「Office 2003のサポート終了まで残り300日」 アップグレード以外の対処法とは？：NECフィールディングがおすすめするMicrosoft® Office 365
見逃されがちな「Office 2003サポート切れ問題」
Windows XPのサポート期間が終了するまで、いよいよ残りあと1年を切った。クライアントPCを社内に多数抱える大手企業では、既にWindows XPからWindows 7もしくはWindows 8への移行作業を着々と進めている。しかし一方で、クライアントPCの台数が少ない中堅・中小企業の中には、まだOS移行の検討すら始めていないというところも少なくないようだ。
しかし今さら言うまでもなく、製造元のサポートが切れたOSは、たとえセキュリティ上の脆弱性が発覚しても、それを修正するためのパッチモジュールが一切提供されなくなる。つまり、セキュリティホールを塞ぐ手段がほぼ完全になくなってしまうのだ。
あるいは、「まだ半年以上残っている。もう少し待ってから作業に着手しても遅くはないだろう」、そう考える方も中にはいるかもしれない。しかし、クライアントOSの移行には、一般に考えられているよりはるかに多くの時間と労力を要する。残り1年弱という猶予期間は、既に残りギリギリのところまで来ているととらえるべきだろう。
さらにもう1つ、多くの企業で見落とされている点がある。Office 2003のサポート切れ問題だ。Windows XPとの組み合わせでいまだに多く使われているOffice 2003も、実はWindows XPと同じタイミングでサポート期間の満了を迎えるのだ。Windows XP問題の陰に隠れてあまり話題に上らないものの、Office 2003の脆弱性を狙ったセキュリティ脅威も依然として存在しており、またOSの移行と同様、アップグレードにはそれなりの準備期間を要するのだ。
ちなみにOfficeの現時点での最新バージョンは、2013年2月に発売されたばかりの「Office 2013」。普通に考えれば、現在Office 2003を利用している企業は、このOffice 2013へのアップグレードを余儀なくされるところなのだが、実はもう1つ、Officeを最新版に移行する手段がある。それが、「Office 365」という選択肢だ。
常に最新版のOfficeを月額料金で利用するという選択肢
このOffice 365は、従来のOffice製品とも、あるいは最新版のOffice 2013とも、決定的に異なる点が1つある。それは、ソフトウェアを一括購入するのではなく、月額料金を支払いながら利用するという点だ。住宅にたとえるならば、従来のOfficeスイート製品が分譲、Office 365のサブスクリプションによる利用が賃貸といったところだろうか。
ただし賃貸だからといって、分譲と比べて物件の質が劣るわけではない。それどころか、Office 365で提供される「Office 365 ProPlus」の機能は、Office 2013の最上位製品「Office Professional Plus 2013」の機能と実質的に同等だ。またOffice 365では、常に最新版のOfficeスイート製品の機能が利用できる。この「常に」という点がポイントだ。実はOffice 365では、月額料金を支払い続ける限り、常にその時点での最新版のOfficeが利用できるのだ。Officeがたとえ何度バージョンアップされても、追加費用を支払うことなくその時々の最新バージョンが利用できる（選択するプランや提供形態により、月額支払いではなく年額一括支払いの場合もある）。
では、こうした利用方式と課金体系によって、果たしてトータルコストは「お得」になるのだろうか？ 実際にコストシミュレーションを行ってみると、最新版がリリースされるたびに一括購入するより、Office 365の月額料金を支払い続ける方が、トータルではコストを低く抑えられることが分かる。しかも、利用ライセンスはデバイスではなくユーザー単位で付与され、同じユーザーが利用するのであれば、異なるデバイス5台までインストール・利用できる。従来のライセンスでは2台までしか利用できなかったのに比べれば、利用の幅がかなり広がることになる。
このように、従来のようなパッケージ一括購入のOfficeと比べ、さまざまな点で優位性があるOffice 365だが、デメリットがまったくないわけではない。その最たるものが、利用を始めるに当たって必要となる各種の登録・設定作業だ。ソフトウェアのインストールやライセンス認証作業以外に加え、さまざまな設定・登録作業を、手順に従って行う必要がある。これまでパッケージ版のOfficeしか使ったことがない企業の中には、これらの作業にかなり戸惑うケースが多いようだ。
しかし、ユーザーに代わってこうした作業を代行してくれるサービスも存在する。その1つが、NECフィールディングが提供する「Office 365 オープンライセンス版登録代行サービス」だ。Office 365の利用を始めるために必要な煩雑な手続き作業を、同社がすべて一括して代行してくれる。このサービスを利用すれば、これまでパッケージ一括購入のOfficeしか使ったことがない企業でも、安心してOffice 365に乗り換えることができるだろう。
メールシステムやグループウェアのクラウドサービスも
ここまで、従来のOffice製品と比べた場合のOffice 365の特徴を紹介してきたが、実はこれはOffice 365のほんの一面に過ぎない。Office 365はその名前に「Office」と入っていることから、従来のOffice製品の派生形のようにとらえられがちだが、実際にはExcelやWordといったOfficeスイート製品の機能は、Office 365が提供するソリューション全体のほんの一部分に過ぎない。Office 365の真骨頂は、実はそれ以外の部分にこそあるのだ。
それが、メールやグループウェア、ビデオ会議といった、業務アプリケーションや情報インフラの機能が提供されるという点だ。Office 365には、マイクロソフトのメール／グループウェア製品のクラウド版である「Exchange Online」、コラボレーション製品のクラウドサービス版「SharePoint Online」、そしてビデオ会議やチャットなどの機能を提供する「Lync Online」が含まれている。これらを、最新版のOfficeスイートとともに定額制で利用できるのである。
本来なら、こうした業務システムを導入するには高価なハードウェア・ソフトウェアを購入し、さらにシステムの構築と運用に多額のコストを支払うことになる。しかしOffice 365ならこれらをクラウドサービスとして、1ユーザー当たり月額1000円程度からの安価な料金で手軽に利用できる。
ひょっとすると、中堅・中小企業の担当者の中には、「そんな大掛かりなシステム、うちはとても使いこなせない」と思う方もいるかもしれない。しかし今や、数多くの中堅・中小企業がOffice 365のこうした機能を積極的に活用することで、大幅な業務効率アップやコスト削減を果たしているのである。
一例を挙げれば、自社で利用するメールシステムを、ホスティング業者が提供するサービスからExchange Onlineに切り替えた企業がある。これによりメールシステムの信頼性を大幅に向上させたほか、メールボックス容量の大幅増量により使い勝手が向上し、さらには外出先や自宅からノートPCやスマートフォン、タブレット端末を使ってメールにアクセスできるようになったことで、社員の生産性が劇的に向上したという。
こうした効果を、パッケージ版Office製品のバージョンアップと同等もしくはより低いコストで手に入れることができるのがOffice 365の特徴だ。また、クラウドサービスのため運用の手間もかからない点も、ITに割り振る予算や人員にどうしても限りのある中堅・中小企業にとって魅力的と言えるだろう。
Office 365の導入・運用を強力にバックアップする「Office 365 ソリューションパック」
ただし、いくら低コストで手軽に導入できるといっても、メールシステムやグループウェアシステムの導入・運用には、それなりに専門的なスキルが必要になってくる。特に、ITの専任要員を社内に持たない中堅・中小企業にとっては、かなりハードルが高いのも事実だ。
そこで役立つのが、サードパーティーが提供している導入・運用支援サービスだ。実は、先述したOffice 365 オープンライセンス版登録代行サービスを提供しているNECフィールディングでは、「Office 365 ソリューションパック」というOffice 365の導入・運用支援サービスを提供している。
同サービスは、Office 365のExchange Online、SharePoint Online、Lync Onlineの基本的な導入作業一式を提供するものだ。具体的には、Exchange Onlineを例に取ると、ユーザーアカウントやドメインの設定、メールアドレスの移行、メールサーバの切り替えなどといった作業を一括してNECフィールディングが代行する。
これら一連の作業を確実に行うには、Exchange Onlineに関する製品知識はもちろんのこと、ネットワークやメールシステム全般についての幅広いスキルが必要となる。そのため、中堅・中小企業が全て自社で実施するのはかなり難しいと言わざるを得ない。
また、たとえ導入が成功したとしても、その後の運用フェーズではさらなる困難が待ち構えているかもしれない。例えば、もしExchange Onlineのメールシステムにトラブルが発生し、これに対応できるスキルを持った人材が社内にいなければ、長期間に渡ってメールが利用不能になってしまう。言うまでもなく、これは極めて深刻な事態だ。
このような事態に備えて、Office 365 ソリューションパックでは「管理者サポートサービス」を提供している。Office 365の一般的な利用では、問い合わせやトラブル対応の依頼はマイクロソフトのサポート窓口に対して行うことになるが、場合によっては回答が得られるまでに時間がかかってしまうこともある。その点Office 365 ソリューションパックは、NECフィールディングのコンタクトセンターでユーザーからの問い合わせを一括して受け付けるため、より迅速できめ細かいサポートサービスを提供するという。
このようにOffice 365 ソリューションパックは、社内に高いITスキルを保有していない中堅・中小企業であってもOffice 365のあらゆる機能を安心して利用できるよう、手厚い支援サービスを幅広く提供している。NECフィールディング以外にも、Office 365の導入支援サービスを提供している企業は数多いが、ここまできめ細かいサービスを提供している例はそうそうないと言えるだろう。
こうしたサービスをうまく利用しながらOffice 365を導入すれば、たとえ社員数十人程度の規模の企業であっても、大企業が使うのと同等レベルの業務システムを駆使し、業務効率や生産性の向上を実現できるはずだ。しかも、Office製品のバージョンアップとさほど変わらないコストで導入できるのだから、中堅・中小企業にとっては、ITの本格活用に向けて一歩を踏み出すまたとないチャンスだと言えるだろう。
ちなみにNECフィールディングでは、ここで紹介した以外にもOffice 365関連のさまざまなサービスを提供している。本稿を読んで興味を持たれた方は、ぜひ一度同社に問い合わせてみてはいかがだろうか。
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