「机の上にカラー複合機」で成功する業務改善──沖データの「C3530MFP」

プリント、コピー、ファックス、スキャン──。オフィスで扱う紙の書類の入出力先はさまざま。各機能をまとめた複合機はこれまでもオフィスに導入されていた。だが、これまでの複合機は大きくて高価だ。大型の複合機に見劣りしない高速・高精細な小型複合機があれば──。

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　「あー、もう」。うんざりするような声を上げたのは、総合商社・OK商事に今年入社したばかりの吉野あかりだ。あかりの所属する総務課は、日々の書類作成で忙しい盛り。フロアに1台ずつしかない大型複合機とプリンタは朝から大人気でフル稼働だ。総務課主任の朝倉健二から会議で使う資料の出力やコピー、見積書のスキャンを頼まれていたあかりは、なかなか思うように使いこなせない状況にイライラしていた。あかりの後ろにはプリントアウトを待つ人やコピーをとりたい人たちが並んで待っている。

　実はあかり、頑張り屋さんではあるが、機械にはちょっと弱かった。コピーをとる以外複合機を使うことを極力避けていたので、コピー以外の使い方には自信がない。しかも以前、紙詰まりを直そうとしてさらに悪化させ、朝倉から叱られたばかりの因縁の機械だ。

新人の悩み、主任の願い

　「おーい、吉野！　スキャンできたか？」。主任の朝倉が声をかける。あかりも「はっ、はい！　もうちょっとでできます。すみません」と必死で返答する。内心は（どうしよう。全然分からないよ……）とお手上げだ。

　「早くしろよ」と声をかける朝倉だが、あかりが機械音痴なのは今までの行動からよく知っているので、あかりの後ろに並ぶ人たちを気にしつつ、気長に待つことにした。とはいえ、である。書類のコピーやスキャンに手間取っていては業務効率の改善はおぼつかない。大型複合機以外にもプリンタ、コピー機、ファックスなどの単機能端末はひと通りそろっているが、朝倉だってすべての操作を覚えるのはひと苦労だった。あかりの現状だって他人事のように笑えないのである。

　しかも、プリンタも複合機もメインの大型機だけしか設置していないので、どうしても出力などが1台に集中してしまうのだ。大量の企画書をプリントするのに複合機を占有された日には他の機能が使えなくて正直困るし、フロアの中央に設置してあるので、いちいち出力した書類を取りに行くのも何気に面倒くさかったりする。

　6人の部下を束ねる朝倉は以前から考えていた。「現場のリソースは限られている。大型の複合機やプリンタしかないために生産性が上がらないのはいかがなものだろうか。グループごとに導入できて、もう少し操作性がよい小型複合機があってもいいはず。できればコスト削減も目指したい──」。ここまで考えて、自分でも「つくづく欲張りだな」と笑ってしまう朝倉であった。

　総務課長の飯塚誠も、複合機やプリンタなどの買い替えを考えていた。全社を挙げて取り組んでいる内部統制の動きを受けての考えだが、多忙な飯塚は「いつもと同じ大手メーカーの製品を」と、やや安直に考えていたのも事実だ。「その程度の問題」と高を括っていたのかもしれない。

　そんな折、主任の朝倉から相談を受けた。「飯塚さん、今度購入する複合機ですけど……」

「ん、さすが主任、情報が早いな」「いやそれほどでも」「で、なんだ。何か注文でもあるのか。わざわざ来たからには何かあるんだろ」「今度は小型の複合機をグループ単位で購入しませんか？」「ん、小型複合機か……」。

C3530MFP

　何となくピンと来ない飯塚だが、朝倉は続ける。「ええ、プリンタもコピーもスキャナもファックスも1台で済ませられる複合機がデスクサイドにあれば、出力した書類の放置も減りますし、現場も楽になると思うんです」「なるほど。しかし、いくら小型とはいえ性能の高い複合機を何台も導入するとなるとコストがな……」コストに厳しい管理職として、飯塚は懐疑的だった。

　飯塚の疑問ももっともだ。朝倉は軽くうなずいた。「ええ、ですが机の上にも置けるコンパクトなサイズで、高性能・低コストな製品もあるんです」「そうか、どこの複合機がいいんだ。早く言え」。答えを急くのは飯塚の癖だった。そんな飯塚を待ち構えていたように朝倉は即答した。沖データの新型A4カラー複合機「C3530MFP」です──。

コンパクトな本体に秘められた大型複合機に迫る性能

　C3530MFPの本体は、沖データのA4カラーLEDプリンタ「C3400n」がベース。447×547×521ミリ（幅×奥行き×高さ）とワーキングデスクの上にも設置できるスマートなデザインだ。

　印刷速度は、A4サイズ普通紙のコピーモード時で毎分16枚。解像度は最大600×1200dpi。同社独自のLEDプリンタ技術により、高速・高精細な印刷品質を実現。印字文字のきめ細かさや、、メンテナンスの簡単さ、耐久性など、数値に表れにくい部分での品質も際立つ。Ethernetによるネットワーク機能も標準搭載した。

LEDプリンタ技術とは

およそ5000個のLEDドットを約40ミクロン間隔で配列する、沖データ独自のLEDプリンタ技術。画像の歪みが生じにくいのが特徴だ

LED（Light Emitting Diode）ヘッドを用いたプリンタ技術。化合物半導体であるLEDが発光し、光が照射されたところにトナーを乗せる仕組みで、他社製品で主流のレーザー方式と大きく異なる沖データ独自の技術である。A4判の紙に印刷する場合、LEDのドットおよそ5000個を約40ミクロンの間隔で配列するため、細密で高品位の印刷を実現できるという。

　一般的にLED方式は、レーザー方式に比べると画像の歪みが生じにくい。また、シンプルな構造のため故障が少なく、小型化に適しているなどのメリットもある。

　「ふむ、基本スペックは申し分ない。しかもLEDプリンタ技術で高精細な印刷ができるのか」「そうなんです。プリンタをベースに開発されているので、プリンタとしての能力も高いんですよ。現場としても社内で作成するチラシや提案書がありますから、きれいなプリントができる方がいいに越したことはありません」

　「だが、マシンを新しくて操作方法に戸惑ったりすると業務効率は落ちるぞ」「その点、実は私も心配していました。ですがC3530MFPは、複合機にありがちな複雑な操作が必要ないそうなんです」

　C3530MFPは、「シンプルで使いやすい」を目指すデザインコンセプト「S3（エスキューブ）」を採用したモデル。大型液晶パネルを装備し、方向キー、決定キーだけで簡単に操作できるのが特徴の1つだ。

　プリント機能では一度の印刷操作で複数の同一機種への出力を行える「同報印刷」などにも対応する。導入台数が多いほど効率も上がるわけである。このほか、スキャン機能も拡充。スキャンしたデータを用途に応じてメール添付で送信したり、FTPサーバに保管したり、USBメモリなどの外部ストレージで持ち運びできるようにしたりする、5つの「スキャンTo」機能も搭載した。これらのスキャン機能を使えば、今まで煩雑だった資料の整理が簡易化できる上、紙に出力する工程が省かれるため、出力する手間とコストが削減できる。また同様に言えるのがファクスドライバ機能で、PC上のデータから直接データをファックスできる。

LEDプリント技術により、高品質な印刷を実現

大型液晶、シンプルなボタン配置で分かりやすい操作パネル

「S3（エスキューブ）とは

　SMART（直感的にわかる、知的、頼りになる）、SOLID（しっかり作られた、信頼性、裏づけされた）、SIMPLE（エレガント、クリーン、純粋）、の3つのSをキーワードに、製品をデザインするコンセプト。S3コンセプトによって開発した最初の製品である「C3400n」は2006年グッドデザイン賞も受賞している。

　「この操作パネルも直感的に分かりそうでいいな。せっかく便利そうなスキャン機能がついているのに使い方が分からないんじゃもったいないからな」と飯塚。飯塚自身、実はそれほど機械の扱いが得意ではないため、使いやすいというC3530MFPに内心ほっとしていた。そんな飯塚の胸のうちを知ってか知らずか、朝倉は「そうなんです。ウチの部署にも機械に弱いやつがいて困ってるんです」と笑う。「ははは……」。飯塚も苦笑いで答えた。

　セキュリティにも配慮している。ユーザーやグループ毎に固有のIDを登録することで、ID単位で各機能の使用権限を設定できる。情報漏洩だけでなく想定外の使用による不測の事態を防止できるわけだ。

管理画面

課長の決断、現場の変化

　飯塚に説明を続ける朝倉。「それで価格は？」「税込17万6400円です」。コンパクトで低コストなのに、機能は高価な大型複合機並みに多彩──それが沖データの「C3530MFP」なのである。

　「設置場所も縮小できそうだし、これまでよりコストも削減できそうだな」「ええ、そうです」。しばし沈黙する2人。何かを確認するかのように朝倉を見つめていた飯塚がニヤリと笑う。ひと呼吸おいて「いいじゃないか」と答えた。「これなら各部署にも置けそうだ。すぐ決めよう」「はい！」

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　導入後──。コンパクトな複合機「C3530MFP」は、朝倉の部署に生産性の向上をもたらした。日常の光景だった大型複合機周りの人だかりが消えたのである。

　さらに想定していなかった大きな変化もあった。「朝倉さん、提案書できました！」とプリントアウトした資料を片手に吉野あかりが駆け寄ってくる。「お！　ご苦労さま。いいできだな」。プリンタやファックス、スキャナの苦労から開放されることで、部署のスタッフ各人がクリエイティブな仕事に打ち込めるようになったのだ。

　「おいー、吉野！　ここの分析が間違ってるぞ」「す、すいませんー。すぐ直します」。朝倉があかりを叱咤激励する光景は、一見するとこれまでとまったく変わらない。だが、朝倉が資料の内容に踏み込んで注文をつける場面も増えたのである。C3530MFPのおかげで部署の業務は大きく改善した。「どうですか、飯塚さん」「答えるまでもないだろう？」とうなづき合う朝倉と飯塚。目の前では、あかりが資料作りに没頭していた──。