若手社員「会社にかかってきた電話を早く取りすぎるのは失礼？」 電話・メール対応の基本を確認（1/3 ページ）

電話やメールの対応の基本について、数多くの社員研修で講師を務める株式会社Niesulの神野沙樹社長に話を聞いた。

[ITmedia]

　特に若手社員が迷いがちな電話やメールの対応の基本とは――。

　社会保険労務士として活動する一方、人材育成の社員研修やセミナーでの講師も数多く担当している株式会社Niesul（ニースル）の神野沙樹社長に話を聞いた（神野氏はニースル社労士事務所の代表）。

電話やメールの対応に悩む若手社員は多い（出所：ゲッティイメージズ）

――多くの新入社員が電話やメールの対応に悩みます。まずは、電話を受ける際のマナーを教えてください

　会社の固定電話にかかってきたら、一般的に2コール以内に出るのがマナーとされています。もし3コール以上鳴ってから出た場合は、「大変お待たせいたしました」と一言添えるとよいでしょう。

　若い方は電話をかけることに慣れていないため、「あまり早く取りすぎるのは失礼ではないか」と考える方もいるようですが、ビジネスではむしろ迅速な対応が喜ばれます。

　会社用のスマートフォンで受ける場合は、コール数が分かりにくいので気づいた時点ですぐに対応しましょう。

　スマホで注意すべきは「場所を選ぶ」ということ。周りが騒がしい場所は避けましょう。なぜなら、通話相手にこちらの声が聞き取りにくくなってしまうためです。

　また、情報漏洩のリスクも生じます。騒がしい場所では、人は無意識に声が大きくなり、お客さまの名前や取引に関する情報が周囲に筒抜けになってしまう恐れがあるからです。

　込み入った話になりそうだと感じた場合は、「少々お待ちいただけますか。すぐにかけ直します」と伝え、安全な場所に移動する配慮も重要なビジネスマナーです。