名刺DXの重要性をひもとくと「無料アプリで名刺管理」が危ない理由が見えてきた：知らないうちに違法行為？

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　営業活動の生命線ともいうべき名刺。コロナ禍以降、対面で交換する機会は減った人も多いだろうが、商談に向けたパスとなる名刺の重要性は今も昔も変わらない。しかし多くの場合、名刺管理は社員個人に任されている。

　最近では名刺管理ツールが登場したことで名刺をデータ化して管理したい、という意識が広がってきた。しかし、無料で利用されているフリーの名刺管理サービスは、利用登録時の約款（やっかん）にも「個人で利用するためのもの」であることが明記されており「会社の重要資産となる名刺データを、社員が個人契約で管理している状態が散見される」。そう話すのは、名刺管理ツール「SKYPCE」を提供するＳｋｙの金井孝三氏だ。

　では名刺管理を社員個人に任せることに、どのような問題点があるのか。例えば社員が転職先へ名刺を持ち出し、自社で築いた人脈を奪われてしまったら。もしくは、なかなか手に入らないアタック先企業の名刺が実は隣の部署のデスクに眠っていたら――。「名刺管理一つで、競争力低下や機会損失につながる可能性は大いにある」と、金井氏は警鐘を鳴らす。

優秀な営業は知っている　“未来の顧客”管理の重要性

　とはいえ、社員から名刺を回収してバインダーにとじるといったアナログな手法は意味がない。前述した名刺管理ツールを用いて、企業全体で名刺活用を促進、営業活動を効率化していくことが重要だ。

　SFAなどの営業支援ツールは今、日本企業でも導入が進んでいるが、これらは基本的に「商談（営業活動）管理」がメインであり、いつどこの誰と名刺交換をして、どのような会話を交わしたかといった“対個人データ”を管理するには不向きである。しかし対個人データこそ、未来の顧客に対する営業活動の源泉になり得る情報。その管理を社員個人に任せるのはリスクがある上「営業ノウハウの属人化を招き、生産性と営業のモチベーションを低下させるなどさまざまな問題が生じる」と金井氏は説く。

ＳｋｙでICTソリューション事業部 執行役員を務める金井孝三氏

　「優秀な営業ほど、名刺交換をきっかけに未来の顧客との関係をまめにメンテナンス管理しているものだ。しかしこれらの情報はシステムに入力されることがなく、手法も属人化している。ノウハウを広める上で好ましい状況とはいえず、何より生産性が低下する要因になる。

　とある調査では、10人営業がいれば10人の営業支援部隊が必要だといわれているほど、営業の事務作業は膨大だ。その中で、名刺の自己管理や定期フォロー業務の負担は無視できないほど大きい。名刺管理ツールを企業で導入すれば、営業は名刺をスキャンするだけで社内へ共有できる。フォローは支援部隊に任せて、自身は新規顧客の開拓や商談などコア業務に時間を割けるようになる。これは企業全体の売上向上に大きなインパクトがあるはずだ」（金井氏）

　無料アプリでもOCR機能を使い情報のテキスト化は可能である。しかし「1」「i」「l」など類似する文字は誤認識する前提で目視チェックが欠かせないため、やはり負担は大きい。しかし法人向けツールであればオペレーターが最終チェックをした情報をシステムに登録できるため「データの精度が極めて高い」（金井氏）のだという。

忘れちゃいけない個人情報保護法、守れていますか？

　また無料アプリで名刺を個人管理する際、抜け落ちやすいのが個人情報保護の観点だ。金井氏は「名刺管理を社員に任せることで、個人情報保護法に抵触する恐れがあることを企業は認識するべき」だと話し、続ける。

　「無料アプリの多くは『個人的な用途に利用すること』を前提としているが、実際には業務で使うユーザーが多い。しかし業務で扱う以上、名刺情報は企業資産であり、個人情報保護法の対象となる個人情報データベースに該当する。持ち出しを防ぐ管理体制を整えて情報漏えいを防ぐ、システム上のセキュリティ機能を確保する……など法律で定められたルールにのっとって管理しなければならないが、そうとは知らず個人情報保護法に違反しているケースは多い」（金井氏）

　これは、企業側が名刺管理環境を構築していれば起こらない事態だ。コーポレートガバナンスを強化した上で、属人化解消や生産性向上を図り営業活動をアップデートすることは企業の責務といえるだろう。

名刺管理ツールであり営業支援ツール　SKYPCEにクラウド版が登場

　Ｓｋｙが提供するSKYPCEは、もともとオンプレミスで提供してきた法人向け名刺管理ツールだが、2022年11月28日にクラウド版「SKYPCE Cloud Edition」をリリース。コロナ禍以降、加速したクラウドシフトのニーズに対応した。金井氏は「オンプレミス版を導入したくても、自社でサーバを運用できないお客さまも多い。これは昨今、課題となっているIT人材不足が大きな要因だ。Ｓｋｙでは、オンプレミスとクラウド両方の環境を用意し柔軟な対応力を確保している」と語る。

　とはいえ、法人向け名刺管理ツールはほかにも存在する。SKYPCEおよびSKYPCE Cloud Editionの優位性はどこにあるのか。それに対し金井氏は「使用感」「セキュリティ」「営業支援機能」を挙げる。

直観的な操作で安全、便利に名刺を活用　そのワケは

　使用感について特徴的なのは、名刺画像の有効活用だ。金井氏いわく、法人向け名刺管理ツールでよく見られるのは「テキスト情報が一覧表示になるUI」。SKYPCEでは、テキスト情報の一覧表示はもちろん、取り込んだ名刺画像のサムネイル表示にこだわっており「視覚的な情報管理に重きを置いている」（金井氏）。文字情報より、企業の“顔”ともいえる名刺デザインを見た方が顧客を想起しやすいためだ。

SKYPCEおよびSKYPCE Cloud EditionのUI。テキスト情報の一覧表示と、名刺画像のサムネイル表示を切り替えられる

　なお、システムに取り込んだ名刺のテキストや画像データは、SKYPCEの利用を終了する際などに全てエクスポートできる。テキストデータのみ、もしくはテキストデータもエクスポートできないサービスが多い中「Ｓｋｙではシステム上のデータは全てお客さまのものであることを明確に、サービス提供をしている」と金井氏。他システムへのデータ移行がスムーズな点は、他社にはない特徴だろう。

　セキュリティについては、個人情報保護法を順守する仕様になっていることはもちろん、自社開発商品との連携によりさらに強固なデータ保護環境を構築できる。例えばクライアント運用管理ソフトウェア「SKYSEA Client View」と併用することで、名刺情報の取り扱いを操作ログで監視。大量ダウンロードの検知、画面キャプチャの禁止、操作ロックなどさまざまな機能により情報漏えいリスクを回避する。

　最後に営業支援機能だが、SKYPCEは名刺管理ができるだけではなく、登録した名刺にタグ付けすることによるメールの一括送信や、営業が顧客個人ごとに得た情報の記録などにも対応。加えて23年中には、名刺登録している企業が発信した新製品や組織再編といったリリースを自動で取得できる機能の搭載を予定する。SKYPCEから名刺を確認するだけで、営業トークに生かせる情報を手間なく得られるようになるという。今後は各SFAとのAPI連携も強化していく考えで、名刺管理ツールでありながら営業支援ツールとしても活用可能だ。

「名刺をスキャンするだけ」で100％生かせる名刺管理ツール

　金井氏は最後に「先行き不透明な今、新規顧客の拡大と新ビジネスの展開は全企業にとって喫緊の課題」だと話し、あらためて“名刺DX”の重要性を説く。そのためにも名刺管理ツールの法人導入は必須だ。

　「名刺交換した日にスキャンする――それだけで“企業資産を管理・社内共有する”という役割を果たせる名刺管理ツールは、最も運用が手軽な営業支援ツールといっても過言ではない。プレイヤーが自身の営業活動を効率化できるだけではなく、マネジャーが部下の名刺登録状況からキーパーソンと接触できているかを把握して、適切なアドバイスを送るといったことも可能となる。これは紙の名刺をファイリングしたり、個々が無料アプリで管理したりといった環境では実現し得ない変革だ」（金井氏）

　SKYPCE Cloud Editionの提供を開始したことを皮切りに、SKYPCEは23年中にさまざまな新機能を積極的に開発していく考えだ。営業活動、そして企業成長のエンジンになり得るSKYPCEのさらなる進化に、引き続き注目したい。

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