できるビジネスマンのノウハウ伝授
第4回　Excelデータの上手な料理法 　- その2-（1/4）

会社に持ち上がったプロジェクトを成功させるために、参加を命じられた田中君。新しい販売プロジェクトの成否は彼にかかっているのだ！

• 田中君：プロフェッショナル向け映像関連製品を取り扱うABC商事社員。配属されてから3カ月になる、22歳の新卒新入社員。
• 江藤君：ABC商事社員。田中君と同じく配属されてから3カ月の新卒新入社員。営業1課所属。
• 及川先輩：ABC商事社員。システム課の先輩。田中君に的確なアドバイスをしてくれる。
• 山田課長：ABC商事社員。田中君が所属する営業2課の責任者。
• 福島課長代理：ABC商事　営業1課の課長代理。新設プロジェクトチームのリーダー。

　長引く不況で、ABC商事でも、本業のプロ向け映像関連製品の売上が鈍化。打開策として、コンシューマー向け製品の販売を決定。そのための社内横断プロジェクト『プロジェクト“C”』が発足した。

福島課長代理　「いよいよ『プロジェクト“C”』がスタートするが、まずは営業に必要な基本ツールをそろえることが肝心だ。顧客データ、商品カタログ、見積書の3つだ。このツールの作成は、江藤君、君に頼んでおいたわけだが……」

江藤君　「はい。顧客データ、商品カタログ、見積書、それぞれをExcelで作ってみました。商品カタログについては、主力商品のデジカメを中心としたものにしました。しかし、商品スペックばかり、文字ばかり並んでしまって、ビジュアルもないし、お客様への説得力に欠けるんですよね。かといって、メーカーのカタログを全部もって行くのも、数が多くて重すぎるし、一覧性にも乏しいですし……」

江藤君がExcelで作った「一覧表」。だが、商品スペックは多すぎて、スクロールしないと見ることができない

福島課長代理　「そこは表計算ソフトの限界なのかもしれないな。確かにビジュアルがないものは、カタログとは言えないな」

　「顧客データは、プロジェクトメンバー全員の担当分けをして、割り当てたデータを各人に渡しておく必要があるな。メンバーが個別に作っているExcelの顧客リストでは、重複もあるだろうし、いったん一つにまとめてデータを整理したあと、割り当てる必要がありそうだ」

　「見積書は、Excelで作るとなると、最初のうちはよくても、あとで厄介なことになってしまうぞ。案件一つ一つに、ファイルが1つずつできてしまうから、商談を増やせば増やすほど、バラバラの見積書ファイルがどんどん増え、収拾がつかなくなってしまう」

　「江藤君、プロジェクト用のツールとして、使いやすくて再利用できるようなものはないのかね？」

江藤君　「実は、営業2課ではデータベースを使って業務の効率をアップさせているという話を聞いているんです。自分はそのデータベースのことをよく知らないんですが、あそこの田中君なら、Excelじゃない切り口でツールを作れるかもしれません」

福島課長代理　「そうか。このプロジェクトには若手がもう1人くらい必要だし、営業2課の山田課長に頼んでみるとしよう」

田中君、『プロジェクト“C” 』の推進力に

山田課長　「田中君、いま社内で『プロジェクト“C”』をスタートしようとしている。それに君も参加してほしいんだ。データベースをビジネスに生かす力をそこで発揮してほしい、とプロジェクトリーダーの福島君に頼まれてね」

　「客先で見せるための、商品カタログ作りがうまくいってないそうだ。Excelで作ったらしいんだが、どうもかんばしくないらしい。そこで、だ」

田中君　「ファイルメーカーProの出番、てわけですね。わかりました、がんばります！」

山田課長　「たのむぞ。プロジェクトリーダーからは、Excelで作った商品カタログをビジュアルでもっと分かりやすい形にしてほしい、顧客データや見積書のツールも作ってほしい、と言ってきている」

　その日の午後、営業1課の福島課長代理に呼ばれ、『プロジェクト“C”』営業ツール改良の話を聞いた。

まずは、“使える”営業ツールを作らねば

[高岡幸生（ジェネコム）, ITmedia ]

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