1時間の会議を45分に短縮するための5つの法則:3分LifeHacking
会議といえば、1時間が定番。しかし、本当に「1時間」必要なのでしょうか? この時間を25%カットし、45分に短縮するためのコツをご紹介しましょう。
会議といえば、1時間が定番。ゆえに、カレンダーアプリでも、予定やイベントのデフォルト値が、1時間単位になっていることが多いわけですね。しかし、本当に「1時間」必要なのでしょうか? こちらでは、この時間を25%カットし、45分に短縮するためのコツをご紹介しましょう。
会議スケジュール用Webアプリ「TimeBridge」では、ユーザーから「会議時間を短縮する方法」についてアイデアを募り、そのポイントを、以下の5つの法則にまとめています。
1:事前に計画する
会議の目的を明確にし、アジェンダを作成する。それぞれの議題に、割り当てる時間も想定すること。事前にアジェンダを参加者へ配布し、予め準備してきてもらおう。
2:参加者を厳選する
会議に貢献しない参加者は、その会議に参加する必要はない。大規模な会議にすればするほど、時間の浪費につながりやすい。会議の内容について、知っておいてもらう必要がある人には、会議の議事録を共有すればよい。
3:会議に集中させる
携帯電話はOFFに、PCも閉じさせ、会議中は議題に集中させる。
4:時間をマネジメントする
貴重な時間をきちんとマネジメントしながら、議事を進行させよう。
5:ToDoの担当者をきちんとアサインする
会議で決まったToDoやアクションアイテムには、その担当者も合わせてアサインしておこう。会議が終わったら、すべてのアクションをきちんとまとめておくこと。
このほか、会議にまつわる効率化術としては、ライフハッカーアーカイブ記事「まとめ:あくびのでるような会議にしないための10選」でまとめられています。ダラダラ会議にお悩みの方は合わせて参考にしてください。また、Twitterの#45minmtgでは、各ユーザーのアイデアが投稿されていますよ。みなさんも、とっておきのコツがありましたら、ぜひこのタグを使って、世界のTwitterユーザーたちと共有してみてくださいね。
ちなみに、会議スケジュール用Webアプリ「TimeBridge」は、無料で使えます。もちろん、45分での会議時間設定も可能です。ご関心のある方は、こちらのページからユーザー登録をどうぞ。
関連キーワード
アイデア(発想) | ToDo | Webアプリケーション | 3分LifeHacking | やる気 | オフィス(事務所) | LifeHack(ライフハック) | 会議術 | 議事録 | 職場
関連記事
- 第1回 会議の何が問題なのか?
ほとんどの人が会議が嫌いではないでしょうか。何のための会議か分からない、決まったことが実行されない、そもそも会議時間が長い……。そんな非効率な会議の原因を明らかにするとともに、解決法を探っていきましょう。 - 誠 Biz.IDの連載から考える「会議に役立つツール」とは
「会議が迷走する」「会議が決まらない」「会議で決まったことが実行されない」「会議が長い」の四重苦のスパイラル――。こんな会議の問題を解消するツールを紹介しよう。 - 「22分一本勝負!」究極の短時間会議を実現する9つのコツ
会議時間といえば、30分もしくは1時間単位が通例。ですが、これを「22分間」に限定することで、会議の効率をアップさせることができるのです。 - 「この会議、おいくら?」を計算する
結局、何を議論したんだっけ――という会議は意外と多い。「あー、この会議の時間にあんなことも、こんなこともできたのに」と思ってしまう会議はむしろ損失。できれば「会議が始まってからの経過時間とコスト」が分かると、ダラダラした会議を防げるのではないだろうか――。
関連リンク
copyright (c) mediagene Inc. All rights reserved.