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» 2009年03月09日 10時00分 公開

ITのメタボリックを解消:IT資産管理ツールでコストを徹底削減する方法

世界経済の後退によって企業には徹底したコストの見直しが求められている。情報システム部門も例外ではなく、どのように作業を進めるべきかと頭を悩ませている担当者は多い。まずはIT資産管理ツールによってリソースの現状を把握し、コスト削減が可能なポイントを探るところから始めてみよう。

[PR/ITmedia]
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 百年に一度という経済危機は数多くの企業を巻き込み、収益確保に向けた迅速なコスト見直しを余儀なくしている。事業活動に欠かすことのできないITリソースも見直しの例外ではない。

 経営サイドからのITコスト見直しの要求に対し、情報システム部門では、すぐに作業へ着手できる準備が整っているだろうか。「具体的にどこから手をつけていいのか分からない」と頭を抱えてしまう担当者が多いのが現状だ。

第一歩は資産の実情を知ること

 ITの支出には、OSおよび業務アプリケーションなどのソフトウェアとPCやサーバといったハードウェアのライセンス費用、電源やシステム冷却などのためのエネルギー費用、システムの開発・運用作業に伴う人件費などがある。これらコスト要因の中で最も大きな割合を占めるのが、従業員一人ひとりに支給しているクライアントPCのライセンス費用だ。

 大きなコスト削減効果が見込めるクライアントPCのライセンス費用だが、対象とするクライアントPCの台数が数台から十数台といった規模であるなら、担当者が手作業で実施しても大きな負担にはならないだろう。しかし、その対象規模が数百台から数千台となるような場合、1台ごとにコスト状況を手作業で、しかも短期間に実施していくというのは難しい。仮に人海戦術によって作業を進めるにしても、作業を人手に頼る以上は正確な情報を集めるという点において課題が残る。対象規模が大きい場合、作業を人手に頼るというのは非効率的であり、それ自体が大きなコスト負担を伴ってしまう。そこで、対象が大規模であっても効率的に作業ができ、可能な限り正確な情報を収集したいという企業ニーズに応えるのがIT資産管理ツールだ。

 IT資産管理ツールは、クライアントPCのOSやソフトウェアのバージョン、更新状態、実装されているハードウェア構成といった情報を収集する。管理者は、対象となるクライアントPCの規模が大きなものであっても一元的にそれらの情報を把握できる。

 IT資産管理ツールの歴史は古く、過去には「2000年問題」において時刻を修正しなければならないクライアントPCの存在を正確に把握するために利用された。最近ではJ-SOX対応において、IT統制の基盤として活用されている。

 このように、IT資産管理ツールは業務に携わる数多くの管理者たちをサポートしてきた実績がある。今のような急激に事業環境が変化する時代においても、「迅速なコスト見直し」という課題に対応できる心強い存在だといえよう。

導入段階からコスト削減

 IT資産管理ツールは、クライアントPCのコスト状況を効率的に、そして正確に知るためのツールではあるが、IT資産管理ツールの導入や運用そのものが「コストになるのではないか」と懸念する管理者もいることだろう。IT資産管理ツール「QND Plus」やその上位版としてセキュリティ統制機能などを持つ「QAW」を提供するクオリティによれば、むしろ導入段階からコスト削減の効果を体感できるという。

 例えば、対象とするクライアントPCの台数が500台の場合、1人の管理者が四半期ごとに手作業でインストールされているソフトウェアやハードウェアのライセンス状態を確認して資産台帳を作成すると、年間のコストは400万円程度になる。一方、QND Plusでは参考価格になるが、初年度のライセンス料は355万4000円であり、次年度以降は47万4000円からとなる。もちろん、対象台数が増えれば、さらに大きなコスト削減効果が見込める。

500台のPCを対象に、四半期ごとの資産管理業務を手作業とQND Plusで行った場合のコストの比較

 例えば、クライアントPCからソフトウェアなどの資産情報を収集する。この情報と本来の購入ライセンス数を付き合わせることで、余剰ライセンスを削減できる。また、予め設定した期間に情報を収集できないPCを把握することができる。これらのPCが管理対象とすべきものであるかを精査し、対象外としたものを廃棄処分するなどしてコストを削減する。

 IT資産管理ツールを一度導入すれば、以後はライフサイクルに照らしながらコスト削減の作業を進めることになる。上記の作業プロセスの大半を自動化でき、手作業なら担当者が時間と手間を掛けて資産の把握と照合を毎年繰り返さなければならないが、作業工数を大幅に減らすという点でもIT資産管理ツールを利用するメリットは高い。

無用なコストを生ませない

 QND Plus やQAW をはじめとするIT資産管理ツールにより資産管理を定期的に実施することは、無用なコストを発生させないという点でも効果がある。その1つが情報セキュリティ対策だ。

 2005年4月の個人情報保護法の施行により、情報漏えい対策が叫ばれて久しいが、いまだに情報漏えい事故がメディアをにぎわしている。情報漏えいの原因には、従業員の不注意や故意によるデータの紛失や盗難、持ち出し、不正なアプリケーションの使用、システムに対する外部から不正アクセスといったものがある。いずれの場合でも、いったん重要な情報が流出してしまうと企業に計り知れないダメージを与える。仮に流出した内容が顧客の個人情報であるなら、顧客への対応や謝罪などの直接的なコストに加え、「信用」が失墜し、「ブランド」も傷つく。倒産という最悪の事態につながるケースも実際にある。

 こうしたリスクを放置しないための取り組みの第一歩が、システムに存在する脆弱な部分を知ることである。IT資産管理ツールを利用すれば、管理できないPCを社内から排除できる。また、OSやアプリケーションのバージョン情報を把握しておくことで、不正アクセスやマルウェアに悪用される脆弱性へ適切に対処できるようになる。

 QAWには資産情報の収集や分析する機能に加え、ポリシーによって指定したアプリケーションのインストールと実行を制限する機能や、ポリシーに適合しないPCをネットワークから隔離してチェックと是正を行う機能を搭載している。

 例えば、ファイル交換ソフトウェアを強制的に使用させないようにできるため、「Winny」や「Share」に代表される大規模なファイル交換ソフトウェアネットワークへの情報漏えいを阻止できるといった具合だ。

ライフサイクルに基づいたIT資産管理とセキュリティ統制によって、無駄なコストの発生と経営リスクを排除する

 これらの機能をライフサイクルに照らしながら活用することで、PCに存在する技術的な脆弱性や利用時における脆弱性を段階的に解消させていく。その結果を経営層や従業員に開示することで、不適切なPCの利用を是正する。このように情報セキュリティ対策にIT資産管理ツールを利用することで、PCの適切な利用環境を促し、無用なコストが発生するリスクを軽減できるのだ。

進化を続けるIT資産管理ツール

 IT資産管理ツールは「資産の状況を効率的に知りたい」というニーズから誕生したものの、現在では情報セキュリティ対策を支援する機能に見られるように、ユーザーから寄せられる新しいニーズに応えて進化を続けている。

 クオリティがリリースしたQAWとQND Plusの最新バージョンでは、特に管理者の業務負荷の軽減と情報セキュリティ対策を強化するための新機能として、「初期展開自動化」と「管理対象除外」「遮断(QAWのみ)」などの機能が追加された。また、コスト削減を支援するために「グリーンITプラグイン」という、PCの省電力化と、その効果をグラフで確認できる機能が追加された。

 初期展開自動化機能は、エージェントツールのインストール作業を自動化するものだ。新たに導入したPCをネットワークに接続した時点で、エージェントツールが管理サーバから配信されてインストールが行われる。新規PCを導入する際に個別対応しなければならないという作業から管理者を解放してくれる。

 管理対象除外機能は、指定期間内に情報を収集できないクライアントを一時的に隔離して管理者が対応を決めることができるというものだ。遮断機能では、エージェントツールがインストールされていないクライアントPCがネットワークに接続された時点で通信を遮断してくれる。これによって、私物PCなど外部から持ち込まれたPCによる危険性から社内のネットワークを保護できる。

QAW/QND Plusなら、新規導入PCへのクライアントモジュールの適用を自動化できる

 QAWとQND Plusのプラグインプログラム「グリーンITプラグイン」は、WindowsOSに搭載されている電源オプション設定を遠隔で詳細にコントロールし、PCの省電力設定と消費電力削減量を可視化するものである。電源管理設定は個々のPCやグループ単位で調整できるため、グリーンITプラグインを用いて省エネ対策によるコスト削減効果を分かりやすく従業員にも通知できる。

グリーンITプラグインの利用による電気料金の削減効果は、同社が公開する「省エネシミュレータVer2.0」でも試算することができる(画像は、デスクトップPC500台、ノートPC20台のケース)

 このようにIT資産管理ツールのコスト削減効果は多岐にわたる。経済環境の悪化に対処するといった、一時的に使用するだけものではない。急なコスト見直しというニーズに対応し、さらには長く使い続けることで抜本的なコストの改善を支援するIT資産管理ツールを検討してみてはいかがだろうか。

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提供:クオリティ株式会社
企画:アイティメディア営業本部/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2009年3月29日