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» 2019年07月01日 10時00分 公開

「いるだけcc」「片思い送信」「社内システムバラバラ問題」:職場のざんねん過ぎる“情報共有の問題”は、どうすればなくなるのか?

職場で起こる情報共有の問題を描き出し、開くだけで「あるある」という悲しみを引き起こす――それが「ざんねんな情報共有ずかん」だ。こんな事態を防ぐ手だてはないのか? 専門家が明かす答えとは。

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 職場で日々起こるミスや長時間の作業。その原因の多くが、いわゆる「情報共有不足」ではないだろうか。業務を円滑に進めるためにも情報共有は大切だ。しかし昔と比べてIT活用でスムーズになったはずの情報共有のやり方にさえ、いまだに妙な習慣や非効率な方法が残っている光景を見たことはないだろうか。

 多くの企業にありそうな“ざんねん”な情報共有14種類をまとめたのが、「ざんねんな情報共有ずかん」だ。

ざんねんな情報共有ずかん ざんねんな情報共有ずかん

 ずかんには最近、新たな項目として「タイムライン迷探偵」「社内システムバラバラ問題」の2つが加わった。職場における情報共有の悩みは尽きないようだ。

タイムライン迷探偵社内システムバラバラ問題 (左)「タイムライン迷探偵」(右)「社内システムバラバラ問題」

 どれほどの人が職場で「ざんねんな情報共有」の悩みを抱え、それを「解決したい」と真剣に考えているのだろうか。従業員数100人以上の企業に勤める一般ユーザーや情シスを含む約400人の回答者を対象にアンケートを実施した。

アンケートの回答から判明した“ざんねん過ぎる”職場の情報共有

ランキング ざんねん過ぎるランキング

 ずかんに掲載された14の項目のうち、「頻繁にある」「たまにある」と答えた人が多かったのは「いるだけcc」「片思い送信」「件名:ReReRe」などだ。メールに関するものが上位を占め、「メールがたくさんくるので必要なメールが埋もれてしまう」「いるだけccが非常に多い。知っているだけでいいのか、レスしていいのか迷うものが多い」といった声が寄せられた。

 情シスや人事、総務をよく悩ませる「問い合わせ1000本ノック」「承認行列」が起こっていると回答した割合は3割を超えた。

 また、多くの人が「(自分の職場で)ある」「優先度をあげて解決したい」と答えたのが「社内システムバラバラ問題」だ。多種多様なITツールが普及する中、新たな悩みが増えている現実が明らかになった。

 回答者の職場で、実際に何が起きているのか。「社内における情報共有で起きてしまっている問題や困っていることを教えてください」という質問に対して、情シスの回答者が寄せたコメントには職場の深い悩みがあふれていた。

  • 「管理のための管理のための管理、といった無駄なプロセスが多い」
  • 「相手が送ったメールを読んでいるかどうか分からず、結局電話などで直接聞く羽目になる」
  • 「大人数で依頼と承認作業をやりとりしていたら、何件かが埋もれてしまい、トラブルに発展」
  • 「部署ごとにシステムが別で、同じ内容を何度も入力している」

 このように、一見すると小さな問題が仕事上のトラブルやストレスにつながる光景が見えてきた。「これらの問題を解決したいですか」と聞くと、全14項目で情シス、一般ユーザー共に「解決したい」との回答が8割を超えた。職場から情報共有の悩みをなくしたいという思いは、情シスかユーザーかを問わず一緒のようだ。

「ざんねんな情報共有」を解決したいけれど……そこに立ちはだかる課題とは?

 これほど多くの人が解決を望む「ざんねんな情報共有」は、なぜいまだに職場からなくならないのだろうか。例えばメールよりも気軽に使える便利なグループウェアやコミュニケーションツールを導入したら、すぐにでも解決できそうにもみえる。

 しかし、アンケートからは一筋縄ではいかない現状が浮かび上がってきた。「社内の情報共有における課題を解決するために、新しいツールを導入しようとした際に、立ちはだかる障害はなんですか?」という質問に寄せられた情シスのコメントを見てみよう。

  • 「皆の要望をどうまとめるかが問題」
  • 「出向している社員が多く、あらゆる環境で利用可能なツールの選定が困難」
  • 「組織が大きいので、各チームのみで通じる“サブルール”が作られてしまいそうで心配」
  • 「本当にみんなが使ってくれるかどうか分からない」
  • 「全ての部署にとって使いやすくするのが難しい」
  • 「高齢の社員が多く、新システムを導入すればヘルプデスクの負担が増えるのでは」

 こうした回答からは、要望や運用の管理もさることながら、ツールを職場に普及させる段階で「使いやすさ」が大きなネックになっていることが分かる。

 職場のITリテラシーには、どうしてもばらつきが出る。いくら「職場の情報共有をもっと便利にするため」とはいえ、日ごろから新しいITツールにどんどん触れる立場の人とそうでない人とでは、同じツールを使いこなしてもらうことは難しい。

 ITが苦手な一般社員に情シスが慣れないツールを使わせようとしても、お互いに苦しくなってしまうだろう。両者の立場を包み込めるような解決策はないのだろうか。

コミュニケーションツールは「みんなにとって使いやすいか」を重視するべき

 サイボウズのビジネスマーケティング本部で、グループウェア「Garoon」のプロダクトマネージャーを務める池田陽介さんに解決法を聞いた。

池田陽介さん サイボウズ 「Garoon」プロダクトマネージャー 池田陽介さん

 エンジニアとして情報共有システムの導入や開発に関わった経験を持ち、これまで多くの企業のさまざまなケースを見てきたという池田さんは、「グループウェアやコミュニケーションツールの最も難しいところは、『職場の皆が使わなければ意味がない』ところ」と話す。

 「導入前には必要な機能や要件を全て満たしていると思えたツールでも、ふたを開けてみると現場の人に『使いにくい』と思われてしまった――というケースはよくあります。選定の段階で、新入社員からベテラン社員まで、皆にとって使いやすく、教育にコストや手間がかからないかどうかを見極めることが大事です」(池田さん)

 そんな池田さんが、「さまざまな人にとっての使いやすさを追求したツール」と語るのが、サイボウズのグループウェア「Garoon」だ。

 2002年9月に初代「Garoon」をリリースして以来、最新版に至るまで、特に追求してきた部分がある。ITにそれほど詳しくないユーザーや、IT機器そのものの操作に慣れていないユーザーでも使える「機能のやさしさ」だ。

 サイボウズ社内には、専用のモニタリングルームがある。Garoonを使い慣れたユーザーだけでなく、Garoonに触れたことのない情シスや一般社員などを招いては、モニタリングルームで実際にGaroonを操作してもらい、「ユーザーはどんな操作でつまずくのか」を見極めて改善を繰り返してきた。

 「ある操作に必要なクリック数を減らしたり、ボタンの表示を分かりやすくしたりといったこまやかな工夫を重ねています。具体的な改善点を製品やアプリにどんどん落とし込むのは、サイボウズの文化ですね。

 サイボウズが行ったユーザーアンケートでは、『70%の導入企業が、全ユーザーで活発に活用している』という結果が出た他、『初めてGaroonを使う人に使い方を教えるのは大変ではない』と答えたシステム管理者も76.6%いることが分かりました」(池田さん)

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事例から分かる「使いやすさ」の効果とは

 企業や組織が「使いやすいグループウェア」を探した結果Garoonにたどり着き、運用を続けているケースは多い。

 また、Garoonを導入した介護施設のユーザーは、「PC操作が不慣れな職員の多い病院事業部ですが、少しずつ導入は進んでいます」と話しており、Garoon自体の操作が簡便であるがゆえに、年配の方も負担なく機能が活用できると現場からも好評だという。

 Garoonは、一般ユーザーだけでなく「管理者側にとっての使いやすさ」も重視する。例えば「社内システムバラバラ問題」も解決できるという。

 「社内で別々のシステムを使っていても、Garoonを入り口として1つにできます。ワークフロー管理やスケジュール管理といった機能をまとめ、1つのパッケージとして使えるのも強みです」(池田さん)

Garoonなら、バラバラな社内システムがまとまる Garoonなら、バラバラな社内システムがまとまる

 ある中堅企業は、申請書や関係規程などのリンクに飛べる社内ポータルをGaroonで作成し、「ログインすれば、必要な情報が全て見られる」環境を整えた。以前は人事異動に伴う表示の変更なども一つ一つ手で行う必要があったが、現在は事前に変更点をまとめてアップデートできるようになり、情シスの負担が大幅に減ったという。

 ツールを導入しただけで、今すぐ職場のざんねんな情報共有を全て解消できるわけではない。さまざまなトラブルの基になっているメールも、社外とのコミュニケーションツールとして使われている以上、一切やめてしまうことは難しい。

 しかし、「問題をなくしたい」という現場と情シスの思いを意識しながらグループウェアの活用を進め、社内の情報共有を変えていくことが、多くの社員からストレスを取り除く効果につながるだろう。

 「サイボウズが行ったユーザー向けアンケートで、多くの機能を活用する人ほど満足度が高くなるという結果が出ています。『メッセージ』や『スペース』といったGaroonの機能をどんどん活用してほしいですね」(池田さん)

 情報共有の悩みは、職場のあらゆる人を巻き込むものだ。今、あなたの職場でざんねんな情報共有が起きていて、「こういう問題は仕方ないから」と諦める社員がいるのならば、今こそ働きやすい環境を整えるときだ。

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提供:サイボウズ株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2019年7月31日