場所に捉われないワークスタイルを実現する“命綱”を知る： “Lotus Knows”が具現化

日本IBMの佐藤淳氏は、Lotus製品による各種ソリューションを開発するパートナーに対して技術支援を行うエンジニアである。オフィスの自席よりも、パートナー訪問などのためオフィス外で仕事をする時間が多いという佐藤氏にとって、場所に捉われないワークスタイルを実現するLotusのコラボレーション・ツールは、まさに仕事の命綱だ。

[PR／ITmedia]

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場所と時間を問わないワークスタイル

日本IBM ソフトウェア開発研究所Lotusテクノロジー開発 兼 IBM Lotus Business partner Technical Enablement 佐藤淳氏

　日本IBM ソフトウェア開発研究所で働く佐藤淳氏は、1998年、IBMと統合前の旧ロータスに入社し、IBM Lotus Notesの製品開発を担当。Lotus Notesがアーキテクチャや製品機能の大規模改善を行った「R6」では、「R5」以前のユーザーに対するバージョンアップ・プロジェクトのサポートを開発の立場から支援するという業務に当たった。2003年にIBM Workplaceが発表されると、パートナー向け技術支援のために組織されたグローバルな技術支援チームに参加。現在もそのチームに在籍し、IBM Workplaceの後継となるLotusブランド各製品をベースとしたソリューションを開発するパートナー各社に対して技術支援を行っている。

　佐藤氏が所属するチームの特徴は、米国4カ所、欧州2カ所、アジア2カ所（日本と中国）の合計8カ所の事業拠点に約20名のメンバーが分散していることだ。そのうち日本には佐藤氏を含む4名が在籍し、日本のパートナー約40社を中心に世界各国のパートナーと協業しているという。

　「わたしたちのチームの基本的なミッションは、ソリューションを開発するパートナー様への技術支援です。パートナー様に対してLotusの新しい製品やテクノロジーを紹介し、それをパートナー様のソリューションと組み合わせることで生まれるバリューを提案したり、パートナー様からの技術的な問い合わせに回答したりという業務を行っています。オフィスは大和研究所内にありますが、終日オフィスにいるのは週に1日程度。大半はパートナー様のオフィスや全国各地にあるIBMのサテライトオフィス、あるいは移動中の車内で仕事をしています」（佐藤氏）

　グローバルなチームに所属するため、勤務シフトもユニークだ。

　「1日の業務の始まりは、米国時間の朝、日本では23時頃からになります。この時間にグローバルミーティングを行うことが多く、場合によっては深夜1時から2時になることもあります。このミーティングには自宅から参加して終了後にいったん休み、日本時間の朝にオフィスに出社するか、パートナー様のオフィスに直行するという毎日です。勤務時間や勤務場所は一定の範囲で社員の裁量に任されているため、自分自身でメリハリを付けて仕事に取り組んでいます」（佐藤氏）

ツールの使い方は、ワークスタイルによって変化する

　場所を問わずに業務を遂行しなければならない佐藤氏にとって、コミュニケーションやコラボレーションを実現するLotusの各種コラボレーション・ツールは、いわば仕事の命綱というべき重要な存在だ。

　「わたしが就寝している時間にも、海外からメールが届いています。メールは、Lotus Notesのレプリカ機能を使っているため、オフラインであってもオンラインと同様にメールを扱うことが可能です。起床後にレプリカを実行し、パートナー様へ移動する電車の中でオフラインのままメールを処理し、オンラインになった時点で自動送信するような使い方をしています。同様に、オフライン時にカレンダーへ自分の予定を入れておくと、オンラインになった時点でほかのメンバーにスケジュールが公開されます」（佐藤氏）

　Lotus Notesのこれらの機能は、佐藤氏がロータスに入社する以前からすでに実装されていたものだ。しかし、開発業務に携わっていたロータス時代は、オフィスから出ることがほとんどなく、Lotusのツールをオンラインでのコラボレーションや情報共有にのみ使っていたという。

　「現在は、Lotusのツールを使ってオフラインで仕事をしたり、社内外のソースから必要な情報を吸い上げたり、逆にわたしたちから情報を発信したりといった使い方をするようになっています。ツールの機能としては大きく変化したわけではありませんが、今の仕事では使い方が変わってきたと思います。言い換えれば、開発の仕事でも今の仕事でも、同じツールでしっかりサポートしてくれています」（佐藤氏）

　一方で、かつてはなかった新しいツールも存分に活用している。その代表として挙げられるのが、IBM Lotus Sametimeだという。

　「Lotus Sametimeは、もともとインスタント・メッセージングと在席確認、Web会議のためのツールでしたが、機能がどんどん拡張されて、今は在席しているときにどこにいるのかというところまで分かります。“Sametime Unified Telephony”という電話との連携を実現した製品も Lotus Sametime ファミリーにあります。電話は“番号”にかけるというイメージがありますが、Lotus Sametime Unified Telephony では“人”に対してかけます。つまり、連絡を取りたい相手がオフィスにいれば自席の電話、外出先にいれば携帯電話というように別々の番号にかけるのではなく、相手を指定するだけで電話がつながる仕組みです。IBM Lotus SametimeUnified Telephony もソフトフォンの機能があるので、PCで電話を受けることも可能です。これまでは、緊急の要件があっても相手がつかまらないなど時間のロスがありましたが、今は一度で相手につながります。これは非常に便利です」（佐藤氏）

Sametimeから人を選択し発呼する

情報共有ツールが業務を効率化する

　また、佐藤氏が業務を進める上でよく利用するツールは、IBM Lotus Quickrだという。これは、組織の枠を越えたコラボレーションの場を作成し、業務を効率化するという情報共有ツールだ。

　「パートナー様と協業する場合、特に複数企業から成るコミュニティを支援する際には、Lotus Quickrでネットワーク上にバーチャルの“場”を作り、その中でファイルを共有したり、ディスカッションしたりしています。Lotus Quickrでは、Lotus Notesからダイレクトにファイルを入れる機能があり、例えば質問に対する回答の資料を作成したら、そこに置くだけでメンバーに公開できます。パートナー様は、Lotus Quickrを見に行けば情報が得られるわけです。こうしたコラボレーションは、メールを使って行われることが一般的ですが、メールは基本的に“1対1”のコミュニケーションツールなので、チームで情報共有する際には便利とは言えません。メールではわたしとAさんという人がやり取りしていて、途中からBさんという人がメンバーとして加わった場合、今までやりとりした内容をすべて添付ファイルとしてBさんに送る必要があります。Lotus Quickrでは、そうしたやりとりの内容をすべて確認できるので、非常に便利に使えています」（佐藤氏）

　佐藤氏がパートナーとの協業にLotus Quickrを使い始めたのは2年ほど前のことだが、現在は手放すことのできないツールの一つになっているという。このツールにより、メールでやり取りする頻度も減ったとのことだ。

　もう1つ、業務に欠かせないツールとして多用しているのが、IBM Lotus Connectionsの“ファイル”という機能だ。このツールは、個人が持っている資料などをノウハウとして公開し、それを検索して利用できるようにするもので、社内のナレッジをシェアするという部分で便利だという。

　「例えば、わたしがパートナー様に回答するために調べて作った資料を乗せておけば、社内の第三者が検索して再利用することができます。誰が利用したかダウンロードの履歴を確認したり、ファイルに対してコメントを付けたりできるので、ファイルを中心にしたコラボレーションも生まれます。さらに、自分が公開したファイルをほかの人に勧める機能も併せて使えば、効率的な人のネットワークが構成されていきます」（佐藤氏）

　Lotus Connectionsには、ほかにブログやソーシャルブックマークなどの機能が存在するが、社員がこれらを活用することで必要な情報にたどり着くまでの時間が大幅に短縮され、業務が効率化していることが実感できるという。

　「仕事の大半は、情報を探したり、得られた情報を加工して第三者に伝えるという部分に費やしています。つまり、仕事を効率化するには、いかに早く必要な情報を集められるのかというところが鍵になります。Lotus Connectionsを使えば、必要な情報を持っている人をすばやく探し出すことができるようになります」（佐藤氏）

コラボレーション・ツールの利用履歴を元に社員ネットワークを可視化した例

事業継続性のためにも有用なツール

　Lotusのツールを駆使したコミュニケーション、およびコラボレーション環境を整えることは、仕事を効率化するだけでなく、企業の事業継続性を維持するためにも必要なことだ。

　「例えば、“新型インフルエンザがさらに流行し、WHOが警戒レベル6に引き上げたらオフィスをクローズする”といった取り決めをしている企業も多いと思います。この時、自宅で作業をしても、業務効率が落ちないことが重要です。わたしの今の職場では、実際にそれを体感できています。米国IBMではホームオフィス制度を積極的に採用していますが、それでも業務効率は下がらないどころか、移動時間の短縮などによりむしろ向上していると聞いています。Lotusのコラボレーション・ツールを使って仕事の環境を整えておけば、企業の業務継続も問題なくできると、実証されているのです」（佐藤氏）