PDFで校正やりとりをする際に覚えておきたいテクニック【テキスト修正編】：ビジネスの悩みを解決するPDFドリル（3/3 ページ）

Acrobatを使えば、書類を印刷することなく画面上で手軽に校正ができる。今回はテキストの挿入や置換、取り消しなど具体的な修正を指示する際に便利な注釈ツールを紹介する。

[kizuki，Business Media 誠]

注釈ツールで書き込まれた指示を確認するには

　注釈ツールを使用した箇所にはアイコンならびに線が付与され、ダブルクリックすればテキストあるいはコメントが表示される。もっとも、ページの内容が派手だとアイコンや線が目立たず、うっかり見落とす可能性もなくはない。

挿入／置換／取り消しを行った箇所にはアイコンならびに取り消し線が表示されるが、テキストやコメントは非表示の状態になっているので目立たないこともしばしば

　こうした場合は、パネルウィンドウの下に表示されている「注釈のリスト」を確認するとよい。記入したテキストやコメントがリスト化されているので、指示を見落とすことがなくなる。記入者や記入日時といった情報が表示されているほか、確認が終わったらチェックをつけることもできるので、紙で校正作業を行うのに比べてシステマチックに管理できるはずだ。

「注釈のリスト」には、注釈ツールを用いて記入した内容がリストでまとめられており、クリックすることで本文内の位置が強調表示される

対応が終わった項目にはチェックを入れたり、進ちょくのステータスを記録しておくこともできる。記入者ごとに表示をオンオフすることも可能だ

豆知識：スキャンデータに対して挿入／置換／取り消しツールを使うには

　今回紹介した挿入／置換／取り消しといった注釈ツールは、テキストが含まれていないPDFデータ、例えばスキャナで取り込んだ画像形式のPDFデータには使用できない。もし、スキャンしたPDFデータに対してこれらのツールを使いたければ、OCR処理を行ってPDFデータ上の文字をあらかじめテキスト化しておくとよい。

テキストが含まれていないPDFデータには、テキストを選択して指示を書き込むタイプの注釈ツールは対応しない。使用しようとするとこのようなポップアップが表示される

OCRで文字の解析を行えばテキストが選択可能になり、注釈ツールが利用できるようになる

　次回は、ページ全体もしくは段落全体に対してコメントを付けられる描画マークアップツールを中心に校正ツールを紹介する。

連載「ビジネスの悩みを解決するPDFドリル」とは

　ビジネスの各シーンで利用するPDFファイル。このドリルを練習して、PDFを上手に活用できれば業務効率が向上し、コストの削減ができるはず！　さらに、ビジネスのいろいろな問題も解決できるかもしれませんよ。