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» 2020年11月11日 10時00分 公開

「ウィズコロナ時代のゲームルール」で勝つ:結局、自動化とは何か? デジタル化社会をRPAで勝ち残る「3つの要件」

個人と組織はどうすればデジタル化を味方に付けられるのか。RPA総研が開催した「オンラインイベントリレー 2020 Autumn」のキーノート「結局、自動化とは何か? デジタル化とは何か?」のポイントを紹介する。

[PR/ITmedia]
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デジタル化、会社だけでなく自分自身をも発展させるために必要なこと

 新型コロナウイルス感染症(COVID-19)によって生じたコロナ禍を受けて、社会やビジネスのデジタル化が急速に進む。デジタル庁創設を例に挙げるまでもなく、新たな様式への変革は国全体で加速するだろう。

 企業がデジタル化の潮流に乗り、発展するにはどうすればよいのか。従業員という個々人の単位で何を考え、何を目指すべきなのか。解決の一助となり得るパネルディスカッションが「オンラインイベントリレー 2020 Autumn」(主催:RPA総研、2020年10月12〜16日)で実施された。デジタル化の中で最も身近なものの一つとなるRPAに焦点を当て、個々人の単位で自動化と働き方をどう受け止めるかを中心に議論を深めた。

 本稿は、キーノート「結局、自動化とは何か? デジタル化とは何か? 〜RPAで考える『ウィズコロナ時代のゲームルール』で勝つ方法〜」の様子を紹介する。登壇者は圓窓の澤 円氏、RPA導入の成功体験を持つ大阪府箕面市前市長の倉田哲郎氏、RPAユーザーとしての成功事例を持ち、販売代理店も運営するコニカミノルタジャパンの藤塚洋介氏、オートメーション・エニウェア・ジャパンの米田真一氏だ。モデレーターはアイティメディア 統括編集長の内野宏信が務めた。

自分の仕事と会社をどうしたいのか、「DXを自分事化」する

 議論は「社会全体がデジタルを中心に大きく変わろうとする中で、各社、各人はデジタルやデジタルトランスフォーメーション(DX)という概念をどう捉えるべきか」という内野の問い掛けから始まった。

 澤氏が口火を切る。「日本はエンジニアリソースの70〜80%がITベンダー側にあり、DXが『売り物』になりやすい。売る側の都合でDXがリードされるというリスクがある。しかしDXはベンダーにリードしてもらうものではなく、自分たちの働き方を自分たちでアップデートする取り組みだ。『外部にやってもらおう』というマインドセットを変えることが重要だ」

 澤氏は、現在の状況はインターネットが登場した25年前と似ていると続ける。インターネットの有無で世界は別物に変わった。これを味方にするために主体的に取り組んだ企業が先駆者利益を得たことはご存じの通りだ。「業種業態を問わず、全てのビジネスパーソンがデジタルで何ができるのか考えることが重要だ。つまり『DXは全ビジネスパーソンの自分事』と定義付けられる」(澤氏)

 同じ問いに対して藤塚氏は「DXはバズワードと受け止められがちだ。重要なのは、自分の会社を、自分の仕事をどうしたいのか、しっかり考えることだ」と回答する。米田氏は「RPAは、ツールを入れるだけで成果を出せるものではない。ユーザーが成果を獲得できるように向けてフォローすることがベンダーにとって重要だ」とコメントする。

いずれロボットは相棒になり、ロボットとの共創が人の能力を拡張する

 ではDXを自分事とする上で手段となるRPAをどう受け止めるべきなのか。澤氏は次のように答える。

 「RPAは働き方改革やAIの文脈で語られるが、目的と手段が混同されがちだ。『RPAを運用でカバーする』といったコントのような事態にもなりかねない。大切なのはRPAで何をしたいのかを考えること。その前段として、業務のどの部分が置き換え可能なのか、圧縮できるのか、業務の棚卸しをすることが不可欠だ」

 テクノロジーの価値は「時間と空間の問題」を解決することにある。RPAをどう導入するかではなく、RPAに何をさせれば自分と会社の制約を取り払えるかを考えることが大切というわけだ。

 米田氏は「日本企業のRPAへの取り組みは世界に先駆けて進んでいたものの、2019年ごろまで『自分のPC業務の自動化』にとどまり、全社的なものに広がらない傾向が強かった」と言及し、大きな成果を出すには視野を広げて組織全体で業務を棚卸しして、適切な所から手を付けることが大切だと助言する。

 藤塚氏は「目的を見定めること」「組織全体で取り組むこと」に加えて「人にフォーカスすること」の重要性を指摘する。コニカミノルタはDigital Workforce事務局を設置し、RPA活用を推進している。ミッションとして掲げているのは「誰もが作業じかんから解放され『IKIGAI』を探求できる社会」の実現だ。

 「『2022年までにすべての従業員とお客様が“ロボット=バディ”を持っている社会を目指します』をビジョンとして、ロボットが相棒のような存在になることを目指している。ロボットが集めたデータを使って人が新しいビジネスアイデアを生み出せるような、人とロボットが共創する環境を整備する。新しい価値創出の在り方が人の能力を拡張し、働き方や生きがいの向上につながる」(藤塚氏)

ハンコ文化を変革 「意識の変化」が成果につながった大阪府箕面市

 藤塚氏は、未来の話だけではなく現在の課題の解決にも人にフォーカスすることが重要だと訴える。業務課題の8割は人や組織に関わる問題だからだ。

なぜ人にフォーカスすることが重要なのか(出典:コニカミノルタ)

 大阪府箕面市のRPAプロジェクトは、それを裏付ける好例だ。市役所の業務の中には、審議会や公聴会など多数の会議に出席する外部委員への報酬支払い事務がある。マイナンバーの取り扱いを含む業務で、調べてみると支払い資料作成業務が年間で約3000件、法定調書の作成業務が年間で約1500件に上った。

 倉田氏は「総務部門だけでこなすのは難しく、人為的なミスの発生も懸念された。そこでRPAによって作業の効率化、人為ミスの抑止、個人情報の機密保持ができると考えた」とプロジェクトを振り返る。

 きっかけこそ管理部門トップの要請だったが、RPAという手段は現場担当者の発案だった。オートメーション・エニウェアの協力を得て、2019年10月からRPA化の実証実験を始めて実効性の確認をし、入札を経て2020年度から本格実施に至った。箕面市は、1件当たり約15分かかっていた作業をRPAで自動化して年間1125時間(146日)削減することに成功した。

 だが全てがスムーズに進んだわけではない。澤氏がプロジェクトの障害について質問すると、それは人に起因するものが中心だったという実態も浮かび上がる。倉田氏は「まず挙がったのは、RPAできちんと業務をこなせるのかどうかという職員の不安だった。説明の場を多数設けて、真摯(しんし)に話し合うことで払拭(ふっしょく)することに務めた」と言う。

 ただしプロジェクトを加速させたポイントも人の意識にあった。「次に大きな課題になったのは、ハンコ中心の事務フローの中で何を自動化するかという問題だった。職員はハンコの必要性をうすうす疑問視していたが『やめてもよい』とまで考えていなかった」(倉田氏)

 理由は「規則で決まっているから」だった。倉田氏が「規則を変えたらいいのでは」と提案すると職員に驚きをもって受け入れられ、議論が活性化したそうだ。

 「『このハンコは省けるね』『このプロセスは短くなるね』と話が急速に進んで、職員の意識と発想が変わった。ハンコネイティブな仕組みや文化が、ちょっとした意識の転換でデジタルネイティブへと切り替わった。今も取り組みは継続している」(倉田氏)

 既存の規則や慣習が個々人の発想を阻害するケースは他にもあるだろう。倉田氏は「RPAを単純に適用するだけでなく、仕事のやり方を棚卸しして各フローの意義や必要性を再検証し、合理的なやり方に考え直してデジタルネイティブに変える。その過程と成果を個々人が体験したことが重要だった」と強調する。

RPAプロジェクトを成功させる「3つの要件」

 藤塚氏もコニカミノルタのRPA事例を紹介する。コロナ禍で資材の物流が制限されたことに伴い、受発注内容を手作業でチェックする必要に迫られた。RPAでチェック作業を自動化することで年間2880時間発生すると見込まれた作業のうち85%を削減し、420時間で済むようになった。

 「プロジェクトは10日間で完了した。成功のためのポイントをまとめると理解、体制、継続の3つだ。『RPAの使い方とプロジェクトに対する個人と組織の理解』『組織全体で活用するための体制』『取り組みを継続、改善すること』。明確な目的と3つのポイントがそろっていれば、短期間で成果は得られる」(藤塚氏)

 米田氏は議論を踏まえて「ツールにも3つのポイントを後押しする工夫を盛り込んでいる」と解説する。オートメーション・エニウェアが提供するRPAプラットフォーム「Enterprise A2019」のインタフェースを見せながら、ユーザーが直感的に扱えることを説明する。

RPAプロジェクトの内製化を支援するユーザーのリテラシーを問わない操作性(出典:オートメーション・エニウェア)

 「Enterprise A2019は、あらゆる業務をノーコードで簡単に自動化できる。外部に依頼せずともプロジェクトの内製化を狙える。高度な管理やセキュリティ、24時間稼働できるスケジュールリモート管理機能によって、組織として安全かつ効率的に成果を追求できる信頼性を保証する」(米田氏)

 自社単独でプロジェクトに乗り出すのは難しい側面もある。オートメーション・エニウェアやコニカミノルタをはじめとするパートナーがプロジェクトへの伴走を提供する体制を整えている。RPA導入のハードルは解消されるだろう。

 澤氏は「デジタル化の必要性を痛感させられた今こそ、足を踏み出すには良いタイミングだ」と指摘する。働き方や業務の在り方をデジタルでどう変革するのか。ツールも支援もそろっている。既存の在り方に捉われず、アイデアを実行してほしい。

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提供:オートメーション・エニウェア・ジャパン株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2020年12月10日