機能選択の幅広がる、ビジネスコミュニケーションの「番人」兼「司書」：ビジネス資産を守り、活用する重要ツール

メッセージアーカイブ製品は、会社の資産であり、ビジネス活動の記録であるメールやIMの活用の幅を大きく広げていく。過去のメール、IMデータの重要性は企業ユーザーも着目はしているものの、そのために大きな投資はできないという事情がある。社外からの要請、法令や社内事情などから発生するニーズとそれに合わせた機能選択が効率的な「資産活用」につながる。

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メッセージアーカイブが注目される理由

　簡単な事務連絡から重要な商談に関するやりとりまで、電子メールやインスタントメッセージ（IM）などを利用してさまざまなコミュニケーションが日々行われている。これらを蓄積、整理して、ビジネスに活用していく方法論は多様な形で論じられている。しかし、メールやIMをアーカイブするニーズは、ビジネス活用とは別の観点から高まってきた。

　それは、「J-SOX関連」と広い意味での「セキュリティ」という観点からだ。

　これまで上場企業はいわゆる日本版SOX法（J-SOX）の関係で、ビジネス活動の記録を正確、安全に蓄積し、それらが改ざんできない仕組みを構築してきた。この記録の中には当然、メールやIMも入ってくる。重要情報をメールやIMのシステムを使ってやりとりすることは常識になっているからだ。こうした対応は、上場していない企業も対応を迫られる結果となっている。取引先や親会社からJ-SOXに準じた体制を求められるケースが多いからだ。

　社内スタッフに対してにらみを利かせるという目的もある。ここ数年で急速に浸透してきた「社員1人に1台のPC」という流れが、社内のコミュニケーションスタイルに大きな変化を起こしている。「パソコンに向かっていると何となく仕事をまじめにやっているように見えるが、実はメールやチャットで長時間同僚や社外の人間と雑談をしていることがある」と部下の行状をぼやく企業の管理職は多い。

　こうした状況に対して歯止めを利かせるために、社内で利用されたメールやIMを蓄積する仕組みを導入することが増えてきたのだ。一種の抑止力だが、メールの量は日々増加しているので効率的に蓄積する仕組みが必要になってきていた。

必要な機能を適正に利用する

　現在、各社から販売されているメッセージアーカイブ製品は、こうしたニーズに応えるものとして登場してきた。メールは確実に増加していくので、古いメールは圧縮してストレージなど記録媒体の容量をできるだけ圧迫しないようにする必要があったのだ。増加し続ける企業内データの扱いは、システム関連コストに直接影響するため、データを暦年で整理して古いもの、利用頻度の低いものなどに分けて効率的に整理するツールが必要になってきた。同時に、いざという時にできるだけ素早く必要な情報を検索し、取り出せるようにする機能も注目されている。

　また、メールやIMの記録を閲覧するユーザーの設定を細かくできるようにしたり、検索範囲の設定の自由度を上げたりなどユーザーのニーズにきめ細かく応える機能を続々と付加している。ただし機能が充実すればするほど製品の価格も上がっていくため、「アーカイブ関連では何でもできる製品」というよりも、ユーザーのニーズに合わせて機能を利用できる適正な価格の製品が注目されているようだ。例えば検索スピード。この速度を上げるにはコストもかかってしまうわけだが、頻繁に検索することがなければ、少々スピードが遅くともその分リーズナブルな価格の方がユーザーとしてはありがたいという場合がある。

　メッセージアーカイブは必要な機能であるため、ユーザーの多くはツールの導入には前向きだ。しかし、導入時に他のシステムとの調整に時間がかかったりしては困るため、可能な限り簡単な導入ができる製品が求められている。

ビジネスを支える資産を活用する

　メールやIMは個人が簡単に、日常的に利用しているため、その記録を蓄積するという行為も、「いざというときのため」という考え方が一般的だ。しかし、実はこれらは会社の重要な資産である。

　突然離職してしまった人の後を別のスタッフが引き継ぐ場合でも、過去のメールを参考にして、取引先などとスムーズにビジネスを遂行していくことが大切になる。メールは第三者が個々の案件内容の詳細を知る唯一の手段といっていい。この場合、安全確実にメールという資産を蓄積するというだけでなく、必要なものを検索し、蓄積媒体から素早く、漏れなく引っ張り出せなくてはならない。

　また、離職者でなくとも各スタッフの顧客とのメールのやりとりなどを定期的にチェックすることは、管理者としては今後重要な業務の1つとなっていくだろう。監視をするといえばギクシャクしてくるが、適正に細かな顧客とのやり取りを評価するのであればその心配はない。さらに言えば、メールの記録などを失くしてしまった場合の迅速なリカバリーにも役立つ。

　このように日常のビジネス活動を支えるメールやIMの記録はそれらを効率的に守るという側面だけでなく、資産として活用するという面でも大きな可能性を持っている。そうした意味でメッセージアーカイブ製品は、ビジネスコミュニケーションの番人であるだけでなく、司書としての役割も兼ね備えていなければならないのである。

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