なぜわが社の業務は非効率なままなのか？ いつまでも消えないマネジメント層の悩み：ボトルネックを探せ

「仕事の効率化」――。これは企業にとって永遠の課題だろう。その原因はさまざまだが、1つには、本来ならば効率化を図るために導入したはずのITシステムがボトルネックになってしまっているケースが散見されるのだ。

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　昨今注目を集めている「働き方改革」というキーワードを引き合いに出すまでもなく、仕事の効率化は従前から叫ばれ続けている。まさに企業にとって“永遠の課題”だ。そのために業務改善メソッドを導入したり、ICTツールを活用したりと、多くの企業がさまざまなことに取り組んできた。

　ところが、なかなかこの課題が根本から解消されないのはなぜだろうか。いくつかの原因があるだろうが、その1つに、本来ならば効率化を促進するはずのITシステムがボトルネックになっている場合がある。一体どういうことなのか。

業務システムがバラバラ

　企業規模や業種・業界を問わず、今やほとんどの企業が販売管理や人事給与といった業務システムを導入している。その結果、営業や経理、人事といった部門の担当者の業務が幾分か効率化されたのは事実だ。ただし、これはあくまで部分最適にとどまっている。多くの企業ではこうした業務システムはいろいろな経緯から個別に導入されてきてしまったため、本来ならば企業の業務フローはつながっているにもかかわらず、システムごとにその流れが分断されてしまい、企業の業務全体の最適化にはなっていないのである。実際、1つの業務フローの中で別々のシステムにそれぞれログインするようなことはよくあるだろう。

　加えて、部門横断で経営にかかわる各種データを扱うマネジメント層にとって、個々の業務システムが連携していないことは、業務非効率の極みなのである。例えば、販売管理システムと会計システムが連携していなければ、販売データをエクセルなどに一度まとめてから、再び会計システムにわざわざその情報を入力しなければならない。その過程で入力ミスなどをして数字の整合性が取れないという話はよく耳にする。実際に身を持って経験した方も少なくないだろう。バラバラな業務システムから個別抽出して経営データを作るということは、手間がかかる上に正確性も欠くことになるのだ。こうした作業に忙殺される結果、本来の業務、例えば、新たな顧客開拓や提案の強化、部下の育成などに力を入れられなくなる。当然、ムダな残業時間も増えていく。

ビジネス環境の変化にシステムが追い付かず

　ほかにも、業務システムにまつわる現状課題はある。グローバルレベルでの企業競争や消費者ニーズの多様化など、以前と比べてはるかに経営環境が目まぐるしく変化する中、多くの企業は生き残りをかけてビジネスモデルの変革に迫られている。例えば、小売企業が自ら商品の製造もするSPA（製造小売業）に変貌を遂げているケースは少なくない。あるいは、事業拡大を図るために単一業態から多角経営にかじを切る企業も増えている。このようにビジネスを取り巻く環境にダイナミックな変化が起きているにもかかわらず、依然として社内の業務システムは昔のままというのが実態だ。つまり、システムがビジネスに追い付いていないのである。社員は使い勝手の悪さを感じながら、仕方なく使い続けるしか選択はなく、ビジネスの現況に足りない部分はシステムをアドオン開発したり、エクセル作業などで補ったりするしかない。

　そうなると当然コストも追加で発生してしまう。そもそも業務システムは一般的に3〜5年周期でリプレイスするので、その更新コストが既に企業にとっては重荷となっているのだ。経営環境が厳しさを増す中、経営者としてはITに同じコストをかけるのであれば、事業収益が上がるというメリットがなければ投資判断はできないのである。

　このように、現状の業務システムに関する悩みは尽きない。

販売や会計など経営データをすべて一元化

　では、どのような解決策が考えられるのか。通常、個別の業務システムを一元化するための手段として、ERP（統合業務システム）パッケージを導入するケースが多い。しかしながら、高額なものが多い上に、必要のない機能までもワンパッケージとなっている高機能な製品もあるため、不要な機能のコストまでも泣く泣く支払っている企業もいるのだ。大企業ならともかく、中堅・中小企業にとっては決して軽視できる問題ではない。

　こうした課題を解決するために、富士通マーケティングが提供するのが統合業務ソリューション「FUJITSU Enterprise Application GLOVIA iZ」（以下、GLOVIA iZ）である。これは経営、会計、人事給与、販売、生産にかかわる業務データなどを一元的に管理できるというもの。実はパッケージとしてだけではなく、個別に導入することも可能であるため、例えば、既に販売管理システムを使っている企業はその分の機能を含まずに利用することもできるという。

富士通マーケティング 商品戦略推進本部 ソリューションビジネス推進統括部 ソリューション推進部の柏原淳也部長

　GLOVIA iZの特徴は、それぞれの業務システムが連携しているため、あらゆる業務情報をすべて経営ダッシュボードに自動的に集約し、一元的に管理できるという点だ。それによってマネジメント層はビジネスの進ちょく状況などを把握したり、企業全体の経営データを分析したりするために、わざわざ個々の業務データを抽出、統合する必要はなく、そのための作業負荷が大幅に低減する。

　加えて、経営者の意思決定も迅速化する。GLOVIA iZでは使い勝手の良い豊富な経営テンプレートを用意しており、経営者はそれを用いて「企業の業績指標」や「売り上げの着地見込み」などを瞬時にグラフで可視化できる。例えば、営業利益の予算・実績数値は会計データを、予測は販売の受注データを活用するなど、個々の業務システムが連携しているからこそ成せる業なのである。

　さらにGLOVIA iZがユニークなのは、単に経営データの現状、予測を確認するだけではなく、簡易的なシミュレーションもできる点だ。「KPIツリー」を使うことによって、例えば、ある営業支店における収益の予実に大きなギャップがあった場合、どうすれば目標達成できるかを、成約率や商談件数などの数値をスライドバーで変えることで、行動計画の目安を自動的に算出してくれるのである。

　これらのテンプレートや機能は、富士通マーケティングがこれまで同社の業種・業界特化型のERPソリューション「GLOVIA smart」、販売・会計・人事給与の業務アプリケーション「GLOVIAきらら」の導入実績で蓄積してきたノウハウや知見などが反映されているため、非常にビジネスの実現場にマッチした内容となっている。

経営全体を把握できる経営ダッシュボード

　ERPの活用は大手企業から中堅企業へとすそ野が広がってきているという市場調査結果もある。「GLOVIA iZのメインターゲットは年商100億円〜1000億円としており、そうした企業が新たなERPを検討する上でもバランスの取れた最適なソリューションだと言えるでしょう」と、富士通マーケティング 商品戦略推進本部 ソリューションビジネス推進統括部 ソリューション推進部の柏原淳也部長は胸を張る。

KPIツリー（簡易）

ワークスタイルを変革する「コミュニケーション」機能

　さらにGLOVIA iZは、既存のERPではあまり見られない機能も備えている。それは「コミュニケーション」機能だ。

　営業業務を例に説明しよう。取引先から受注内容変更の連絡が急遽あり、営業担当者がマネジャーに相談、承認を得なくてはならないとする。多くのケースでは、まず担当者が販売管理システムに受注変更情報を入力し、その旨をマネジャーにメールや電話、あるいは口頭で直接報告する。それを受けてマネジャーは詳細内容を確認するために、電話での会話が必要となったり、その担当者と連絡がつかない場合には、事務所に戻り、システムを立ち上げて内容を確認するまで承認をできないという状況が発生したりする。

　しかしGLOVIA iZでは、担当者がシステムに情報を入力したタイミングで、自動的にマネジャーにメールが飛ぶようにも設定できる。マネジャーはメールに記載のURLリンクをクリックするだけで、販売管理システムの同じ画面が起動し、すぐに同じ情報を共有することができるのだ。このように、設定された判断ルールに基づきメールが通知され、利用者間で的確な情報伝達が可能となることもGLOVIA iZの特徴だろう。「些細なことかもしれませんが、特に月末や年度末のタイミングにはマネジャーの承認作業が集中しがちです。そうした際にちょっとした手間を軽減できれば、それが積み重なって大きな業務効率化につながるのです」と柏原氏は話す。

　また、スマートフォンやタブレット端末での利用も可能なため、場所や時間にとらわれずに仕事することができる「ワークスタイル変革」の一助にもなるという。

これまでのワークスタイルを変革して業務効率化を実現

ビジネスをもっと柔軟に！

　ビジネス環境の変化に対する柔軟性の高さという点でもGLOVIA iZは顧客企業の期待に応えるだろう。それはオンプレミスとクラウドのシステム環境を組み合わせて利用できるからだ。業務システムをオンプレミスのみで構築した環境の場合、例えば法改正などで仕様を変更しようとすると、ベンダーSEが来社して、修正アプリケーションを適応する作業が発生し、その都度、追加コストが発生してしまう。

　しかし、クラウトサービスを利用すれば、センター側で管理者がサービス利用費内で対応作業を実施してくれるというメリットを得ることができるのだ。

　クラウドサービスを組み合わせれば、例えば、法改正に対応することが多い会計や人事給与はクラウド、企業ごとに独自業務がある販売はオンプレミスといったように、最適なシステム環境を構築することができるのだ。

　「GLOVIA iZはサポート＆サービスを契約いただいている企業には、年に一度、法改正対応を含めた機能強化プログラムを無償で提供しますので、お客さまは既存システムに対しカスタマイズして法改正への対応および機能改善をする必要もなくなります。また、オンプレミスとクラウドが混在する環境を選べるため、例えば、機密性の高いデータはオンプレミスで保有したいなど、企業のポリシーに合わせた選択も可能になります」（柏原氏）

　ガチガチに固められた業務システムによって、ビジネスの柔軟性が奪われたり、本来ならばマネジメント層がやるべきでない煩雑な仕事が増えてしまったりしている現状から一刻も早く抜け出して、事業成長や企業競争力強化のための前向きな取り組みを加速したい。そうした企業にとってGLOVIA iZは良きパートナーとなることは間違いないはずだ。