Web会議が定着しない理由は“煩雑な設定”が原因？ GaroonとTeamsをうまく連携する快適プラグインツールとは

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　リモートワークの普及をはじめとする働き方の多様化により、情報を共有するグループウェアの導入が加速している。中でも、10人から数万人まで対応するサイボウズの「Garoon」は、大企業を中心に6600社、310万人の導入実績を持つ業務改善ツールとして活用されている。

　そんなGaroonだが、Web会議機能は備えていない。そのため多くの企業が「Microsoft 365」と併用し、Web会議ツールの「Microsoft Teams」（以下、Teams）を利用している。いずれも便利なツールだが、GaroonユーザーがTeams会議を主催する場合、会議用URLを発行するためにTeams上で設定し、そのURLをGaroonにも登録するという“二重入力”が必要だ。頻繁にTeams会議を開く場合、この煩雑さは業務効率低下の原因になりかねない。

　そんな課題を解決するサービスが、クロス・ヘッドが提供するGaroonのプラグイン「CROSSLink 365 Teams連携」だ。GaroonとTeamsを連携し、Garoon上からTeam会議を設定できる。具体的にどのような課題を解決してくれるのか。CROSSLink 365 Teams連携を開発した経緯や製品の特長について、同社のビジネス基盤アプリ事業部 齋藤慶明氏に聞いた。

GaroonとTeamsの二重入力が生む課題

　クロス・ヘッドは1992年に設立されたITベンダー。事業領域は幅広く、ネットワークやサーバ周りなどのITインフラ構築の支援を行うソリューション事業から、海外IT製品の販売、リモート運用監視サービスなどを提供している。齋藤氏が所属するビジネス基盤アプリ事業部では、サイボウズ製品を用いて企業のDX化を推進する事業を手掛けている。

　同社がCROSSLink 365 Teams連携の初版をリリースしたのは、2020年9月。その後21年3月11日のGaroonプラグイン提供開始に合わせ、Garoonプラグインとしてリリースした。開発したきっかけはコロナ禍だったと齋藤氏は振り返る。同社でも20年3月ごろからテレワークに移行し、Teamsを用いたWeb会議が増えるようになった。その際に生じたのが“二重入力の弊害”だった。

　「当社もGaroonとTeamsを併用していますが、会議に必要な二重入力が原因で、業務効率が下がったり登録ミスが起きたりといった課題が出ていました。Garoonを利用している他の企業でも同様の課題を抱えているのではと考え、スケジュールを一括管理できる連携ツールの開発に着手しました」（齋藤氏）

クロス・ヘッド ビジネス基盤アプリ事業部 齋藤慶明氏

　若手従業員や営業担当者であれば、研修や顧客との打ち合わせでWeb会議の日程を調整する機会が多い。その都度GaroonとTeamsのスケジュールを確認し、双方に登録するとなると1つの予定を作成するのに5〜10分の時間を要するケースもある。例えば、1件の予定調整に5分かかるとする。その場合、1日2件の予定調整では年間40時間、つまり丸1週間に相当する時間が予定調整に費やされている計算になる（月20営業日換算）。

　二重入力は単に非効率なだけでなく弊害も多い。よくあるのが日程の再調整時の課題だ。会議の日時が変更された時、GaroonもしくはTeamsどちらかの日程しか変更できていなかったとしよう。そうすると「打ち合わせの約束を飛ばしてしまう」「一部の関係者への連絡を失念してしまう」というトラブルにつながりかねない。

　また齋藤氏は「社内で利用するツールが統一されておらず、情報管理がバラバラになっている企業も見受けられる」と指摘する。例えば、社員Aはスケジュール管理にGaroonを使っているが、社員Bは主にTeamsを利用しているとしよう。その場合、社員AとBをTeams会議に招集する際は、GaroonとTeams両方のスケジュールを確認しなくてはならない。こうなると、招待のし忘れが発生したり、どこからWeb会議に入ればよいか分からなかったりするなど、予定を共有できていないメンバーが出てくる恐れがあるのだ。

　「会議の開始時刻を過ぎても、誰かが参加していないとスムーズに始められません。業務効率化を図る目的でTeamsを活用しているはずなのに、会議を開くまでの煩雑な作業がWeb会議の定着を遅らせる原因の1つになっています」（齋藤氏）

Garoon上からTeams会議の登録、変更、招待、削除、参加まで全て行える

　このような課題を解決してくれるのが、CROSSLink 365 Teams連携だ。Garoonにスケジュールを登録すると、自動的にTeamsのカレンダーにも予定を登録してくれる。これだけでも、予定作成時に2つの画面を見比べずに済み、二重入力も不要になる。その結果、入力ミスや入力漏れもなくなるので、Web会議の予定を効率的に管理できるようになる。

　また、会議への参加方法も簡潔になる。従来はGaroon上で予定を確認し、時間になればTeamsを開いて会議に参加する必要があったが、CROSSLink 365 Teams連携を利用すれば、Garoonのスケジュール上に表示される「Teams会議に参加」というボタンをクリックするだけ。

Teams会議に関する全ての操作をGaroon上で完結できる（出所：クロス・ヘッド）

　外部ゲストもGaroonのスケジュールから招待でき、Garoonの繰り返し予定機能を使った定例会議も登録可能だ。もちろん予定の削除もできる。つまりGaroon上で、Teams会議に関する操作を全て行えるのだ。「このプラグインはGaroonにTeamsをひも付ける形式なので、スケジュール管理は必ずGaroonを使う必要があります。そのため、大企業などで課題になっているスケジュール管理ツールの二分化も解決できます」（齋藤氏）

　予定がリアルタイムで連携されるのも特徴だ。例えば、顧客から「10分後に緊急ミーティングを開きたい」といわれても、Garoonに予定を入れてメンバーを招待するだけで準備完了。もし連携がリアルタイムでない場合、Garoonに登録できているが会議の開催が間に合わないということにもなりかねない。リアルタイムで連携するからこそ安心して普段使いできる。

CROSSLink 365 Teams連携が提供する機能一覧（出所：クロス・ヘッド）

　さらに、新たにプラグインの使い方を学ぶ必要がない点も強調しておきたい。Garoonユーザーなら使い方の説明なしにTeams会議の予定を登録し連携できる。Garoonは使いやすいUI（ユーザーインタフェース）が特徴だが、その良さを生かすようにプラグインも設計している。

　「日本製のサイボウズ製品であるGaroonと、海外製のクラウドサービスであるTeamsのかけ橋になりたいと考えています。GaroonとTeamsを併用しているお客さまの中には、どちらかに統一したほうがいいのかと悩んでいる方がいます。CROSSLink 365 Teams連携なら、日本人が使いやすいUIで操作し、世界標準になっている会議ツールを使うという併用の世界を実現できます」（齋藤氏）

料金は手ごろで、必要なユーザー数からスモールスタートできる

　CROSSLink 365 Teams連携の利用料は、1ユーザー当たり1800円（年額）に設定している。Garoonユーザーの中には数千人、数万人のユーザーを持つ企業もあるが、いきなり全社で導入するのは不安という担当者もいるだろう。最小契約ユーザー数は10人からなので、例えば「営業部のこのチームだけ導入してみよう」などとスモールスタートでき、コストも最適化できる点は有用だ。

　「CROSSLink 365 Teams連携は、毎年更新して使っていただくものです。提供開始から約2年半が経過しましたが、96％以上のユーザーに継続利用していただき、累計ユーザー数は1万ユーザーを超えました。すでに2回目の更新をしたユーザーもおり、満足していただいていると自負しています」（齋藤氏）

　22年にサイボウズが実施したユーザーアンケートによると、Garoonユーザーの約46％がMicrosoft 365を併用している。Garoonを情報共有基盤として活用しつつ、Web会議にTeamsを併用している企業は多そうだ。その中で、予定の二重管理の手間を課題に感じているならCROSSLink 365 Teams連携の導入を検討してはいかがだろうか。

　スケジュール登録というノンコア業務に割かれる時間は可能な限り減らし、社員にはコア業務に集中してもらうことで、業務効率をアップできる。また、煩雑な作業を削減することでWeb会議の定着も促進されるだろう。

　「コロナ禍でグループウェアとWeb会議は切っても切れない関係になりました。それぞれのツールを便利に使っていただくために、CROSSLink 365 Teams連携を提供しています。本サービスを通じて予定の一元管理や業務効率改善のお手伝いをしていきたい。これからも、特にWeb会議の定着と効率利用に課題を感じているお客さまに提案していきます」と齋藤氏は締めた。

　CROSSLink 365 Teams連携は30日間の無料トライアルも実施している。GaroonとTeamsを連携させることで、どのくらいの効率化を実感できるのか、まずは試してみるのはどうだろうか。

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