IBMが「Notes」売却、わが社のグループウェアは大丈夫か？

レガシーシステムが新規ビジネスの足かせになって発生する経済的損失「2025年の崖」が話題となるなか、IBMは「Notes/Domino」の売却を発表した。古いグループウェアの使用を続けてきた企業にとって、システム移行のラストチャンスが来ようとしている。

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　IBMは2018年12月、グループウェア「Notes/Domino」をインド企業のHCL Technologiesに売却すると発表した。売却後のサービス体制について詳細はまだ明かされていないが、国内のNotes導入企業からは、これを機にサービスの移行を検討しようか、という声も聞こえてきている。

　Notesユーザーは、いよいよNotesをリプレースするべきか否かの分岐点に立たされている。移行先として有力なのはSaaS型グループウェアだ。ライセンス管理がシンプルになり、グループウェア全体の運用負荷が下がるだろう。オンプレミスに比べて数百万円単位でのコスト削減も視野に入る。

　だが、Notesからの移行にはNotes DBという大きな壁が存在する。ユーザーによって作り込まれ、日常業務に深くひも付いた業務アプリやワークフローだ。SaaS型グループウェアはどのように課題を解決するのか。ITmediaエンタープライズの編集長を務める岡田大助が「Microsoft Office 365」の導入を支援するSB C&Sの石 昕羅氏に話を聞いた。

Notesからの移行は「待ったなし」の状況にある

――IBMのNotes売却というニュースは、導入ユーザーに大きな衝撃を与えました。今後IBMブランドではなくなることや、サポートについてもどうなるのかと不安に思っている方々もいるのではないでしょうか。

石氏：　そうですね、まだIBMから今後のサポート体制について公式発表はありませんが、仮にサポートデスクがIBMではなくなったら、IBM純正製品であるからこそのノウハウなど、メリットが薄れてしまうのでは、といった声も聞こえます。「IBMの製品だから安心」という理由だけでNotesを使い続けていた企業もあると思います。

――いずれにせよ、Notes自体のリプレースを検討する企業も増えることでしょう。サポート体制以外で、ユーザーはNotesに対してどのような課題を抱いていると思いますか。

石氏：　Notesは約30年前に開発されたグループウェアですから、多くの企業がオンプレミスでの運用をしています。サーバの保守やハードウェアの定期的なアップデートが必要で、負荷が高いと感じているユーザーも多いでしょう。そしてNotesのライセンス体系は、現在から見ればとても複雑です。コストや業務への影響を懸念して、アップデートをせずに使っているユーザーもいらっしゃるのではないでしょうか。

移行先にOffice 365を推す、3つのメリット

――Notesからの移行は「待ったなし」の状況だというわけですね。SB C&Sがリプレース先に「Microsoft Office 365」を推す理由は何でしょうか。

石氏：　第一のメリットはコスト面の改善です。「ユーザー数300人」という条件で比較すると、年間で数百万円のコストセーブが可能です。

Notes／Office 365コスト比較（概算）

石氏：　第二のメリットはライセンス管理のシンプル化です。Notesのライセンス体系はプロセッサ数やサーバ台数などから算出する「サーバライセンス課金」、データベースに対して発生する「アプリライセンス課金」、ユーザー数に応じて変化する「メールライセンス課金」といった3段階に分かれていて非常に複雑です。

　Office 365ならば、費用は「ユーザーライセンス数」のみで決まります。業績が伸びて従業員が急に増えたとしても柔軟にライセンス数を変更できるのは、クラウドサービスの良さだと思います。

　オンプレミス運用の場合、ライセンスの増加に伴ってサーバの増設も必要になります。実際に必要な性能よりもオーバースペックのサーバを置いたり、ライセンスを多めに確保しておいたりといった対策をしている企業も多いでしょう。クラウドベースのサブスクリプションモデルであれば、サーバのスペックを気にする必要も余剰を持つ必要もなく、簡単にアカウント数の変更や権限の付け替えができます。

Notes／Office 365ライセンス体系比較

石氏：　第三のメリットは運用負荷の削減です。クラウドサービスであれば、サーバメンテナンスやシステムアップデート、セキュリティリスク対応といった保守業務をベンダーに丸投げできます。情報システム部門の負荷が下がり、より生産性の高い業務に取り組めるようになるでしょう。

SB C&Sが日本語での手厚いサポートを提供する

――世の中にクラウド型グループウェアは幾つかありますが、Office 365を選ぶ理由は何でしょうか。

石氏：　「Microsoft Excel」や「Microsoft PowerPoint」などに代表されるように、Microsoft Officeは業務ソフトのデファクトスタンダードになっています。現場にとって使い慣れたツールですから、グループウェアをOffice 365にリプレースすることに対して抵抗感が小さいのではないでしょうか。

　スマートフォンやタブレット向けのアプリも提供されています。場所や端末を選ばず、昨今ニーズが高まるテレワークなどの多様な働き方にも対応できます。

　「オンプレミスに比べると、クラウドはセキュリティ面で不安」という人もいますが、Office 365は、例えば金融機関や政府機関でも使われるような高いレベルのセキュリティを確保しています。

　何よりもSB C&Sが国内にサポートデスクを設け、電話やメールでの無償サポートに対応しています。ご自身で問題解決をしたいというユーザー向けのFAQサイトも充実させています。

FAQサイト

リプレース最大の壁「NotesDB」をどうするのか

――実際のところ、Notesからのリプレースで最大の障壁となるのは「NotesDB」の存在だと思います。作り込んだ業務アプリやワークフローが使えなくなることを危惧してリプレースに踏み切れないユーザー企業は多いのではないでしょうか。

石氏：　NotesDBの作り込みすぎたソフトウェアがあると、Notesに詳しいエンジニアを何人か抱え込んで維持する必要があり、あるいはそこの保守を外注しないといけません。それは企業にとって負担になっていると思います。Office 365には「Microsoft Flow」という理解しやすいツールがあります。アイコンのドラッグアンドドロップで作成できる、ノンプログラミングの自動化ツールです。簡単な業務アプリであれば、現場の作業者が自分で作ってしまえますし、公式サイトのテンプレートをそのまま利用するだけでも便利になります。

――そうなると管理者が知らないところで自動化ツールがどんどん作られる「野良ロボット」の問題が出てきませんか。部分最適化が散在して、かえって全体の業務効率が落ちてしまう可能性もありそうです。

石氏：　管理者はFlowの作成ログをチェックできます。「知らない間に勝手な自動化がされている」といった事態は起きません。管理者側でユーザーアカウントごとの機能制限も設定できます。ユーザー単位で細かく権限を決められるので、Flowを使えるユーザーを限定した運用も可能です。

Flow作成画面

石氏：　もっと細かく業務アプリを作り込みたいならば、少しコーディングの知識も必要になりますが「Microsoft PowerApps」があります。いずれも管理者側が検知できないところでの開発はできない仕組みになっていますので、「野良ロボット」の心配はないでしょう。

Office 365を「ポータル」としてシームレスに使う方法

――最後に「Office 365はNotes代替の『グループウェア』になり得るのか」という点をお尋ねしたい。便利な業務アプリの集合体というイメージはありますが、「社内ポータル」として見た場合はどうでしょうか。

石氏：　グループウェアとしてのリプレースの価値は十分にあると思っています。確かにOffice 365はExcelやPowerPointなどの業務アプリがバラバラに配置されていて、ユーザーがやりたいことに合わせてアプリを立ち上げるといった使い方になりがちです。

　そこで社内ポータルとして活用したいというニーズに応えるソリューションとして「Powell 365」を併せて使うことをお勧めします。Office 365のユーザーインタフェース（UI）をグラフィカルに統一するUI／UXの向上ツールです。

見慣れたアイコンが並ぶ、Office 365標準UI

Powell 365を使用すると、アプリケーションを意識せずシームレスにOfficeの各機能を使える

　素の状態のOffice 365に物足りなさを感じるならば、Powell 365でリッチな社内ポータルに仕立てられます。レスポンシブデザインにも対応し、自動的にスマートフォン用レイアウトも完成します。Office 365のアプリをシームレスに利用したい方や、SharePointの標準機能に物足りなさを感じているユーザーにオススメです。

　Powellを利用する人には、無料の携帯アプリもありますので、ユーザーが簡単にアプリストアからダウンロードして、社内ポータルを携帯に適したサイズで見ることができます。

　アプリはiOS、Android両方対応しています。

Office 365導入のご相談は、Office 365相談センターへ

長年のMicrosoftビジネスで培った多様かつ豊富な知見・経験と、各分野のエキスパート企業とのパートナーシップを生かし、法人企業におけるOffice 365の導入前のご相談窓口を運営しているSB C&S。もしOffice 365の導入を検討中なら、同社が運営する『Office 365相談センター』にぜひ問い合わせを。専門スタッフが、Office 365の導入を強力にサポートします。

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