働き方改革、従業員の働く意識を変える「強い仕掛け」とは：ITツールは生産性向上にどこまで有効か？

法律があっても制度を作っても、従業員の働き方は一向に変わらない。多くの企業が働き方改革を実践する中で感じる課題だろう。この問題を解決すべく、管理職と従業員の双方の意識を変える「強いしかけ」を持つITツールがある。

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　「働き方改革」といっても、管理職が強制的に労働時間を制限したところで個々の従業員が受け身のスタンスでは状況は大きく変わらない。やることの整理もやらないことの選択も、個々の従業員の意識次第だからだ。時間をつくったり、効率化したりすることは、意識付けがなければかなわないものである。

　だからこそ、改革を推進する側には、制度だけでなく管理職を含む全員が意識を変えるための「強い仕掛け」が必要だ。人の行動を変えるためのデザインが施された仕組みが効果を示しているという。その仕組みを聞いた。

組織に染み込んだ“だらだら残業”文化を断ち切るには

　企業の生産性向上と健康経営を支援する目的で、2019年4月1日、いわゆる「働き方改革法」が施行された。罰則規定もあることから対策を講じた企業がほとんどだろう。だが、規制対応として管理部門が強制するだけでは本質的な問題解決にならず、現場に対応を押し付けることで組織全体が疲弊するリスクを負う可能性も高い。

　こうした中、富士通エフサスは「TIME・STYLE・PLACE・Co-Creation」という4つの観点から顧客企業の働き方改革を包括的に支援している。TIMEは時間の有効活用、STYLEは場所を問わない働き方、PLACEは働きやすい職場環境、Co-Creationはお客さまとの共創を意味する。

　このうちTIMEのカテゴリーで提供するのが、“時間”に着目した働き方改革ソリューション「FUJITSU Software TIME CREATOR」（タイムクリエイター）だ。「働く時間の見える化を実現することによって価値ある時間を創り出す」というコンセプトで開発されている。機能としては長時間労働是正とPC利用時間可視化の2つで、その設計思想は個人と組織の労働時間管理を根本から変えるものだ。

　富士通エフサス　武野正浩氏

　なぜ日本人は長時間労働が常態になってしまうのか。「1人当たりの仕事量が多い」「時間当たりの生産性が低い」という理由も確かにある。しかしそれらもさることながら、個人や組織の労働時間意識も背景にある、と富士通エフサス　取締役　ビジネス企画推進本部長の武野正浩氏は語る。

　「かつて、社内には終業後も何となく会社に残る“だらだら残業”の文化が蔓延していました。そこには『上司が残っているのに部下として先に帰れない』『時間をかけて完璧なものを作り上げたい』といった日本人特有の感情もあったように思います。しかし、もはやそういう文化に一区切りをつけ、時間の有効活用を意識する時代が来ていると思います。TIME CREATORは、個人の働き手に対して『自発的に時間を創り出す』よう時間意識の向上を促すソフトウェアです」

時間意識の向上を促す「強い仕掛け」

　既に国内約250社の導入実績を誇るTIME CREATORには、前述の通り長時間労働是正とPC利用時間可視化という2つの機能がある。

　長時間労働是正機能は、具体的には不要不急の残業を抑止する。残業が不可避だと思われる日、従業員はTIME CREATORを通じて定時前に残業の予定時間とその内容を申請する。その申請を上司が承認すればそのまま残業できる。しかし事前に残業申請をせずに終業時間を迎えたり残業の申請が却下されたりすると、TIME CREATORはPCの画面いっぱいに警告メッセージを表示してシャットダウンする。

　残業抑止だけでなく、コミュニケーションの起点としても機能する（出典：富士通エフサス）

　それ以降は残業申請の承認を得なければPCでの作業を継続できない。一見、非情な行為のように見える。おそらく導入直後は現場の反発は少なくないだろう。しかし、それでも“だらだら残業”文化を根絶するには、このような仕組みを使って従業員が日常的に時間を意識する習慣を身に付けさせることが重要だ。

オフィスの内外を問わず、業務負荷を把握するコミュニケーション基盤として

　富士通　丸子正道氏

　　富士通の丸子正道氏（システムプラットフォームビジネス本部　プロダクト企画統括部　プロモーション推進部　部長）は、この機能が強制力のある強い仕組みというだけでなく、コミュニケーションを円滑化する仕掛けを用意するものだと説明する。上司は申告のプロセスを徹底することで当人がどのような業務で残業せざるを得ない状況なのかを把握し、いち早く支援に動けるようになるからだ。

　「近年はテレワーク制度やフリーアドレスなどの導入も進んで、物理的に部下の就業状況を把握するのがますます難しくなっています。TIME CREATORがインフラとして存在していれば、環境に関わりなく状況を把握できるため、残業する当人としっかりコミュニケーションを取ることができます。もしその残業作業が分業可能であれば、チームメンバーで再分配するといった他の対策を講じることもできます」（丸子氏）

日報ナシで業務を報告も、PC利用時間可視化機能

　もう一つの機能であるPC利用時間可視化は、PCを使ってどんな作業をしていたかを計測し、可視化するものだ。メールチェックなら「コミュニケーション」、プレゼンテーションソフトを使用するなら「資料作成」という具合に事前に業務内容とひも付けをしておけば、あとはTIME CREATORが自動的に分類して集計結果をグラフ表示する。設定次第では業務日報の代わりにも使えるだろう。

　自動で作成されたグラフを見ると、「何の作業に時間を取られていたのか」が一目瞭然になり、自身の働き方を再認識し、意識を変えるための“気付き”を得られる。「生産性向上は、ある意味でダイエットと同じ。まずは現在の体重を測ってこそ、この先どうダイエットすべきか対策が立てられます。まずは仕事の現状を把握し、気付くことが重要です」（武野氏）

　働き方可視化機能の概要《クリックで拡大》

可視化の例（個人画面：月次）　自分自身の作業時間の割合を一覧できる《クリックで拡大》

可視化の例（個人画面：当日）　どの作業にどのくらいかかったかを自動的に記録して可視化《クリックで拡大》

自社の営業部門の残業時間短縮でも効果を発揮

　

　組織にとっても可視化で得られるメリットは大きい。実際に、富士通エフサスが自社の営業部門の業務時間におけるPC利用状況を分析したところ、大半が顧客企業への提案資料作成に多くの時間を割いていることが明らかになったという。この結果を受けて業務効率化を図るべく、提案資料で頻繁に利用する図版やグラフを部品化したデータベースを開発した。すると、営業担当者の残業時間が大幅に減少したという。

　同様にマーケティング部門は問い合わせ対応業務の負荷が高い状況が明らかになったという。メールや電話が多く寄せられることは歓迎すべきことなのだが、それだけに追われると本来業務である企画やプロモーションに時間を割けない。対策として同部門には問い合わせ対応用のチャットbotを導入。頻繁に寄せられる定型的な質問には自動応答できる環境を整えた。

　「TIME CREATORは、基本的には個々の従業員が自ら働く時間を見つめ直すことで効率化やワークライフバランス向上を目指します。これに加えて、定量的に多くのデータを得られるため、組織として対策を講じるすべも用意しています。PC利用状況の分析結果から負荷の高い事務処理を特定することで、RPAツールの活用やAIの採用等の投資を検討する基礎データにもなります。より良い組織マネジメントにつなげていただけるのが大きな特徴です」（武野氏）

【column】柔軟な働き方を実現するためのノートＰＣとは

　富士通エフサスはさらなる企業の働き方支援を目的に、自由で柔軟な働き方を実現するためのツールとしてのノートPC「FUJITSU LIFEBOOK」シリーズを提供する。

　特に「LIFEBOOK U939シリーズ」は、標準バッテリーの駆動時間が約9.5時間でわずか約777グラムと軽量だ。持ち運びが負担にならず、時間と場所を選ぶことなく快適に使える。また、一般的なモバイルPCは、軽量化目的のため、コネクタ類を最低数に抑えることが多いが、LIFEBOOK U939シリーズは、USB Type-Aの他にType-Cを２ポート持ち、Wi-Fi環境が無いところで便利な有線LANコネクタが使えるなど、制約が多い執務環境でも不自由なく利用できる設計になっている。