「Notion AI」で“探す時間ゼロ”へ 情報散在に悩んだSansanの情報共有改革：Sansan流、AI利用率88％達成の秘訣

情報が社内に散在し、それによる業務効率の低下に頭を抱えていたSansan。同社が解決策として選んだのが「Notion」だった。社内に点在する情報をNotionへ集約し、Notion AIの力で誰もが情報にアクセスしやすくなったという。どのようなプロセスで情報共有の文化を醸成し、AI活用を組織に定着させたのか。

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　「あの資料、どこにありましたっけ？」――かつてのSansanでは、こうした会話が日常的に交わされていた。部門ごとに異なるツールを使っていたため情報の所在が分かりにくく、資料探しに多くの時間を費やしていた。だが、Wikiやメモ、プロジェクト管理、ドキュメント管理などの機能を備えるツール「Notion」を全社導入したことで状況は一変した。

　散在していた情報をNotionに集約するだけでなく、生成AI機能「Notion AI」を活用することで、必要な情報を即座に見つけ出し業務に生かせるようになった。

　導入から1年足らずで利用率はNotionが97％、Notion AIも88％に達し「Notionを見れば分かる」が同社の共通認識となった。Sansanはいかにしてこの変革を実現したのか。情報基盤の移行プロセスや、AI活用を従業員に浸透させるためのオンボーディング施策について、プロジェクト担当者に話を聞いた。

自由なツール選択が招いた“情報迷子”　Sansanの情報管理の課題

　Sansanの杉浦壮彦氏は、Notion導入前の状況について「さまざまなツールを自由に使える環境が整っていた半面、それが情報の散在を招く構造を生み出していました」と振り返る。

　全社的に使っている他社の情報管理ツールはあったものの、部門ごとに「Google ドキュメント」や「Box」なども併用していた。柔軟にツールを選べる一方で、情報の格納場所は統一されていなかったため、情報の所在を把握しにくくなり、部門間の連携に支障を来していた。

Sansanの杉浦壮彦氏（技術本部 コーポレートシステム部）

　中でも深刻だったのは、必要な情報にスムーズにアクセスできなかったことだ。リンクを共有されても閲覧権限がない、どのツールに目的の情報があるのか分からないといったケースが頻発していた。新入社員にとっては大きなハードルとなり、情報収集に時間がかかり、非効率なやりとりが常態化していた。

　最新版の資料を探すだけでも複数のツールやフォルダを行き来する必要があり、無駄な時間と労力が発生していた。情報の分散が生産性の低下を招き、組織全体のパフォーマンス向上を妨げていた。

きっかけは開発部門の成功体験から　Notionがもたらす組織変革

　2020年ごろからSansanの開発部門でNotionの利用が広がり、情報共有やプロジェクト管理など多用途で活用され、生産性向上の効果が実証された。特に、情報検索の時間が大幅に短縮されたことで部門間の連携も活性化した。この成果を全社に広げるため、Notionの全社導入を決断した。

　中でも注目されたのが「Notion AI」だ。Sansanは早くからAI活用の基盤整備を進めていたが、汎用（はんよう）的なAIサービスは権限付与が難しい。

　NotionとNotion AIの組み合わせなら、既存の権限管理を維持しつつ、社内情報を安全にAIで活用できる。こうした安全性と利便性が全社導入の決め手になった。

「変化を恐れず、挑戦していく」を体現　Sansanの全社一丸となったNotion移行プロジェクト

　情報基盤の移行には困難も伴った。従来のナレッジマネジメントツールからNotionにデータを移行する際は、操作方法の違いのために現場から戸惑いの声が上がった。杉浦氏は「経営層による継続的なメッセージ発信が大きな推進力になりました」と語る。

　2週間に一度の全社ミーティングで「今週のNotionトピック」として利用状況や改善点を共有した。「変化を恐れず、挑戦していく」というコアバリューと結び付けた経営陣の発信が、現場に安心感と前向きな意識をもたらした。

　推進体制にも工夫があった。各部門の責任者を「Notionアンバサダー」に任命し、その下にNotionを好きなメンバーを推進担当として配置した。部門長の負担を抑えつつ、現場主導で改善できるようにした。

　推進担当者がページの整理やテンプレートの整備などの運用改善をリードしたことで、「Notion、使いやすい」といった前向きな声が自然に広がった。

　データの移行は情報システム部門が担当し、数万件のファイルも1〜2カ月で移行できた。URLマッピング表も整備し、ツール移行前のリンクからでもNotionのページにアクセスできるようにした。

　こうした集中管理の下、Notionへの移行は計画通りに完了した。

“AIを使いこなす”が当たり前に　ゲーム感覚で学べる「AIスキルチェックシート」

　Notion AIの利用を促進する上で注目すべき取り組みが、Sansan独自の「Notion AIスキルチェックシート」だ。文章の要約や翻訳、議事録生成、データ分析、プロンプト作成など、利用できるAIの機能をまとめたもので、自己評価形式でスキルを可視化できる。

　各機能には操作動画が添付されていて、初心者でも使い方をすぐに習得可能だ。チェック数に応じてAI活用レベルが表示され、全機能をマスターすると「Notion AIマスター」の称号が付与されるなど、ゲーム感覚で楽しく学べる仕組みになっている。この工夫がAIの定着を後押しした。

　サポート体制にも工夫を凝らし、コミュニケーションツールの「Slack」に専用チャンネルを設置した。初期導入期には情報システム部門が中心になって質問対応や操作支援、業務に応じた利用支援など幅広くサポートした。

　ITリテラシーを問わず、誰もが安心してNotionとNotion AIを使いこなせる環境を整えたことでAI活用が全社的に促進された。

Notion AIが実現する“コラボレーションの活性化”　 Sansanが見据える次世代組織のカタチとは

　Notion導入から約1年、Sansanには大きな変化が表れている。象徴的なのは、「どのツールで情報を管理するか」という議論が消えたことだ。

　原則として情報はオープンに管理され、他部門の資料も自由に閲覧できるようになった。これによって部門間の情報共有が活性化し、自然発生的なコラボレーションも促進。組織全体の学習スピードや連携の質も向上した。

　カスタマーサクセス部門は、よくある問い合わせやオンボーディングに必要な情報をNotionに集約した上で新入社員がAIと対話しながら学べる仕組みを整備し、業務の属人化を解消した。先輩社員の負担も軽減されたという。

　外部アプリケーションとNotion AIを連携させる「Notion AIコネクター」の利用も進めている。検索のしにくさが課題だったチャットのやり取りも、Notionとの連動で横断的な検索が可能になり、必要な情報をAIが取得して共有できるようになった。働き方そのものがアップデートされつつある。

　今後について、杉浦氏はAIエージェントを業務プロセスに組み込むことによる新たな価値の創出に期待を寄せている。「Notionは、もはや単なるドキュメント管理ツールではありません。使うほどにできることが広がり、自然に情報が蓄積されていく。理想的なナレッジマネジメントの姿です」

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