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» 2019年01月28日 10時00分 公開

定型業務を自動化する「RPA」も有効活用:中小企業の「働き方改革」、そのカギは基幹系と情報系の統合にある

働き方を変える必要性を感じながらも、課題が多い中小企業で効果的に「働き方改革」を進めるにはどうすればいいのか。そのポイントは「基幹系システム」と「情報系システム」の統合にあるという。

[PR/ITmedia]
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中堅・中小企業の「働き方改革」が進まない理由

 ここ数年、あらゆる企業にとって「働き方改革」が重要な経営課題の一つになっている。業務のムダをなくし、従業員が生き生きと働ける職場環境を整えることは、労働者人口の減少が続く日本企業にとって、働き手の確保や競争力の維持を図る上でも重要な施策だろう。

 しかしながら、従業員数が少ない中堅・中小規模の企業では「改革を推進したいが、どこから手を付けていいか分からない」「始めてはみたものの、なかなか成果が表れない」といった悩みを抱えているところも少なくない。彼らが大企業と比べて不利になりやすい点の一つが「改革を推進する部署」の不在だ。

 「働き方改革に限らず、社内で何かを変えるときには、多少の痛みを伴ってでも、“やること”と“やめること”を決め、実務部門からある程度の距離を置いて推進していく中立的な部署やチームが必要。中小規模の企業には、そうした組織を持てないという問題があります」

 こう指摘するのは、OSKの取締役兼上席執行役員 マーケティング本部長の石井ふみ子氏だ。業務部門にとって、日常業務に関わるプロセスを変える作業は、基本的に自分たちの仕事を増やすことにつながりがちだ。当然ながら、これでは改革しようというモチベーションは湧かないだろう。

photo OSK 取締役兼上席執行役員 マーケティング本部長の石井ふみ子氏

 実務を担う各部署からメンバーを募ってプロジェクトチームを作り、プロジェクト自体は実務と離れた経営企画室などのメンバーが主導する。働き方改革ではよくある話だが、人が少ない中小企業では、こうした手法を採ることは難しい。

 「旗振り役がいない状況で、経営層だけが大上段に構えて改革を訴えても、結局、何も変わらないまま収束してしまうのではないでしょうか。特に中小規模の企業においては『みんなの日常業務が楽になる』といった、より分かりやすく具体的なゴールが、変化に向けた良い動機付けになると思います」(石井氏)

 「業務が楽になる」というプラスの変化を、働き方改革の目標に据えることは、一見“当たり前”のようでありながら、見落とされがちなポイントだ。

 「当社は定時になったら全員が仕事を終えて退社する」と自慢げに語る経営者もいるが、勤怠管理を強化し、残業を強制的に抑制したところで、業務プロセスが変わっていなければ、それは改革ではない。定時で会社を追い出された社員が、会社近くの飲食店で隠れ残業をするといった話もある。これでは、むしろ従業員のモチベーションが著しく下がってしまう。

 では、より本質的な業務プロセスの改革を進めるためには何から始めればいいのか。石井氏は「まずは現場が日常行っている業務を把握し、削減できるムダを見つけること」が重要だと指摘する。

 しかし、日本の中小企業においては、業務プロセスが部署間をまたいだり、その要件が取引先の都合で決められてしまっていたりすることも多い。そのため、たとえ業務のムダを見つけても、プロセスを変えること自体が難しい場合も少なくないという。こうした事情を抱える企業にとっては、システム刷新のタイミングがカギになると石井氏は言う。

 「定期的に訪れる基幹システムの更新は、特に中小規模企業にとって、業務プロセスを変えるための好機といえるでしょう。働き方改革を進めたいのであれば、そのタイミングに合わせて、全社規模で業務の洗い出しと見直しを進めることをお勧めします」(石井氏)

「SMILE V」が基幹系と情報系の統合にこだわった理由

 OSKが開発する「SMILE V」は約40年の歴史を持つERPパッケージだ。「販売」「会計」「人事給与」を中心に、業務のIT化に求められるさまざまな周辺機能をモジュールとして提供しており、多くの中堅中小企業における「業務のIT化」を長きにわたってサポートしてきた。

 2018年11月にリリースされた最新版では、「ワークフロー」「ドキュメント管理」「コミュニケーション」「スケジューラ」といった情報系モジュールの「eValue」シリーズもラインアップに加わり、従来「基幹系」「情報系」として、個別のシステムと捉えられていた両者の緊密な連携を実現したことも特長だ。

 この両者の連携について、石井氏は「ユーザーの業務を、より効率化するために必要でした」と話す。基幹系と情報系が完全に切り離されて運用されていることが、日常業務の隠れたムダを生み出す一因になっているという。

photo SMILE Vは、ユーザーの業務効率化を支援するため、個別のシステムと捉えられていた基幹系と情報系の連携を強化したのが特長だ

 一般的に多くの業務は、得意先や他部署、同僚との「コミュニケーション」がトリガーとなって始まる。取引先からの発注メール、部下から上司への「決裁の承認依頼」、社員から人事担当者への「変更届」の提出など、業務とコミュニケーションがつながる部分に多くのムダが潜んでいると石井氏は指摘する。

 「例えば、販売システムに入力した売上情報を会計システムに手作業で反映するというのは、非常に分かりやすいムダで、多くの企業はシステムで自動化しています。しかし、そのような企業でも、売上が出た時点で、担当者が手元の伝票にその内容を記入し、後でその内容を販売システムに入力し直すといったことは疑問を持たずにやっているのではないでしょうか。最新のSMILE Vでは、そうした転記もムダな業務として削減できるよう、基幹系と情報系の統合を進めました」(石井氏)

 販売データの転記に限らず、多くの企業で行われている経費精算のプロセスにも多くのムダがある。経費精算のワークフローを、会計システムへのデータ反映までを視野に入れてシステム化できなければ、業務を本当の意味で効率化したことにはならない。それが「ワークフロー」「コミュニケーション」といった情報系モジュールを基幹系システムと統合した意図だという。

標準で利用できる「RPA機能」を活用し、定型業務を自動化

 企業における業務を効率化する“特効薬”として、近年急速に注目を集めているのが「RPA(Robotic Process Automation)」だ。SMILE Vでは、情報系モジュールの統合に加えて「企業活動の基盤となる、日常業務のプロセスを効率化する」ための仕組みとして、RPA機能の提供も行っている。

 RPAというと、AIを駆使した高度な仕組みに注目が集まりがちだが、「定型業務を自動化して手作業の業務を削減し、効率化を図るためのソリューション」というのが基本的な定義だ。

 SMILE Vには、さまざまな「定型業務の自動化」を実現するための機能があるが、中でも、より高度な自動化を実現するのが、開発ツール「Custom AP Builder」だ。これにより「決まった条件で特定の処理を行う」さまざまな業務の自動化を実現できるという。

 例えば「メールボックスに発注メールが届いたら、その内容を確認した上で販売システムに登録する」「週末に週次、月末に月次のレポートをプリンタで印刷する」「自動作成したレポートをPDF化し、関係者に一斉送信する」「ワークフローに提出された社員の情報変更届を上長が承認したら、関係する社員マスターや給与情報などを更新する」といった仕組みを構築することも可能だ。

 「RPAによる業務の自動化では、データの状態による条件分岐などが必須です。それを柔軟に行いつつ、できる限り多くの業務を自動化するためには、Custom AP Builderが有効です。ワークフローモジュールも統合しているので、ルールとして決められている承認作業なども、その一部として組み込めます」(石井氏)

photo RPA機能を用いた業務自動化の例。小口精算業務から振り込み作業、仕訳の入力、領収書の保管までを自動化できるという

 Custom AP Builderによる開発作業はAccessライクなものだが、基本的な用途であれば、ウィザードによる対話型でも行える。SIerだけではなく、エンドユーザーの情報システム担当者でも、業務を自動化するアプリケーションを作成できる容易さが特長だ。

 「SMILE Vでは、各アプリケーションが、誰によって、どれだけ使われているかといったログも取得できます。そのログを見ながら、ムダな作業の削減や、より効率的なプロセスの再構築を行い、自動化の範囲を広げていくことで働き方改革の推進につなげることができます」(石井氏)

 ログデータの分析やツールによる開発といった作業は、情報システム担当者の得意とするところだろう。より直接的に事業や経営に貢献するITの実現を目指す情報システム担当者にとっても、これらの機能はメリットになりそうだ。

中小企業の業務を知り尽くしたシステムで「改革」を推進

 SMILE Vは、約40年の歴史の中で、ユーザーデータの保護を前提とした互換性の確保と、ユーザーがITでより競争力を高めるための新機能の追加に並行して取り組んできた。

 石井氏は、最新版で特にフォーカスした業務効率化を実現するこれらの機能を「全て使いこなしてやろうというくらいの思いで活用してほしい」と話す。それが、さまざまな課題が立ちはだかる中小企業での働き方改革を前に進めるための、大きな原動力になるはずだと自信を見せる。

 「ERPパッケージを導入している中小企業のお客さまの中には、『何をしたら働き方改革につながるのかが分からない』『すでに出来上がっているパッケージアプリケーションに、どのような仕組みを足せば業務を変えられるのかが見えない』と悩む方も多いようです。

 OSKでは、SMILE Vを活用して業務を効率化された、さまざまな業種、業態のお客さまの事例を通じて、あらゆるタイプの企業で活用できるサンプルやテンプレートを用意しています。もし、そうしたことで悩んでいるのであれば、ぜひ、そこからヒントを得て、自分たちにとって本当にメリットのある働き方改革に取り組んでいただければと思っています」(石井氏)

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提供:株式会社OSK
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2019年2月27日

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OSKの基幹業務システム「SMILE V」

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