個人向けオンラインストレージを業務で使うのはなぜダメなの?:SOHO/中小企業に効く「オンラインストレージ」の選び方(第1回)(2/2 ページ)
出先からのデータアクセスに、大容量ファイルのやりとりに、さらには共同作業にと、さまざまな用途に活躍するオンラインストレージ。そんなオンラインストレージの選び方を紹介する本連載の第1回目は、オンラインストレージの利点を紹介すると共に、個人向けサービスが法人ユースには不適切な理由について解説する。
個人向けオンラインストレージを業務で使うのはなぜNG?
先ほどまでに挙げた、さまざまな強みを持つオンラインストレージだが、個人で使ってみて初めて、その便利さを実感したという人は少なくないはず。こうしたケースでは、個人向けのサービスをそのまま業務で使っている人も多いはずだが、コンプライアンスに違反しているか否かという問題にとどまらず、現実的なリスクが数多く潜んでおり決しておすすめできるものではない。個人向けサービスを業務で使う上でネックとなる点を見ていこう。
最近のオンラインストレージは大容量化・低価格化が著しく、特に個人向けサービスではその傾向が顕著に現れている。最近は無料で100Gバイトを超える容量を持つサービスも珍しくなく、有料サービスにしても容量当たりの単価の下落が著しい。せっかくの容量は使わなくてはもったいないという理由で、それほど必要性が高くないファイルを、オンラインに保存している人もいることだろう。
ファイルをこまめに消さなくても支障がなく、用が済んだファイルをオンラインに長期間放置されることも多く、その結果として不正アクセスなどによる情報漏えいのリスクが高くなる。法人向けのプランであれば、一定期間が経過したファイルは削除するなどのオプションが用意されており、不要なファイルを長期間放置しないようあらかじめ設定することで、リスクを低減できる。
またこうしたファイルの受け渡しにあたり、個人向けサービスの多くは共有のURLが1つあればファイルをダウンロードできてしまうことがほとんどだ。つまりURLさえ分かれば誰でもダウンロードできてしまうわけだが、法人向けのサービスではパスワード設定のほか、閲覧をウェブ上のみに限定してダウンロードさせないなどの詳細な権限設定が行えるので、必要以上にファイルがダウンロードされ、関係のないユーザーの手元に残るのを防ぐことができる。
こうした利用者側でのコントロールに加えて、法人向けサービスの多くは、管理機能が用意されており、管理者がさまざまな権限を設定できる。ダウンロードする側にゲストIDを発行したり、IPアドレスを制限することで、社内および一部の協力会社からしかアクセスできなくすることも可能なほか、利用可能時間に制限を設け、管理者がチェックできない時間帯はサービスを利用できなくする設定も可能だ。
さらに、社内システムと同等のセキュリティポリシーを適用することも可能だ。複数回続けて失敗するとログイン不可にしたり、IDの有効期限を設定して退職した社員がオンラインストレージ上のデータにアクセスできなくするなど、たとえURLが外部に漏れてもデータをダウンロードさせないために、ありとあらゆる手段が用意されている。アップロードできるファイルの拡張子に制限をかけることで、余計なファイルをアップロードできなくするといった機能もある。
また、ファイルのアップロードやダウンロードの履歴を保管し、あとから確認できるログ機能も、個人向けサービスではあまり見かけない法人向けならではの機能だ。多くの管理機能では統計機能も利用できるので、平常時は異常なトラフィックが発生していないかをチェックしつつ、いざというときには履歴を参照して悪意のあるユーザーを特定するといったことが可能だ。
個人向けにはない特徴的な機能も
以上ざっと見てきたが、大きくまとめると社内で運用しているセキュリティポリシーと同等の権限設定が行えるかどうかが、個人向けサービスと法人向けサービスの大きな相違点といえる。個人向けサービスの中にもパスワードが設定できたり、ダウンロードした回数が確認できるサービスもあるが、詳細なログを確認することは難しく、またサービスの利用規約を見ても情報漏えいなどに対しては免責の一筆が入っていることがほとんどで、機密情報を含んだファイルを扱うにはまったく不向きだ。
もちろん、こうしたリスクを理解した上で、容量や価格を重視して個人向けサービスを使うという考え方もなくはないだろうが、法人向けサービスではこれに加えて、個人向けサービスにはあまり見られない、特徴的な機能の数々が用意されており、「こんな便利なこともできるのか!」と膝を打つこともしばしばだ。次回はこうした法人向けサービスならではの機能について、詳しく紹介しよう。
関連記事
- 「SOHO/中小企業に効く製品の選び方」バックナンバー
- 即戦力の「ドキュメントスキャナ」を利用シーンごとに選んでみた(A3モデル/モバイルモデル編)
紙の書類のデジタルデータ化に欠かせないのが、大量の書類をまとめてセットでき、両面を同時に読み取れる「ドキュメントスキャナ」だ。連載第4回目は、A3対応モデルと、持ち歩きが可能なモバイル対応の製品のおすすめを紹介する。 - 即戦力の「ドキュメントスキャナ」を利用シーンごとに選んでみた(A4据え置きモデル編)
紙の書類を効率よくデジタルデータ化するのに欠かせない「ドキュメントスキャナ」。その選び方を紹介する本連載の第3回目は、A4据え置きタイプのおすすめモデルを紹介する。 - 思わぬ差が出る「ドキュメントスキャナ」選びのポイント
紙の書類を効率よくデジタルデータ化するのに欠かせない「ドキュメントスキャナ」。その選び方を紹介する本連載の第2回目は、確認すべきポイントと、製品仕様からは読み取りにくい意外な違いについてチェックしていく。 - SOHO/中小企業に効く「ドキュメントスキャナ」の選び方(第1回):意外に知らない「ドキュメントスキャナ」の効率アップ機能
紙の書類を効率よくデジタルデータ化するのに欠かせない「ドキュメントスキャナ」。その選び方を紹介する本連載の第1回は、製品の特徴と、法人モデルならではの機能についてチェックする。 - SOHO/中小企業に効く「雷サージ対応製品」の選び方:落雷から大切なPCやデータを守るためのポイント
夏のIT機器運用で注意しなければならないのが「雷」だ。落雷によって機器の故障はもとより、大切なデータが一瞬で破壊されて読み出せなくなるのは致命的と言える。今回はSOHO/中小企業レベルで可能な雷対策を紹介しよう。 - SOHO/中小企業に効く「モバイルプリンタ」の選び方(第2回):即戦力の「モバイルプリンタ」を予算1万〜3万円で選ぶ
据え置き型のプリンタと異なり、場所にとらわれず、あちこちに持ち歩いて利用できるのがモバイルプリンタの大きな特徴だ。そんなモバイルプリンタの選び方を紹介する本連載の後編では、具体的な製品例を紹介しよう。 - SOHO/中小企業に効く「モバイルプリンタ」の選び方(第1回):意外に知らない「モバイルプリンタ」という選択肢
据え置き型のプリンタと異なり、場所にとらわれず、あちこちに持ち歩いて利用できるのがモバイルプリンタの大きな特徴だ。そんなモバイルプリンタの選び方を紹介する本連載の前編では、製品選びの基本ポイントをチェックしていく。 - SOHO/中小企業に効く「レーザー/LED複合機」の選び方(第2回):即戦力の「レーザー/LED複合機」を利用シーンごとに選んでみた
SOHO/中小企業にとって、プリンタに加えてスキャナ、コピー、FAXといった機能をオールインワンで利用できる複合機は頼もしいパートナーだ。そんなレーザー/LED複合機の選び方を紹介する本連載の第2回は、利用シーンごとのおすすめ製品を紹介しよう。 - SOHO/中小企業に効く「レーザー/LED複合機」の選び方(第1回):「レーザー/LED複合機」選びの基本的なポイントとは?
SOHO/中小企業にとって、プリンタに加えてスキャナ、コピー、FAXといった機能をオールインワンで利用できる複合機は頼もしいパートナーだ。そんなレーザー/LED複合機の選び方を紹介する本連載の第1回は、製品選定の基本ポイントをチェックする。 - SOHO/中小企業に効く「ビジネスインクジェット」の選び方(第4回):即戦力の「ビジネスインクジェットプリンタ」を選んでみた(単機能モデル編)
本体が低価格で省電力などの利点が評価され、近年法人でのシェアを伸ばしつつあるビジネスインクジェットプリンタ。その選び方を提案する本連載の最終回は、印刷機能に絞った単機能モデルのおすすめ製品を紹介しよう。 - SOHO/中小企業に効く「ビジネスインクジェット」の選び方(第3回):即戦力の「ビジネスインクジェットプリンタ」を選んでみた(複合機編)
本体が低価格で省電力などの利点が評価され、近年法人でのシェアを伸ばしつつあるビジネスインクジェットプリンタ。その選び方を提案する本連載の第3回は、複合機のおすすめ製品を紹介しよう。 - SOHO/中小企業に効く「ビジネスインクジェット」の選び方(第2回):今さら聞けない「ビジネスインクジェット」とページプリンタの違い
本体が低価格で省電力などの利点が評価され、近年法人でのシェアを伸ばしつつあるビジネスインクジェットプリンタ。その選び方を提案する本連載の第2回は、ページプリンタと比べた場合の向き不向きを紹介しよう。 - SOHO/中小企業に効く「ビジネスインクジェット」の選び方(第1回):「ビジネスインクジェット」は家庭向けプリンタと何が違うのか?
ページプリンタに比べて低価格で省電力などの利点が評価され、近年法人でのシェアを伸ばしつつあるのがビジネスインクジェットプリンタだ。その選び方を紹介する本連載の第1回目は、製品選びの基本ポイントをチェックしていく。 - SOHO/中小企業に効く「ページプリンタ」の選び方(第4回):小型ボディで高速出力が頼もしい! 即戦力の「A4ページプリンタ」を選んでみた
オフィス機器の代表格と言える「ページプリンタ」。そんなページプリンタの選び方を提案する本連載の最終回は、A4対応ページプリンタのおすすめ製品を紹介しよう。 - SOHO/中小企業に効く「ページプリンタ」の選び方(第3回):やっぱりA4じゃ物足りない? 即戦力の「A3ページプリンタ」を選んでみた
オフィス機器の代表格と言える「ページプリンタ」。そんなページプリンタの選び方を提案する本連載の第3回は、A3対応ページプリンタのおすすめ製品を紹介しよう。 - SOHO/中小企業に効く「ページプリンタ」の選び方(第2回):「ページプリンタ」を正しく選ぶためのポイント“7選”
オフィス機器の代表格と言える「ページプリンタ」。そんなページプリンタの選び方を提案する本連載の第2回は、適切な候補機種をリストアップするための7つのポイントについて紹介しよう。 - SOHO/中小企業に効く「ページプリンタ」の選び方(第1回):「ページプリンタ」選びで“見落としがち”なポイントとは?
ペーパーレス化を推進している企業も少なくないだろうが、まだまだ重要なオフィス機器として使われ続けている「ページプリンタ」。実際、データを紙に印刷する機会は依然として多いだろう。本連載はそんなページプリンタの選び方を紹介する。 - 「PC USER Pro」
SOHO/中小企業に役立つPC、スマートデバイス、周辺機器、データ通信、ソフトウェア、サービスなどの注目情報をお届け! 仕事で使う製品をしっかり選びたい方へ!
Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.