Special
» 2022年01月17日 10時00分 公開

DXが進んでもExcelけい線出力の呪縛から逃れられないのはなぜかExcelに潜む時間泥棒に気を付けろ

生産性向上をうたったさまざまなITツールが登場しているが、いまだに多くの人が「当たり前」と思い込んでいて、気付かぬうちにそれなりの時間を割いてしまっている業務がある。CSVデータを元にしたちょっとした社内資料作成や提出するためだけの書類作成がそれだ。

[PR/ITmedia]
PR

「印刷プレビュー」との戦い、大切な従業員にいつまでやらせるつもり?

 業務のデジタル化が進んでいても、「ちょっとした報告」や「記録の伝達」「確認」のためにCSVデータを出力して体裁を整える場面はまだまだ残っている。例えば、システムのログやセキュリティツールのデータなどを出力して運用状態を確認したり、監査用に書類として保管したりするケースがそれにあたる。また、PCモニターでは一覧性が悪いため印刷された内容を俯瞰して把握したいというニーズも根強い。いずれも、業務を遂行するためにはデータではなく一覧性のある「見やすいかたちで出力されること」が求められるものだ。

 これらは請求書のような定型の帳票とは異なり、担当者が必要に応じてその都度「Microsoft Excel」などの表計算ソフトを駆使して、「データを確認する書面」を1から制作することがほとんどだろう。

 表計算ソフトで見やすい書面を整えるには、相応の労力がかかる。けい線を引いたり幅や高さを調整したり、改行・改ページを入れたり……がすぐに思い付くが、それだけではない。画面上で苦労して調整し「印刷プレビュー」も確認したのに、実際の出力結果は表示がずれるケースもよくある。印刷結果を見て、PCに戻り調整を繰り返すことは、業務現場の“あるある”だ。このように書面を整えて出力すること自体は主業務ではなく、あくまで主業務を効率よく行うための準備作業だ。このような準備作業に優秀な従業員が、1日当たり数分から数十分、年間50時間以上も費やしていたとしたら、労働生産性が落ちてしまうのは当たり前だ。

アイ・コン 山本 由美子氏 アイ・コン 山本 由美子氏

 隠れた「時間泥棒」としてあらゆる企業の業務に潜んでいるのが、この「一過性の資料のため帳票化できないが、あらゆる従業員が頻繁に対応する資料作成作業」だ。

 「こうした帳票の多くは、自分の業務のために個人で作ることが大半です。部門長が経営層向けの書類を自分で作ることがあるでしょう。表計算ソフトの操作に四苦八苦して、プリンタとデスクとを行ったり来たりする部長──などという残念なシーンは意外と多いようです」と、アイ・コン 企画室の山本 由美子氏は指摘する。

「まほうの帳票『csvラポ』」とは? データ形式に合わせた「理想的な書式」 見やすさの理由

 アイ・コンが提供するのが「まほうの帳票『csvラポ』」(以降、csvラポ)だ。帳票という名前から定型の帳票サービスと誤解されがちだというが、提供するのは定型帳票の真逆の機能だ。

 CSVデータを登録するとcsvラポがカラムの内容を分析して最適な表現で視認性の高い帳票をすぐに作成する。ポイントは、CSVデータを投げ込めばどんなデータでも整形することだ。一度きりしか使わないデータであっても手間をかけずに分かりやすい表現を自動で生成する。

 一度きりの資料作成で多くの読者が苦悩するであろう、フォントサイズの影響によるセル内の文字表示の欠けやけい線設定のずれ、改ページのミスによる印刷失敗などの問題を回避できる。

図1 通常の帳票システムが定型作業の書類をフォームに落とし込む(左)のに対してcsvラポは受け取ったデータに基づいてその都度最適な出力をする(右)(出典:アイ・コンの説明資料) 図1 通常の帳票システムが定型作業の書類をフォームに落とし込む(左)のに対してcsvラポは受け取ったデータに基づいてその都度最適な出力をする(右)(出典:アイ・コンの説明資料)

 アイ・コンはもともと定型帳票向けのシステム「風神レポート」を約20年にわたり開発・提供してきた。帳票システムを作成する中で求められる出力表現については多くの知見を持つ。

 例えば表計算ソフトで複数ページのリストを出力する場合、2ページ目以降には項目名が表示されないが、視認性を高めるには全てのページで項目名が示されていた方がよい。同じようなデータでも、行折り返しをして文章を収めるべき項目やカラムサイズを自動調整して可読性を高めるべき項目、カラムサイズを縮小するべき項目などを独自のルールとして持っており、csvラポはそれに基づいて読みやすい表現で出力する。

 他にも、項目は少ないものの件数が多いデータの場合、一列で成型すると複数ページにわたってしまうことがある。しかし、項目が少ないならば1ページにまとめて俯瞰したり比較したりできる方が望ましい場合もある。csvラポはこうした条件のデータを受け取ると1ページの中で自動的に段組みをして一覧性を高めることもできる(図2)。

図2 成績一覧表の出力例。通常は複数ページになるところを自動的に同一ページ内で折り返した上で項目名のヘッダも自動で追加する(出典:アイ・コン提供資料、掲載氏名などは全てデモ用の架空のもの) 図2 成績一覧表の出力例。通常は複数ページになるところを自動的に同一ページ内で折り返した上で項目名のヘッダも自動で追加する(出典:アイ・コン提供資料、掲載氏名などは全てデモ用の架空のもの)

 全てにけい線を引くとデータが見にくくなるデータに対しては、あえてけい線を省いて視認性を高める処理も自動で行われる。例えば入荷実績や出荷実績などのリストは、項目単位よりも取引先1件ごとに内容をチェックすれば効率が良い場合がある。項目が多いならば、短い文言でもセル内で折り返した方が見やすい。これらの判断もcsvラポが自動で判定する。

 他にも都度の集計では手間が掛かるデータはある。自由記入欄のあるアンケート結果を集計すると該当項目のデータの長さがバラバラになってしまうことがある。表計算ソフトで長文を「折り返し表示」にしたとしても、“よい感じ”にセルの高さや幅を調整するのは困難で、全件の記入内容をミスなく読める形で出力するのは手間が掛かる(図3)。

図3 自動記入欄のあるデータの出力例。自動的にセルの高さや幅を調整する(出典:アイ・コン提供資料、氏名などは全てデモ用の架空のもの) 図3 自動記入欄のあるデータの出力例。自動的にセルの高さや幅を調整する(出典:アイ・コン提供資料、氏名などは全てデモ用の架空のもの)

 「絶対に必要であり、必要になったときには見やすくまとまっていなければならないが、1年を通してほとんど使われない」という書類もある。コンプライアンスやセキュリティの監査証跡として記録しておくシステムログ、コンタクトセンターのサポート履歴、経理部が確認する経費の詳細リストなどがそれだ。コストをかけて開発するまでもないが、正しく出力されていなければならない書類であるがゆえに、担当者の努力と労働時間にたよった運用になりやすい。

 「もしリソースに余裕があったとしても、元のデータから一度で望む通りのフォームを作成することは困難です。フォームを作成しても事前にCSVファイルなどの投入データを調整しておく必要があります。さまざまなデータが発生する中で、ただ見やすくまとめたいというニーズに特化したのが『csvラポ』です。データの形式を分析し、見やすい書面を自動的に作成するソリューションです」(山本氏)

CSVデータから自動的に出力形式を分析&出力 API経由の操作にも対応

 csvラポは現在のところSaaSとして提供されており、CSVファイルをアップロードするだけで上に挙げたような図表を作成できる。csvラポの「まほうの帳票 体験サイト」では、手持ちのCSVデータを出力可能なPDFファイルやExcelファイルに変換できる。

 「見やすい書類は、データ分析の前処理としても有用です。例えばアンケート調査では、細かな分析の前に全体をチェックして傾向をつかみ、仮説を立てたいというニーズがあります。csvラポが自動的に見やすい表にまとめれば、事前チェック作業を短時間に済ませられるようになります。ほんの一時しか使わないような確認書類も、自動的に作成できるのであればストレスにはならないでしょう」(山本氏)

Web API経由のアプリ間連携やSaaS向けプラグイン、オンプレミス版の提供も

 csvラポには前述のWebサービスの他、Web API経由でのアクセスが可能なので、社内システムや業務アプリケーションなどと連携することも可能だ。他のクラウドサービス(SaaS)と連携するプラグインも開発しており、現在はサイボウズ「kintone」の連携プラグインを提供している。csvラポはWebアプリ開発ツールであるkintoneに一覧の読みやすい印刷出力機能を提供し、kintoneを使った業務を補完する役割を果たしている。

 すでにこの組み合わせを採用した事例もある。北九州市社会福祉協議会は、市内の社会福祉事業施設や団体従事者を対象とした共済事業の管理プラットフォームとしてkintoneを利用している。同会の業務はkintoneで管理するデータを抽出したのち、画面に表示される一覧を印刷する必要があった。Webブラウザの印刷機能では不要な画面も印刷されてしまう。かといって、kintoneの標準機能では思うような一覧印刷ができなかった。kintoneが提供する帳票プラグインを使う方法も検討したがページごとに開発が必要で、運用負担も無視できなかった。

 csvラポであればフォームを作る必要がなく、kintoneの画面が変化してもチューニングする必要がない。プラグインで連携しているため、一覧画面に設置したボタンをクリックするだけで誰でも帳票を出力できる。開発費用がかからず、月額費用も安価なことが導入の決め手となったという。

 このようにcsvラポはSaaSやWebアプリにちょっとした印刷機能を付加する際にも使い勝手が良い。セキュリティポリシー上、SaaSを利用できないシステムやデータに対応するため、現在はオンプレミス版提供の準備を進めていることから、今後はさらに使える場面が増えるだろう。

 「今後は、さまざまなクラウドサービスやシステムインテグレーターとの協業を図り、kintoneプラグインのような付加価値サービスを提供したいと考えています。さまざまな“見やすい帳票”が必要となる業務シーンを広範にサポートできるよう、サービスの強化に努めます」(山本氏)

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.


提供:株式会社アイ・コン
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2022年2月11日