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» 2013年04月10日 10時00分 UPDATE

中小企業のチカラを引き出すクラウド:社長の予定も“全社共有” Office 365で「コミュニケーション経営」を進める明光商会

明光商会は、スケジュールの全社公開などを実践する「全員参加のコミュニケーション経営」をさらに効率化するための最適なツールとして、Office 365を選択。クラウドの利点を生かし、今後は海外戦略も加速させていく。

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導入の背景

業績悪化からの回復を目指し、“開かれた”明光商会へと改革

 日本におけるシュレッダーのトップブランドとして常に業界をリードする明光商会(東京都中央区)は今、「明光グローバルプラン」と呼ばれる、明確な成長戦略に基づき、躍進を続けている。

 同社のバイブルとも呼ばれる「明光グローバルプラン」の目指すゴールは、「世界ナンバーワンのシュレッダーメーカー」へと成長すること。この大きな目標を達成するために、同社では経営方針の1つとして「全員参加のコミュニケーション経営」を打ち出している。

photo 明光商会 代表取締役社長の土岐勝司氏

 明光商会 代表取締役社長の土岐勝司氏はこの経営方針を打ち出した理由について、「当社が成長していくためには、『会社が、今どういう状態にあるのか』ということを、社員1人1人が理解し、会社の戦略立案に関しても、当事者意識を持って取り組むことが必要でした」と説明する。

 「わたしが就任した2010年当時は、サブプライムローン問題の影響による業績の悪化などもあり、当社の経営は非常に厳しい状態にありました。そこで『明光リバイバルプラン』と題した中期経営計画をまとめ、“創って、作って、売って、サービスし続ける” というビジョンを明確にし、実行に移したのです。おかげさまで、最初の1年で当社も業績を持ち直すことができ、2年目からは、本格的な成長戦略として新たに『明光グローバルプラン』を定め、今もこのプランを実践し続けています。この、業績回復からさらなる成長を目指す中で、『全員参加のコミュニケーション経営』というものが、非常に大きな役割を果たしました」(土岐氏)

 土岐氏が掲げた「全員参加のコミュニケーション経営」は、全社員がスケジュールを公開し、共有することを前提としている。そして、真っ先に予定の全てを公開したのが、土岐氏自身だった。さらに、会社の状況や土岐氏の考えなどを伝える「社長日記」を自らの手で毎日更新。スケジュールに記載されていた行動の内実を全社員に向けて詳細に報告した。

 「社員は皆、びっくりしたと思います。それまでは明光商会において、社長の行動は社員には全く見えなかったのに、わたしが就任した早々『社長日記』が始まりましたからね。内容も、毎日20〜30分かけて、かなりの分量を書いてきました。さらに、休日も含めて、わたしのスケジュールが誰でも閲覧できるようになっていて、空き時間があったら誰でも会議などの予定を入れることができます。ここから全てを変えていったのです」(土岐氏)

 こうして2010年以降、確かな効果を伴いながら続けられてきた「全員参加のコミュニケーション経営」だが、1点課題もあった。それが、「ツールの使いにくさによる非効率」だった。

 改訂された「明光グローバルプラン」の中で立案された「明光グローバルシステム」において、同社はクラウド活用による“持たざるIT”を実践。基幹業務システムをクラウドサービス上に移し替えたほか、「全員参加のコミュニケーション経営」を支えるコミュニケ―ション基盤も、クラウド化することを決定する。

 そして、「全員参加のコミュニケーション経営」を支えるツールとして、複数のクラウドサービスを比較検討した結果、明光商会が採用したのがマイクロソフトのビジネス用クラウドサービス「Microsoft Office 365」だった。

導入の効果

日常業務をよりスムーズにできるクラウドサービスを選択

 「明光グローバルシステム」において、Office 365は非常に大きな役割を担っていると、明光商会 情報システム部部長の増田達哉氏は説明する。

photo 明光商会 情報システム部部長の増田達哉氏

 「当社は営業中心の会社ですから、メールなどのコミュニケーション環境は重要です。加えて、全員参加の経営をよりスムーズに進めたいという思いがありました。そこで、グループウェアの機能として、全社員必読の『社長日記』および『スケジュール共有』、そして『メールの使い勝手』の3点を中心にして、細かく比較検討を行いました」(増田氏)

 従来、明光商会ではオンプレミスのサーバ上に、サイボウズを展開。社長日記の公開からスケジュールの共有、メール利用、そしてドキュメント共有まで行ってきた。しかし、日々多忙な業務の中で、サーバの稼働状況の監視にまで目を向ける時間が足りず、ヒヤリとすることもあったという。

 こうした運用管理の負荷とリスクを避けるために、クラウドサービスの採用を決断した同社では、当時使用していたグループウェアの最新バージョンとOffice 365を比較。下記の数項目を決定的なポイントとして、2012年4月にOffice 365の導入に至っている。

主な優位点

(1)公開記事の予約投稿ができる

→社長日記や掲示板でのお知らせなどの柔軟な運用が可能

(2)記事内に自由に写真などを配置できる

→写真入りのより分かりやすい社長日記の公開が可能に

(3)グラフィカルにスケジュールを共有

→予定表が文字ベースであった従来のグループウェアに比べ、視認性が格段に向上

(4)Microsoft Officeで親しんだGUI

→直観的な操作が可能なため、導入に際して社内説明などの労力を最小化

(5)幅広い用途に対応

→SharePoint Onlineに、ワークフローなど多彩な機能を実装可能

 こうして、2012年4月にSharePoint Onlineを活用したポータルサイトを中心として、「Microsoft Outlook」を重用するコミュニケーション基盤の構築プロジェクトがスタート。当初の予定通り同年10月にサービスインを迎えた。

 完成したポータルサイトは、ブラウザを立ち上げるとデフォルトで表示されるように設定されている。画面上部のグローバルナビには、「社長日記」「Outlook」のほか、「掲示板」「文書管理」、そして「ワークフロー」へのリンクが並んでいる。

 さらに、トップページの上段には「重要なお知らせ」と「お知らせ」のタイトルが新着順にリストアップされているため、サイトを開いただけで、主要な連絡の有無を把握することができる。

 また、ページの右列最上段には「タイムシート」の入り口が設けられ、その直下には「社長日記」の最新記事3件のタイトルがリストアップされている。

photo 完成したポータルサイトのイメージ図

 こうして、1つの画面の中に必要な機能や重要な情報へのリンクを網羅したポータルサイトは、タイムシート機能を搭載していることもあり、毎朝、毎夕に全社員からのアクセスを受けるが、そのトラフィック増大にも不安はないと、増田氏は言う。

 「Office 365を導入した当初はネットワークのトラフィックなど監視していたのですが、すぐに気にしなくなりました。全く問題なく稼働していますよ」(増田氏)

 しかも、ポータルサイトをはじめ、コミュニケーション環境が一新されたにも関わらず、社員への操作説明会などは、ほとんど行う必要がなかったと、同社情報システム部の小林貴峰氏は話す。

 「他のシステムであれば、わたしたち情報システム部が全国の拠点を回って、操作説明を行う必要があったでしょう。しかし、社内でExcelやPowerPointなどのMicrosoft Office製品を使ったことのない者はいません。SharePointもOutlookも、そのインタフェースは、他のOffice製品と似ています。そのため、マニュアルさえ用意して、公開しておけば問題なく活用してもらえるだろうと考えていました。結局、本社にて1回だけ勉強会を行いましたが、特に戸惑った様子も見られませんでした。その後も、非常にスムーズに浸透していったと思います」(小林氏)

 Office365 による新しいコミュニケーション基盤構築のメリットは明らかだと、同社 経営企画部 経営企画課課長の八木崇吉氏は話す。

 「1人のユーザーの立場から言えば、このポータルサイトを起動すれば、必要な情報と機能にアクセスできますので、毎朝の業務がスムーズになりました。また、社内に情報を発信する立場から言うと、全社員が必ず目にする場所に『重要なお知らせ』という掲示ができましたので、『どうやって周知徹底させるか』ということに悩む必要がなくなり、本来業務に注力する時間が増えました」(八木氏)

今後の展望

Office 365活用による“持たざる IT”で世界進出にも柔軟に対応

 こうして「明光グローバルプラン」と「全員参加のコミュニケーション経営」の実践を続ける明光商会は、今、世界ナンバーワンのシュレッダーメーカーへ向けた海外進出計画を加速させている。

 「今回、『明光グローバルシステム』という総称で、業務システム全体のクラウド化を進め、“持たざるIT”を実現したことは、今後予定される海外拠点の構築に際しても、プラスに働くことでしょう。Office 365に関して言えば、そもそもマイクロソフトがグローバルに展開しているサービスですから、多言語展開に際しても、何ら不安はありません」と増田氏。

 さらに土岐氏は、「海外市場における売り上げを、全体の20〜30%にまで高めていく予定」であると、力強く語る。

 「現在、当社のシュレッダー製品が、日本国内の市場に占めるシェアは、75%近くになります(明光商会調べ)。つまり、今後の成長戦略を実現していくためには、海外でのシェアを伸ばしていくことが重要です。では、どうするか。実は、世界のシュレッダー市場のほとんどは“Made in China”なのですが、当社のMSシュレッダーのほとんどは、“Made in Japan”です。その分、品質には自信を持っています。その上でさらに、欧米諸国で重視されるスペック(=時間当たりの処理枚数)を強化したモデルに注力し、マーケットに展開していきたいと思います」(土岐氏)

 最後に、土岐氏は言う。

 「Office365を使うことで、『全員参加のコミュニケーション経営』も、今までよりスムーズに回るようになってきました。やはり、毎日使うツールであればこそ、ほんの少しのユーザビリティーの違いが積み重なって、より大きな利点として見えてくるものです。今後は、Office 365活用をスマートフォンなどのモバイル端末にも広げて、『明光グローバルプラン』達成に向けて、さらに弾みをつけていければよいと思います」(土岐氏)

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提供:日本マイクロソフト株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2013年6月30日

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