「もう10分待ったよ！」 “始まらない会議”にイライラする編集部を救ったのは……

[PR／ITmedia]

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　「あのさー、いつになったら始まるわけ？」

　その日、ITmedia NEWS編集部はイライラしていた。以前、シスコシステムズのコラボレーションツール「Cisco Spark」を導入し、錯綜気味だったメール中心のコミュニケーションを改善したアイティメディア社内。しかし課題は“リアルな会議の場”にまだ残っていた。

前回のあらすじ

情報が錯綜しまくり！

“カオス化”した社内横断プロジェクトはCisco Sparkで改善できるか？

部署が違うメンバーが集まった社内横断プロジェクト。しかし全員が集まる機会がなかなか作れず、メールでのやりとりばかりが増え、次第に錯綜気味に。そんな危機的状況を救ったのが「Cisco Spark」。メッセージのやりとり、ビデオ会議をうまく活用し、情報共有をスムーズにしたのだった。

　「新しい企画案のご相談が……」。ITmedia NEWS編集部のヤマグチ記者のお願いで、会議室に集められた一同と、出先からビデオ会議で参加するメンバーたち。しかし企画案のプレゼンは一向に始まらない。ヤマグチ記者が持ち込んだノートPCが部屋のモニターとなかなかつながらず、ようやく接続できたかと思えば「あれ、映し出す資料がどこかに……」と探し始める始末。これには編集長のイライラもピークに。

　「もう10分待ったよ！　みんな忙しい中集まっているんだからさ。きちんと用意ができてから呼んでよ」と声を荒らげる編集長。この日は朝から、なかなか始まらない“グダグダ会議”が続き、疲れている様子だ。

焦るヤマグチ記者に「まだ？」と苦笑いする編集長。他のメンバーは自分のノートPCで作業をしたり、スマホをいじったりし始めた

　取材先からビデオ会議で参加しようとしていた別の記者も苦笑い。「これから会議だというから待っていたのに」「資料が表示されても見づらいし、分かりづらい」など、辛辣な意見が飛び出す。

　このままでは企画案のプレゼンなんてできない。困り果てたヤマグチ記者が泣きついたのは、前回も手助けしてくれたシスコの大野さん。「そんなことなら……」と大野さんが貸し出してくれたのは、Cisco Sparkと連携するビデオ会議デバイス「Cisco Spark Board」だ。ヤマグチ記者は無事に会議を始められるのか――。

超音波を活用、会議スタートまで十数秒！

　まず、前回導入した「Cisco Spark」について少しおさらいしておこう。Cisco Sparkは、「ワークスペース」というオンライン空間にチームメンバーが集まり、無料のチャット機能やビデオ会議が行えるクラウド型コラボレーションツールだ。PC、スマートフォンなどマルチデバイスに対応し、ネット環境さえあればいつでもどこでもチームで共同作業できる。

Cisco Spark利用画面

　今回大野さんが借してくれたCisco Spark Boardは、このCisco Spark上での共同作業を実際の社内会議室でも行いやすくするツールだ。4Kディスプレイ、水平画角86度の広角4Kカメラ、12のマイクアレイ、スピーカー、ホワイトボード機能を備え、Cisco Sparkと連携させて大画面で情報共有できる。大野さんからツールの使い方を学んだヤマグチ記者は思わずつぶやいた。「これならいけるかもしれない！」

Cisco Spark Board

　後日、再び会議室に集められた編集部一同。「どうせすぐには始まらないんでしょ」「もう会議はうんざりだよ」と不機嫌なメンバーに対し、「まあ見ていてくださいよ」と余裕の表情のヤマグチ記者。取り出したのはスマホ1台だけだ。

　あらかじめCisco SparkアプリをインストールしたPC・スマホをCisco Spark Boardに近づけると、超音波によってデバイスを検出。そのままワイヤレス接続し、画面上で「通話」「ホワイトボード」「シェアスクリーン」（画面共有）などを選べば、すぐに会議を始められる。PINコードの入力などは不要だ。

Cisco Sparkアプリをインストールしたスマホ・PCを自動で検出する。ヤマグチ記者だけでなく、普段からCisco Sparkを利用している他のメンバーもすぐにCisco Spark Boardに接続できた

　認識にかかる時間は、わずか数秒〜十数秒ほど。諦めムードだったメンバーの表情が変わった。超音波は、壁を挟むと基本的に届かないため、隣の会議室にいる人のデバイスは検知せず機密性を保てる。

参加者全員がホワイトボードを囲んでいる感覚

　会議も中盤、企画意図を一通り説明し終えたヤマグチ記者。ここからはホワイトボード機能を呼び出し、参加者の意見を募って書き留めることにした。Cisco Spark Boardは静電容量方式タッチ機能を採用し、指やペンで書き込める。それをCisco Sparkの参加者とリアルタイムで共有できるのだ。

ホワイトボード機能で、参加者から募ったテーマ案を書き出す

　ホワイトボードの画面には、接続している他のユーザーのPC、スマホからも書き込める。まるで全員が1枚のホワイトボードを囲んでいるような感覚だ。ヤマグチ記者が書き出した案に対し、「こういう案はどうだろう？」と他のユーザーが手元のPCから書き込む……ようやく会議らしくなってきた。

　会議には社外からも参加できる。Cisco Spark Boardは、Cisco Sparkのビデオ通話と併用できるのだ。外出先からビデオ会議で参加しているユーザーのスマホ画面には、Cisco Spark Boardの4Kカメラが捉えた、部屋全体の映像がリアルタイムで映し出される。社内の会議室にいなくても、手持ちのスマホからファイルやホワイトボードなどの画面を確認し、拡大表示しながら書き込める。

会議には社外からも参加できる

　さらにCisco Spark Boardに内蔵した12のマイクアレイが、話し手の声を自動的に増幅・変調し、話し手とCisco Spark Boardの距離に関わらずクリアな音声を配信する。これには社外から参加している編集部メンバーも「まるで同じ会議室にいるかのような臨場感だ」と感心する。

取材先から別の記者もスマホで参加。「まるで同じ会議室にいるみたい」と感心する

「デジタルズーム」機能も実装予定

　今後は、カメラが撮る部屋全体の映像から話し手の部分だけをデジタルズーム（HD画質）で切り抜いて表示する機能も追加予定。ビデオ会議システムには、1台のカメラが左右に動き、話し手がいる方向を向く――というものもあるが、デジタルズームなら話し手が「カメラを向けられている」とプレッシャーを感じる心配もなさそうだ。

　「そういえばヤマグチくん、この資料なんだけど……」。会議の終盤、編集長が企画のヒントになりそうな資料を探し出してきた。Cisco Spark Boardでは、接続するノートPCの画面に表示している資料などを、そのまま「シェアスクリーン」機能で映し出すことも可能だ。

　さらに表示画面のスクリーンショットを撮り、参加メンバーが文字や図形を描き込める機能も（※）。編集長が「この部分とか、ヒントになりそうじゃない？」と言いながら資料に矢印を描き込むと、ヤマグチ記者や他のメンバーも文字を書く。「ここなんだけど」と指し示しながら直感的な説明ができるためか、メンバーの理解も早まる。心なしか会議のテンポもよくなった。

（※）描き込み機能は11月上旬に追加予定

編集長が共有した資料のスクリーンショットに、ヤマグチ記者や他のメンバーが文字や図形を描き込んでいく

　まとまった企画案、ホワイトボードの書き込みなどは、チームメンバーが集まる「ワークスぺース」に自動的に保存される。会議が終わって社内会議室から出た人も、通話に参加していなかったメンバーも、引き続きCisco Sparkの画面上で確認・編集できる。次回の会議をするときも、中断したところから再開できる。クラウドベースのシステムならではのメリットだ。

　「今度の企画案はこれで決まり。赤字を入れた部分は、会議後に修正してCisco Sparkで共有しておいて」と編集長。こうして会議は無事に終了し、ヤマグチ記者も一安心したようだ。

　「会議がスムーズに始まらない」「資料やアイデアを共有しにくい」――ITmedia NEWS編集部が抱えていたようなイライラを感じている人は少なくないはず。Cisco Spark Boardはそんな悩みを解決し、さらに社外や別の拠点にいるメンバーとの情報共有も円滑にしてくれる。