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» 2015年03月04日 10時00分 UPDATE

Office 365と中堅企業情シスの悩みを解決する方法:ウチの会社は何が必要なのか──ひとり情シスの「Office 365相談センター」体験記

世の“ひとり情シス”は、悩んでいる。個別の課題はいろいろあるが、ともかく「自社のIT事情をふまえて相談でき、提案してくれるIT導入パートナーがいない」のだ。そんなとき目に付いたのが、法人のOffice 365導入についての相談や最新情報を提供するための窓口である「Office 365相談センター」。すがる思いで電話をしてみると……。

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 アイティメディア(従業員数:約200人)の精鋭情シス、イシノ。彼は悩んでいました。

 先日、「Office 365をMicrosoft Officeの月額課金版としか見ていない情シスもいる」という話を耳にしました。さすがにそんなことはないだろう、ハハハ……と思った刹那、「はっ! 昔の私だ」と冷や汗が出ました。「そういえば今、Office 365はどうなっているのだろう?」そう考えたイシノですが、わが情シスは少数精鋭部隊(つまり……ひとり)。相談できる相手がいません。どうにかしたいけど、できない事情もある。長年の悩みでした。

 そんな折、ふと1つの電話番号が目にとまりました。ソフトバンク コマース&サービスの「Office 365相談センター」では、そんな企業の情シス担当者のために問い合わせ窓口を用意しているのです。そもそもOffice 365って何でしたっけ? から、今のライセンス体系、コスト、機能の詳細と自社の現システムとの連携などなど……。



 「あのう……相談したいのです」

 そんなイシノの悩みに、Office 365 相談センター コンサルタントの鈴木翔美さんが答えてくれました。

photo 「Office 365 相談センター」に相談してみた

ひとり情シス・イシノ

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複数企業のIT部門を経て、現在は国内最大級のITニュースサイト「ITmedia」のインフラを支える37歳の現役IT管理者。VL版旧Officeの刷新とともに、メール、スケジューラ、業務管理ツールが別で、連携されていない現状を打破すべく、Office 365の再検討を計画。


「Office 365相談センター」コンサルタント 鈴木翔美さん

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ソフトバンクコマース&サービス 「Office 365相談センター」のコンサルタント。「親身と笑顔、豊富な知識」をモットーに、中堅中小企業で活躍する精鋭情シスのOffice 365導入計画を支援してくれる。対応範囲は「Office 365の導入・販売についての相談、利用費用の見積もり」「モバイルデバイス(iPadなど)活用についての相談」「アドオンソリューションの内容、契約、販売方法に関する相談」「Office 365ライセンス購入方法に関する相談」。


経緯のホンネ

 自社はMicrosoft Officeこそボリュームライセンス版を使い続けつつ、メールやグループウェアなど従業員のための業務ツールはかなり早期からクラウドサービスを利用していました。ただ、早期に導入を決めたがゆえの課題がいくつもたまってきていました。

 これまでの運用を通じてたまっていった課題は、それぞれの機能を持つアプリやサービスを、ニーズやコストを考えながら個別に順々に導入していったことに由来します。それぞれが個別のアプリ、サービスであるために、複雑で、業務や情報の連携が取りにくくなってしまっていた。従業員から日に日に届く「どうにかしてほしい」という要望は、彼を焦らせつつ、励ましてもくれます。「どうにかせねば」。そのときが来たようです。

 実は数年前、最初にクラウドベースのサービス導入時に検討したものの1つとして、Officeのクラウド版と位置付けて「Office 365」も検討していました。ただ、当時はMicrosoft Officeの機能があればよく、オフィススイートとしてのコストと、メールをはじめとする社員コミュニケーションのためのコストを個別に考えていました。さらに「Officeは、最新版しか使えない」ことも障壁でした。業務に必要なアドインが、最新版には対応していなかったなどです。こういった事情と、Office 365を構成するいくつかの単機能だけを見ていたため、お得と判断できなかった……。ここが当時、導入に至らなかった理由です。


<相談>ずばり、ウチでOffice 365を使うべき?

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いまはあるWebメールサービスと、また別のグループウェアを併用していて、コスト面というより生産性の面で「なんとかできないか?」と従業員から声が上がっています。どうしたらいいのか、困っていまして……


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それは実にもったいないです。結論から言いましょう。統一性の考えをすでにお持ちならば、Office 365をお勧めします! その理由は……


 その理由を鈴木さんはこう解説。実はこういう企業は多いようで、鈴木さんはいつもの「鉄板デモ」を紹介しました。

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 Office 365の大きな特徴とはズバリ、業務のためのアプリをまとめた「シームレス」さ。皆さんも、仕事のきっかけは関係者から届くメールではないでしょうか。そのメールから仕事を割り振ったり、ミーティングの予定を立てたり、ドキュメントを整理したり。Office 365なら、その作業がシームレスにできるようになります。

 まず、Outlookで届いたメールを見てみましょう。やりとりの履歴は分かりやすく真ん中の画面に表示されますし、添付ファイルがあれば一番上に表示されて見逃すこともありません。重要なメールはフラグを立てれば、それがそのまま「ToDoリスト」になります。ToDoリストに入れたタスクは、カレンダーへドラッグするだけで会議予定に早変わり。仲間の予定表を並べながら、空いている時間にセットすることが簡単にできるのです。

photo Outlookの画面

 もしかして皆さんは、会議を設定するまでに何枚もウインドウを開いてメールの文字列、カレンダーやスケジューラなどを参照しながら何度もコピー&ペーストしていませんか? その無駄な時間は、そのうちストレスに変わっていきます。仕事に集中する、集中させるためにも、この使い勝手のよさは重要なのです。そんな様子をすぐイメージできるよう、こんな分かりやすいデモ動画も見せてくれました。


 打ち合わせは、会議室に集合して話し合う……だけではありません。Outlookならば、画面からビデオ会議、音声会議、チャットができます。画面からチームメンバーを参照し、追加すると、その人がいま在席中かどうかも分かるので、Outlookの画面で在籍確認したらすぐにアクションを起こせます。場合によっては、社内固定電話を不要とする計画まで進める可能性があります。ちなみに、この機能はキーボードの入力状況を見て在籍状況をチェックしているので、離席時にわざわざステータスを変える必要などもありません。

 聞きたいことはメールではなく、スッと在籍を確認してさっとチャットで済ませる――これからの仕事はそんなスタイルになるのかもしれませんね。

ポイント!

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メール、カレンダー、チャットがバラバラだと、いちいち切り替えなくてはなりませんので、生産性は上がりません。ぜひ、これらが一体となっているツールをご検討ください!




<相談>肝心の「Microsoft Office」と、ボリュームライセンス版との違いについて

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実はまだ、Office 2007を使っています。というのも、2013年にOffice 2013へのバージョンアップを検討したのですが、互換性などの面で問題があって……。そのため、ダウングレード権があるボリュームライセンス版Officeを選択しました。


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そうですね。Office 365はダウングレード権がないので、最新のものを使っていただくことになります。では、こうしたらいかがでしょうか?


 Office 365相談センターは自社の事情をくみ取り、その会社に最適なソリューションを提案します。今回鈴木さんは、イシノに「現在持っているOffice 2007のライセンスとOffice 365を併用する」ことを提案しました。これはどういうことでしょう。

 実は、古いOfficeも最新のOfficeも同時にインストールできます。アドインの都合で旧バージョンが必要ならば、必要なクライアントやユーザーにのみこれまでのライセンスを併用し、次第に移行していくという方法です。

 ボリュームライセンス版のOfficeにはないさまざまな特典もあります。例えば、今までは別々にライセンスを用意しなければならなかったWindows、MacそれぞれのOfficeも、Office 365ならば1ユーザーにつき5台のPC(Windows/Mac)にMicrosoft Officeのインストールが可能です。業務で使えるセキュリティ性を備えた容量無制限のクラウドストレージ「OneDrive for Business」も含まれています。昨今はPC+タブレットなど複数台の機器を用途に合わせて使い分けたいというニーズが増えていますよね。こんなシーンにバッチリです。

 Office 365には、これまで使っていた「Word」「Excel」「PowerPoint」だけではなく、メールやクラウドストレージ、ファイル共有、Web会議の機能も含まれています。これまで、これらの機能を使うには個別にライセンスやサービスを購入、あるいは社内にサーバを立てて実現していました。サブスクリプション版、つまり「借りるOffice」という考え方ができるOffice 365は、特に初期コストに差が出ます。こういった柔軟な部分がポイントの1つと言えます。

 さらに、AndroidやiPhone、iPadで使えるスマートデバイス向けのOffice(のフル機能版)も無料で使えることも、これからモバイル化/ワークスタイル変革を目指す企業に大きな魅力です。社内のPCだけでなく、モバイル、クラウドなど多彩なビジネス環境でOffice 365が活躍するはずです。

photo トータルコストに差が出る「Office 365」

ポイント!

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Office 365はこれまでのライセンス版Officeだけでなく、さまざまな特典があります。特に初期投資において、コストに大きな差が出ますよ!




<相談>「シングルサインオン」を実現したい。リモート接続の制限もかけたい

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Active Directoryを運用していますが、Office 365と一緒に使うと何かいいことはありますか? 特に「シングルサインオン」を実現できるとうれしいのですが。あと、クラウドになると多種多様な端末が接続できると思うので、それも管理したいです。


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Active Directory連携ですね。実は、そこを連携しようとするとサーバを何台か用意しなくてはならないので、ちょっとお勧めしにくいんです。そこで……。


 鈴木さんはさっと1枚の資料を出します。それが、ソフトバンク・テクノロジーが提供する「Online Service Gate」です。

photo 「Online Service Gate」の概要

 Online Service Gateは、各種サービスをクラウド側で束ねて引き渡す中継役(コネクター)として機能し、他要素認証やアクセス制御、シングルサインオン機能を提供するサービスです。Office 365だけでなく、Google AppsやMicrosoft Dynamics CRM、Sales force.comなどとも連携でき、例えば、社外からは利用させない、署名がないモバイル端末からは接続させないといった端末制限を容易に行えます。さらに、このサービスを利用すれば各種サービスを1つのIDで利用(シングルサインオン)できるようになります。この機能が欲しかったんだよという情シスの方、かなり多いのではないでしょうか。


 なぜActive Directoryではなく、この構成をお勧めするのでしょうか。Active DirectoryとOffice 365を連携させるために、ソフトバンク コマース&サービスはもちろん、「Active Directoryを同期させる方式」「Active Directory フェデレーション サービス(AD FS)を利用する方式」そして「Online Service Gateなどのサービスで連携する方式」などのノウハウを持っています。

 シングルサインオンを実現する方式にはAD FSを選ぶことも可能で、もしかして容易かもしれません。ただ、4〜5台の自社サーバをオンプレミスで運用するのが条件になります。せっかくコストを意識してクラウドサービスに切り替えようとしているのに、自社サーバを新たに設置するとなればおそらくコスト面に見合いません。だから、イシノへの提案としてはOnline Service Gateを選んだことになります。従業員規模や現状の構成、予算、自社の都合や状況をふまえ、そしてひとり情シスの気持ちも理解して提案してくれるわけですね。

ポイント!

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Online Service Gateは、1ユーザーにつき年間1800円で提供できます。今後、対応サービスも増えていく予定です




クラウドは障害が心配……これを上に説得できる材料がほしい

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クラウドサービスだと、障害があったときに対応が淡泊だったりしませんか? アップデートが頻繁にあるのはいいのですが、知らぬ間にどんどん機能が追加されてしまうのも、実は怖いです。その点をどうやって上に説明すればいいのか……。


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Office 365なら、管理者向けにインシデント情報をきっちり公開しています。百聞は一見にしかず、この管理コンソールを見ていただけますか?


 鈴木さんはイシノに、実際に管理者向けに提供されている管理コンソールを見せます。どのサービスが稼働中で、どんなエラーが発生しているか、サービスの遅延が起きているかなどのインシデント情報を一覧できる画面です。サービス全体の障害情報だけでなく、自社が使っているサーバの状況も把握できるようになっていました。これにはイシノも納得です。

 機能追加についても、他国語圏のブログだけでなく日本のブログもしっかり用意されており、管理者に向け機能追加の旨はしっかりと告知されます。実はこちらの取り組み、他のクラウドサービス/グループウェアからOffice 365へ移行した管理者からも「公開している情報の透明性が高い」と高評価なのだそうです。

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photo Office 365 管理センターの画面には、メンテナンスの予定やインシデントの状況が詳細に明記される

 Office 365のSLA(サービス品質保証)は「99.9%」です。しかも、これまでの実働は約99.995%とのことです。これなら安心して上司を説得できるのではないでしょうか。

ポイント!

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情報の管理ポリシーも重要ですよね。皆さんがOffice 365に保存したデータはお客様のもの。マイクロソフトがのぞくことはありません。クラウドは不安という方も多いでしょうが、日本の顧客には国内データセンターで提供するOffice 365ならこの点でも安心です




Office 365の“?”を解決する「このほか」のポイント

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Office 365はプランがいっぱいあるのですが、Information Rights Management(IRM)やPower BI(Excel BI)も今後使いたいと思ってます。しかし、これらの統合も行う場合はOffice 365 Enterpriseを選ばざるを得ないのですよね。そこが悩みどころです。あと、SharePointも気になりますね。


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SharePointの需要はとても多いですね。その前にぜひお伝えしたいことがあります。2014年11月のプラン改定で、Office 365 Businessが大幅に変わったのです。実はもうEnterpriseとBusinessの機能は、約9割は同じと言えるほどなのです。


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えっ、それは知らなかった。もうちょっと詳しく教えていただけますか。


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はい、プラン選びのポイントはOffice 365 相談センターブログもぜひ参照していただきたいのですが、大きく2つのポイントがあります。「基本はBusinessで購入した方がお得」です。だから「Enterpriseしかない機能をチェックし、プランを最終決定する」ということです。


photo ココが違う! 「Business」or「Enterprise」の選び方

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 この後もイシノは質問を投げかけ、鈴木さんはそれに的確に答えていきました。これも、相談者の環境をふまえ、親身になって相談に乗ってくれるからこそ。実はソフトバンク コマース&サービスにはこんな相談を喜んで対応してくれるチームがいるのです。

 クラウドに興味を持った、Microsoft Officeのリプレースに悩んでいる、Office 365が気になり始めた。そんな精鋭情シスは、まず下記の電話番号へ問い合わせをしてみてください。あなたの会社の困りごとに、親身になって的確な回答を、笑顔で出してくれるでしょう。

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提供:ソフトバンク コマース&サービス株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2014年3月31日