlus Pitの使い方は、「台帳と現物との不一致の解消」を発展させた「不一致を生じさせない仕組み作り」、つまり業務高度化に向けた活用支援だ。

　不一致が生じる根底には、「固定資産管理のプロセスの未整備」と「プロセスの不徹底」の2つがある。なかでも現物管理の監査で指摘されがちなのが、「しかるべき責任者の承認を受けていない」「廃棄や売却などの履歴を申請書と台帳で管理できていない」「遊休、未稼働の資産に対して適切な管理が行われていない」などだ。

　そこで採るべき方策となるのが「プロセスをシステム化し、漏れがないよう厳格な運用を徹底すること」だ。ProPlus Pitは、そのために必要なワークフロー機能も備える。

固定資産管理のシステム化によって、台帳と現物の不一致を防ぐ

グローバル資産管理に向け、タイ語にも対応

　その先に藤田氏が見据えるのが、5000社以上の導入実績を誇る固定資産ソリューション「ProPlus」との連携による、固定資産台帳と現物管理台帳の連携強化だ。現物管理だけを目的とした仕組みでも不一致は確かに解消できるが、固定資産台帳の修正に人手を要してしまう。

　「24の国と地域の税務基準に対応し、現地制度と国内双方の制度対応を支援、かつ複数帳簿など豊富な機能を有するProPlusとProPlus Pitを連携することで、固定資産台帳への現物情報の迅速な反映だけでなく、グローバル資産管理を通じた管理会計のさらなる高度化も可能になります。22年度中にはタイ語にも対応するなど、グローバル対応力も高め続けています」（藤田氏）

　ProPlus Pitは現物管理の効率化から高度化、DXまでを広範にカバーする、活用のしがいがあるツールだ。面倒な棚卸の効率化を皮切りに、現状の現物管理にまつわる課題解消に取り組んでみてはいかがだろうか。