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» 2017年02月20日 10時00分 UPDATE

機動力を高めるツール活用術:多様化する「社内コミュニケーションツール」 企業が抱える導入の課題点とは?

企業の生産性を高める上で欠かせない「社内コミュニケーションツール」――。メールを始め、グループウェアやファイル共有、社内SNS、ビジネスチャットなどさまざまなツールを導入したのの、うまく活用できていないケースも見られるようだ。ツールを有効活用するためにはどうすればいいのか。

[PR/ITmedia]
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そもそもなぜ「社内コミュニケーション」が重要なのか?

 テクノロジーの発展やグローバル化が進んだことで市場環境はより厳しさを増している。しかしその一方で、近年は従業員の労働時間削減やワークライフバランス向上への取り組みも強く求められており、限られた時間でいかに成果を出すかが問われている。

 「社内コミュニケーション」には、いわゆる「報・連・相」のような業務上のやりとりやナレッジの共有から、日々の雑談まで幅広く含まれる。業務連絡やスケジュール調整などのスムーズなコミュニケーションがビジネスの生産性向上につながることは当然だが、業務と直接関係のない雑談などのコミュニケーションも社員同士の関係性を深め、企業の競争力強化につながると言われている。

 例えば、雑談やナレッジの共有から横のつながりを強化することで、新たなビジネスが生まれるかもしれない。また、コミュニケーションが活発で雰囲気や居心地の良い職場では離職率も低くなり、優秀な人材を集めやすくなるのでは……という期待もある。社内コミュニケーションは企業活動の基本を支えるものとして重視されているのだ。

 ところが、実際に社内コミュニケーションを円滑にできている企業は多くはないようだ。人事領域に関する調査研究を行うHR総研が実施した「社内コミュニケーションに関する調査」によると、74%もの企業が社内コミュニケーションに課題を感じているという。

photo 社内のコミュニケーションに課題があると思うか(出典:「【HR総研】社内コミュニケーションに関するアンケート」より)

社内コミュニケーションの手段は、いまだに「電子メール」が圧倒的だが……

 社内コミュニケーションを活性化するためには、ITツールの活用も有効な手段とされている。しかし、アイティメディアが運営する企業向けIT関連情報サービス「キーマンズネット」によるアンケート調査で「ITによる情報共有において導入しているツール」を聞いたところ、「電子メール」(94.6%)が他のツールと比べて圧倒的な普及度を示した。もちろん、他のツールと組み合わせて利用している企業もあると思うが、いまだに社内コミュニケーションはメールに強く依存していることが分かる。

photo ITによる情報共有において導入しているツールは?(出典:キーマンズネット「情報システム部門が抱える情報共有とナレッジマネジメントの課題」より)

 コミュニケーションのインフラとなっているメールだが、課題も多い。社内・社外とのやりとりを全てメールで行っていると、日々大量のメールを処理しなければならず、「重要なメールを見逃してしまう」といった事態に陥ってしまう。さらにはメールが浸透した結果、「対面で話す機会が減った」と社内コミュニケーション活性化において“逆効果”になっているケースも見られるようだ。

 そもそも会社のメールは業務上のやりとりに利用する意識が強く、定型のあいさつ文を入れることがマナーとされているため、雑談や不特定多数の人に向けたナレッジの共有には適さない。またスケジュール調整や意思決定などにおいてもスピード感に欠ける。メールだけに頼ったコミュニケーションは限界を迎えつつあるのだ。

多様化するコミュニケーションツールの今

 メールへの依存から脱するべく、企業はさまざまなコミュニケーションツールを導入してきた。例えばスケジュール調整などを行うグループウェアや、ファイル共有のためのオンラインストレージなどは多くの企業が導入している。

 また、社内コミュニケーションに特化したツールとして登場したのが社内SNSである。「Facebook」「Twitter」など個人向けSNSの流行から、社内でもSNSを活用する動きが活発化した。しかし、SNSは「プライベートなことを書く」イメージが強く、社内向けの場で「どのように活用すれば(何を書けば)いいのか分からない」というケースも多い。SNSが社内コミュニケーションツールとして浸透したとは言えない状況が続いている。

 そのような中、最近注目されているのがビジネス版チャットである。個人向けチャットアプリ「LINE」が普及し、業務でも利用したいとビジネス版のチャットツールを導入する企業が増えている。メールとは異なり、堅苦しいあいさつなどなしに、より気軽にコミュニケーションが取れることができ、業務連絡や意思決定のスピードを早めるメリットもチャットツールの勢いを後押ししている。

 数あるチャットツールの中でも、ビジネス向け2大勢力となっているのが「ChatWork」と「Slack」だ。ChatWorkは2011年にリリースされた国産ツールであり、その使いやすいインタフェースが評判で、急速にシェアを伸ばしている。2013年に北米でリリースされたSlackもエンジニア向けのツールとして、爆発的な人気を誇っている。

 両者とも個人間のチャットを中心としたサービスとは一線を画し、ビジネスでの利用をベースに、チームでのチャットやファイル共有、タスク管理、カレンダー・外部サービス連携などさまざまな機能があることが特徴だ。そのため、期待は大きいが、豊富な機能があるだけに使いこなすハードルが高くなってしまっている現状もある。

多様なツールを「使いこなせない」のが現状

 次々に新たなコミュニケーションツールが登場しており、確かに導入すれば便利そうに見える。しかし前述したように、メールにファイル共有、グループウェア、チャットなど複数のツールが入り乱れ、結局使いこなせない・使われないというケースも多く見られる。キーマンズネットのアンケート調査でも「ITによる情報共有が抱えている問題点」として「情報の検索、再利用が難しい」「一部ユーザーしか使っていない」「情報共有する際のポリシーができていない」がそれぞれ30%を越えている。

 こうした結果から、「ファイル共有サービスに添付した資料とメールに添付した資料、どちらが最新か分からない」「以前にやりとりしたのがメールだったかチャットだったか覚えていない……」などツールが複数に分かれたことによる弊害が起こり、使いこなせる人と使えない人に二極化している状況が浮かび上がってくる。

 新しいツールをしっかり定着させ、コミュニケーション活性化にまでつなげるのは、決して容易ではないと言えるだろう。

photo 現在抱えている問題点は? (出典:キーマンズネット「情報システム部門が抱える情報共有とナレッジマネジメントの課題」より)

既存ツールの再利用をコミュニケーション活性化の第一歩に

 メールだけでは限界、新しいツールを導入してもうまくいかない――と八方塞がりに見える社内コミュニケーションの打開策として、既存ツールの再利用を勧めたい。比較的古くから導入が始まり、導入済みの企業が多いのがイントラネット、グループウェア。特にグループウェアはベースとなるスケジュール管理やファイル共有などに加えて、常に新たな機能を追加しており、スマートフォン対応はもちろん、ビジネスチャットのような機能や社内ブログ、SNSのような使い方ができるものも増えている。社内コミュニケーション活性化に活用する余地は大きいはずだ。

 新しいツールを導入し、イチから定着を図るのではなく、既に使っているグループウェアから活用することで、社内コミュニケーションのハードルを下げられるのではないだろうか。

 社内コミュニケーションにより機動力を高め、そして競争力を強化するといった大きな成果を出すには、これまでのやり方をドラスティックに変える必要があるはずだ。ワークスタイルの多様化、スマートフォンの普及などを考えてもメールだけに依存する状況はそろそろ終わりとし、グループウェアをはじめとするコミュニケーションツールの活用も進めていきたいところだ。

 どちらにしても、社内コミュニケーションは「ツールを入れたから解決できる」ような単純な問題ではない。下記で示している調査データ「ITツールの運用・推進における重要なポイント」でも「従業員の意識向上」がトップになったように、社員にどうやって使ってもらうかがカギになる。

photo ITツールの運用・推進における重要なポイントは?(出典:「情報システム部門が抱える情報共有とナレッジマネジメントの課題」より)

 企業ごとのビジネス形態や業種、働き方、風土によっても、コミュニケーションの理想形は異なるはずだ。ツールを導入するならば、どうすれば社内に浸透するのか、どんなコミュニケーションを実現したいのかを考え、自社にあった使い方を啓蒙(けいもう)するなど、地道に取り組みを進めることが一番の近道と言えるだろう。


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