報告書作成は「客観的事実を正確に記す」「期日に遅れない」が原則：若手社会人のためのビジネス文書作成マニュアル（4/4 ページ）

報告書とは、上司から指示された事や任された案件を実施して、その結果を報告するための文書です。何に対するどのような報告かが分かるよう、簡潔な文章で事実を的確に伝えることがポイントです。今回は、上司に一目置かれる報告書の書き方を学びましょう。

[須田稔，月刊総務]

モレをなくすために6W3Hを意識する

　報告に限らずコミュニケーションの基本は5W1Hとはよくいわれることです。つまり「誰が（Who）」「いつ（When）」「どこで（Where）」「何を（What）」「なぜ（why）」「どうやって（How to）」を使って論旨を組み立てるということですが、営業報告書や稟議書などではさらに「誰に（Whom）」「いくら（How much）」「どれだけ（How many）」を加え6W3Hとします（図表5）。誰に対して行うのか、それはいくらかかり、数量はどのくらい用意すべきものなのかなどは、案件を進めていく上で重要なポイントだからです。もちろん、6W3Hを必ずすべて盛り込まなくてはいけないということではありません。論旨を組み立てていく上で、モレを防ぐ指針として6W3Hを活用すれば良いということです。

POINT

• 報告書作成で留意する点は、（1）上司の意図をよく理解した報告書になっているか、（2）必要な情報が過不足なく盛り込まれているか、の2点
• 「見た目に読みやすくする（視覚化）」「『問題』と『結論』の矛盾をなくす」ことも重要
• 「構成を組み立てる」「内容のモレを防ぐ」は、6W3Hを活用

本記事は、『月刊総務』2013年4月号「総務のマニュアル」より転載しました。