タスクシートで“時間のパーティションを切る”のだ：シゴトハッカーズ

ToDoリストとスケジューラーの使い分けは、スケジューラーにタスクをまとめる際の注意点は――。前回に引き続き、タスクシートを使ったスケジュール管理について紹介します。

[大橋悦夫、佐々木正悟，ITmedia]

　大橋さん、佐々木さん、前回ご紹介いただいたタスクシートをさっそく使ってみました！

　タスクを入れるとすぐに「今日の帰宅時刻」が分かるので、朝の時点で「このタスクは明日以降に回そう」と計画を立てられるのがいいですよね。「今日終わらなかったこの仕事、仕方ないけど明日に回そう……」というのと、「（最初から）明日に回しておこう」というのでは、だいぶ気持ちも変わりますし。

　ただ、使ってみてちょっと疑問に思ったのは「社内スケジューラーに登録した会議などの予定も、すべてタスクシートに転記すべきなのだろうか？」という点です。タスクシートとスケジューラーの使い分けはどうすればいいのでしょう？

　基本的には、スケジューラーに登録した予定なども転記したほうがいいでしょう。理想は、このシートに書かれているタスクさえやっておけば漏れはない、という状態を作ることだからです。

　これは、ちょうど“時間予算管理シート”ととらえると分かりやすいかと思います。1日という時間を1つのHDDに見立てて、どのようにパーティションを切っていくか、というイメージが近いでしょう。

　普通は、午前中、午後、夕方、夜といったざっくりとした切り方をすると思うのですが、例のExcelタスクシートを使うことで、もう少し細かく区切っていくことができます。その区切りの中で手持ちのタスクをうまく詰め込んでいく、という作業を視覚的に行えるようになるのです。

　タスクシートにすべてまとめるのではなく、スケジューラーにすべてのタスクをまとめる、というやり方ではうまくいきませんか？　「社内スケジューラーの利用は必須だから、できればそちらにまとめた方が手間が省ける」という人もいるかと思うのですが。

　5分とか10分のタスクも含めて漏れなく入れられるのなら、スケジューラーにまとめてもよいでしょう。結局、そういうタスクが漏れるのが問題だと思いますので。

　あくまでも、目的はタスクのやり忘れを防ぐのと、最適なタイミングで各タスクを行うための整理ですので、考え方だけ採りいれていただき、通常使用のスケジューラーにて運用いただくのも1つの方法かと思います。

（後編に続く）