Excelの“良いとこ取り”を実現した“脱Excel”プロジェクト管理法とは？

Excelでのプロジェクト管理は「どれが最新版か分からない」「取引先と共有しにくい」などの課題がある。Excelの便利さを受け継ぎつつ、そういった課題も解決できるプロジェクト管理法とは。

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　DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する企業が増える一方で、企業にはいまだに非効率的な業務が数多く存在する。その一例が「Microsoft Excel」（以下、Excel）によるプロジェクト管理だ。多くの企業がExcelでプロジェクトを管理し、時間や労力がかかる、ミスが減らないといった課題に直面している。課題を克服し、効率化を実現するために何が必要なのだろうか。

労働生産性を妨げるExcelによるプロジェクト管理

　Excelはデータの集計や分析には有効なツールだが、これをタスクやプロジェクトの管理に採用し、本来の用途から懸け離れた使い方をしている日本企業もあるという。

　Smartsheet Japanの平松直樹氏（オペレーション・ディレクター）はExcelを用いたプロジェクト管理が業務を非効率にする理由を次のように述べる。

Smartsheet Japan　平松直樹氏

　「企業規模を問わず、多くの企業がExcelでプロジェクトを管理しています。ガントチャートをExcelの図で作成し、スケジュールの変更に合わせて線を一つ一つ動かしている企業もあると聞きます。Excelの管理に手間がかかるだけでなく、煩雑な入力を繰り返すことで、ミスが起こる確率も高くなります」（平松氏）

　複数の企業が関わるプロジェクトでは、進捗（しんちょく）状況を記載したExcelファイルを電子メールで頻繁にやりとりすることになる。その結果、コミュニケーションの工数がかかるだけでなく、受信側がファイルを見落とすことでバージョン管理にミスが生じ、プロジェクト全体に深刻な影響が出ることにもなりかねない。

　Excelで作られたプロジェクト管理ツールは「VBA」（Visual Basic for Applications）により複雑なプログラムが組まれることもある。作成者が異動・退職しているとプログラムがブラックボックス化し、正しく動作しない時の修正にも工数がかかる。

　「Excelによるプロジェクト管理は多くの手間がかかる上にミスを引き起こしがちです。プロジェクト管理に見合ったツールを選ぶべきです」（平松氏）

Excelによるプロジェクト管理の課題を解決する「Smartsheet」

　こうした課題を克服するのが、クラウドベースのプロジェクト管理ツール「Smartsheet」だ。同製品は本稿執筆時点で「Fortune 500」企業の80％、「Fortune 100」企業の90％が利用している。平松氏によると、Smartsheetの導入事例は2000以上あり、特にマーケティング部門やIT部門の利用が多いという。

図1：Smartsheetの利用イメージ（Smartsheet Japan提供資料）

　Smartsheetはクラウドでプロジェクトの進捗状況を管理、可視化するため、ユーザーは添付資料も含めて常に最新のスケジュールを確認できる。データの入力フォームとして「Web Forms」と呼ばれる機能を用意しており、これを使ってデータを更新すると、タスクの期限や担当者など、それにひも付くタスクの情報が全て自動で更新される点も特徴だ。

　「Web Formsで入力したデータはプロジェクト全体に自動で反映されるため、関連する箇所を一つ一つ手作業で修正する必要がありません。操作ログが記録されて更新部分にタイムスタンプが付与されるため、どこが変更されたのかを確認しやすく、更新ミスの防止にもつながります」（平松氏）

　ユーザーは自分に割り当てられたタスクのみを表示でき、どのタスクにフォーカスすべきかが一目で分かる。用意されているひな型を使って、スケジュールを可視化するダッシュボードをノーコードで簡単にカスタマイズすることもできる。ガントチャートの自動作成機能やタスク期限の通知機能もあり、プロジェクト管理にかかる手間や時間を効果的に短縮できる。

　Smartsheetは「Salesforce」や「Microsoft Teams」「Slack」「Box」「Dropbox」などのアプリケーションと連携し、Boxに保存したファイルをSmartsheet経由で外部と共有するといったことも可能だ。

　「プロジェクト管理はデータ連携が非常に重要です。プロジェクトに関わるデータはSmartsheetで一元管理し、さまざまなアプリケーションでデータを参照したり、取り出したり、引き渡したりできます。閲覧権限や編集権限を細かく設定する機能を使えば、必要なデータだけを外部と共有できます」（平松氏）

　同製品にはプロジェクトポートフォリオ管理（PPM）を支援するコントロールセンターもオプション機能として搭載している。PPMは複数のプロジェクトを評価して優先順位を決め、最適なリソース配分で実施する経営戦略を指す。

図2：SmartsheetのUIはExcelと似ている（Smartsheet Japan提供資料）

　「複数のプロジェクトを一元管理するSmartsheetのコントロールセンターによるPPMは数百にも上るプロジェクトを抱える大企業では必須です。この機能を使えば、現場の従業員だけでなく、マネジャーや経営層もプロジェクト全体の進捗状況を常時把握でき、素早い経営判断が可能になります。プロジェクトのリスクの把握やプロセスの平準化が可能になり、導入前とは違った対策法にも気付けるようになるでしょう」（平松氏）

　プロジェクト管理では進捗状況の可視化はもちろん、リソースの配分も重要だ。各プロジェクトの進捗状況が分散していると情報の収集だけで多くの時間を要し、新しいプロジェクトを立ち上げるときに誰をアサインするべきか、メンバーの誰がどのプロジェクトにどのくらいの時間をかけるべきかといった判断をするのは難しい。

　「多くのプロジェクトに対する迅速で適切なリソース配分は、人力では限界があります。エンジニアは能力によって単価が異なり、予算を考慮してプロジェクトにアサインするメンバーを決める必要があります。特定のメンバーに業務が集中して残業が発生しているなら、余裕があるメンバーをアサインしたりする必要があります。Smartsheetのリソースマネジメント機能を使えばこれらが迅速に実現します」（平松氏）

Excelからの移行が容易で短期間での導入が可能

　Excelによるプロジェクト管理には限界があると分かっていても、新しいツールへの切り替えは「従業員がExcelに慣れている」「導入に時間がかかる」といった理由から先送りされることもある。平松氏は、「SmartsheetはExcelに慣れている従業員が抵抗なく利用でき、短期間で導入可能です」と強調する。

　同氏によればSmartsheetを利用する日本企業の多くは、UIがExcelによく似ている点が導入のきっかけになっているという。Smartsheetで利用できる関数の9割以上がExcelと共通なので新たに学ぶ必要がなく、ExcelのデータをアップロードしてSmartsheet用に変換することもできる。

図3：Smartsheetのシートビュー（Smartsheet Japan提供資料）

　「SmartsheetはUIがExcelによく似ているのでExcelユーザーであればすぐに慣れます。これまでの導入事例で得たノウハウを反映した業種別のテンプレートも用意しているため、各種設定やワークフローの構築を含めてもライセンス発行から2週間以内で利用を開始できます」（平松氏）

　Smartsheetの導入企業である米国のStarbucksやDomino's Pizzaは新店舗を展開する際に、各プロジェクト共通のプロセスの基本構造を示した「ブループリント」をSmartsheetのテンプレートとして作成し、新店舗のプロジェクトを数時間で立ち上げているという。

　Smartsheetは日本国内のサポートサービスを拡充しており、導入後のサポートの充実も予定している。各種テンプレートも含めて30日間無料で利用できるトライアルも用意している。WBSやガントチャートを作成して使用感を確かめることが可能だ。

　最後に平松氏は、Excelでプロジェクトを管理している企業に向けて次のように語った。

　「慣れている方法でプロジェクト管理を継続したいという気持ちは理解できます。しかし、企業としての競争力を保つためには今の時代に合った便利なツールを積極的に導入し、業務に適用する必要があります。私たちはこれまで2000以上の導入事例を基にユーザーのさまざまな要望をツールに反映してきました。ぜひSmartsheetを利用してプロジェクト全体を可視化し、業務効率化を実現してください」