「会議室が足りない」「会議のムダが多すぎる」をどう解消？ ハイブリッドワーク実現のポイント：コミュニケーションを活性化せよ

オフィス出社が増えるにつれ、「会議室が足りない」という問題に直面する企業も多い。そんな問題を手軽に解決できるのが、シスコシステムズが提供する、オンラインコミュニケーション専用端末「Webex Devices」だ。同ソリューションを活用することで、働き方や会議室の在り方はどう変化していくのだろうか。

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　コロナ禍において半ば強制的にリモートワークが普及したが、今後はワクチン接種の本格化などで、オフィスに人が戻ってくることが想定される。一方、この1年でリモートワークを経験したことで、働き方に関する考え方はすでに変化し、完全にコロナ禍以前の状態に戻る、ということもないだろう。つまり、これからはオフィスへの出社とリモートワークが混在するハイブリッドワークという新しい働き方が広まっていきそうだ。

　そこで今回は、ネットワーク機器やオンラインコミュニケーション／コラボレーションに役立つツールを豊富に提供しているシスコシステムズの粕谷一範氏（コラボレーション事業コラボレーションDX推進担当）に、ニューノーマルにおけるオフィスづくりのポイントや、会議にまつわる無駄を解消し、コミュニケーションやコラボレーションをより、これからのニューノーマル時代の新しい働き方「ハイブリッドワーク」に対応させる方法について話を聞く。

オフィスとリモート、双方の“いいとこどり”が今後は進む

　もともと、リモートワークは「働き方改革」という文脈で推進されてはいた。しかし、実態を見るとなかなか進んでいなかったのも事実だ。そんな中、皮肉にも2020年に感染が拡大した新型コロナウイルスによって、半ば強制的に、そして一気にリモートワークに移行せざるを得ない状況に多くの企業が陥った。最適なシステムや制度の十分な検討が進まない中、「とにかくリモートで仕事ができるように」という観点でオンライン会議システムを導入し、付け焼き刃的なリモートワークが進んだ。

　さまざまな課題が発生しつつも、移動の時間がなくなり、業務の棚卸しなどを経て、効率化を実現できたなど、リモートワークの恩恵を多くの企業が感じたはずだ。一方で、家ではしづらい仕事もあるし、生産性が落ちてしまう業種も存在する。「在宅勤務疲れ」といった言葉を耳にすることもある。

　こうした事態を踏まえ、またワクチン接種が本格化し始めたことなどから、再びオフィス出社を増やす方針をとる企業も少なくない。では、多くの人が恩恵を感じたリモートワークは縮小され、再び毎日満員電車に揺られ、オフィスへ出社するワークスタイルへと戻ってしまうのだろうか。

　粕谷氏は、こうした二者択一ではなく、オフィス出社とリモートワークの“いいとこどり”をした、「ハイブリッドワーク」が主流になっていくと考えている。具体的には、自分の状況や仕事の内容に合わせて、自分のベストパフォーマンスを出すためにオフィス出社とリモートワークを選択できる、という働き方だ。

　社外でもできることは社外で、オフィスでしかできないことをオフィスで――ハイブリッドワークでは、こうした住み分けが進んでいくことが考えられる。では、「オフィスでしかできないこと」とは何か。粕谷氏は「オフィスは毎朝出社して仕事をする場所ではなく、『コミュニケーションハブ』としての役割が大きくなっていくはずです」と予測する。今後は、会社に行くのは人と会うため、つまりコミュニケーション＆コラボレーションすることが目的になっていくということだ。

オフィスを「コミュニケーションハブ」としてアップデートするには

　コミュニケーションハブとしてのオフィスを再構築するためには、さまざまな課題を解消しなければならない。その一つが「会議室が足りない問題」だ。以前から、会議室が足りないという課題自体はあったのだが、従来型の参加者全員が会議室から参加する会議だけでなく、ほとんどの会議でリモートからの参加者がいるオンライン会議が増えてくるハイブリッドワークでは、輪をかけて会議室不足が顕在化するようになる。

　また、多くの会議室はオンライン会議の実施を想定してつくられていないことが多い。資料を投影するためのモニターを用意しているところなら、必要なデバイスを自分たちで用意してオンライン会議ができるようにするという手もある。しかし、モニターにカメラを載せて、マイクを用意して数人で会議参加――となると、ハウリングが起きることもあるし、ケーブルがあちこちに何本も出て、見た目も悪いだけでなく、会議の開始までに時間がかかり会議開始が遅くなったり、うまく接続できていなくて音や映像が映らなかったりするなど、管理・運用性も悪い。

　シスコシステムズでは、「Webex Roomシリーズ」のような本格的なオンライン会議専用端末を用意しているが、既存のモニターを簡単にアップデートできる「Webex Room Kit」という機器も提供している。Webex Room Kitはスピーカーとマイク、カメラを搭載しており、これ一つで既存のモニターを活用して手軽にコラボレーションする為の環境を構築できるのだ。一つのデバイスを追加するだけでいいのは、管理・運営の手間がかからないというメリットがある。

狭いスペースやオンライン会議を想定していなかった会議室でも、「Webex Room Kit」を活用すれば一瞬でハイブリッドワークに対応した会議室が完成する

　「最小限の手間で会議が始められるというのもポイントです。自分のスマートフォンを持って部屋に入ると、自動的に端末とペアリングして、いちいち情報を入力しなくても会議を開始できます。また、顔認識の技術で会議室にいる人数を検知し、設定した人数を超えている場合にはソーシャルディスタンスを取るように画面に通知することもできます」（粕谷氏）

　オンライン会議のカメラには、顔認識の技術が採用されており、さまざまな機能を提供している。例えば話している人を自動的にフォーカスする「スピーカートラック機能」や人数に合わせて自動フレーミングをする「ベストオーバービュー機能」などはユーザーが違和感を覚えることなく、自然に利用できる。また顔認識の技術を応用して、会議室が適切な人数で利用されているのかをチェックし、予約しただけで使われていない会議室を自動的にキャンセルするなど、ファシリティマネジメントの観点でも利用でき、会議室運用の無駄をなくせるだろう。

顔認識技術を応用すれば、より効果的な会議の運営や、ファシリティマネジメントの向上も期待できる

リモートワークで増える「ちょっとした打ち合わせ」ニーズにも対応

　あらたまった会議ではなく、ちょっとした打ち合わせ程度であれば、オフィスの自席でオンライン会議に参加することもあるだろう。しかし、そうすると周囲の雑音や同僚の声をマイクが拾ってしまう。カメラにはオフィスや同僚が映ってしまうし、見られたくないものが見えてしまうこともある。そう考えると、やはりちょっとした打ち合わせでも会議室を利用したくなるが、15分程度のミーティングのために1時間も会議室を確保するのは効率が悪い。

　「最近、短時間の打ち合わせをする場所が欲しい、という要望が増えています。ただ、新たに会議室を作ろうとすると大掛かりになってしまい、コストもかさみます。そうしたときには、ちょっとした打ち合わせスペースをオープンスペースに作るなど、レイアウト変更をすることで投資を抑えて課題を解決できます」（粕谷氏）

　そんな、ちょっとしたスペースに置いて、即席のコミュニケーションスペースをつくれる小型デバイスが、シスコシステムズの「Webex Desk」や「Webex Desk Pro」だ。これらは24インチや27インチといったディスプレイサイズのオールインワン型デバイスで、いわば「設置するだけ」でオンラインコミュニケーションが行えるようになる。現在では、1種類だけのオンライン会議に参加するということは少なく、Microsoft TeamsやZoomなど相手によって利用する会議サービスも使い分ける必要がある。そういった際にも、Desk Proであれば、各ツールに合わせて、ノイズ除去やバーチャル背景など高品質な会議機能を利用できる。

　また、マイクとカメラが一体となり、PCやモニターに接続するだけで使える「Webex Desk Camera」や、モニターやカメラと接続しておけば、スマートフォンを置き、簡単な操作だけで会議への参加が可能なコントロールパネル「Webex Desk Hub」（年内発売予定）などを活用すれば、手軽にコミュニケーションスペースをつくれるはずだ。

「Webex Desk」「Webex Desk Pro」は置くだけでコミュニケーションスペースをつくれる。もちろんデスクにも設置してモニターとしても利用可能だ。ホワイトボード機能を使えば、よりインタラクティブなコミュニケーションを実現できる

AIを使った音声認識で安心して会議できる

　オフィスのレイアウト変更でつくったインスタントなコミュニケーションスペースの場合――特にオープンスペースにつくった場合などは、完全に密閉されているわけではないので、会議中に他の人の声が入ってしまうという課題がある。もし、隣の席で機密情報などを話していれば、それが社外に漏れてしまうリスクもあるだろう。

　そこで、シスコシステムズでは、Webexに既に搭載済みの背景ノイズの除去機能や、自分の声だけを選択して拾ってくれる「My Voice Only」という機能を近日搭載予定だ。これらの機能を利用すれば、オフィス内や自宅での雑音などを取り除き、自分の声だけをマイクから拾い、相手に伝えられる。周囲の音はもちろん、近くで他のビデオ会議に参加している同僚の声もAIで除去できるというから驚きだ。これで、相手に聞かせたくない内容を近くで話されても安心してオンライン会議を続けられるようになる。

「オンライン会議あるある」もシスコソリューションで解決

　ここまでは、主にコミュニケーションハブとしてのオフィスの再設計について紹介してきた。ただ、せっかくよいオフィスや会議室ができても、肝心要のオンラインコミュニケーション自体に問題があると「仏作って魂入れず」ではないが、コミュニケーションやコラボレーションの効果が薄れてしまう。

「オンライン会議あるある」その1：カメラオフ問題

　例えば、PCでビデオ会議に参加する場合「PCの性能が低いのでカメラをオフにします」という人がいる。あるいは「部屋が汚いのでバーチャル背景をオンにしたいが、PCの性能が足りないので、カメラをオフにする」という人もいるそうだ。

　文化的な側面もあるかもしれないが、ただでさえ情報が少ない、リモートでのコミュニケーションをする場合は、せめてお互いの顔が見えている方が、情報量が多くスムーズなやりとりになるはずだ。そんなとき、オンライン会議専用端末であればPCのスペックを気にすることなく、快適にオンライン会議が行える。

「オンライン会議あるある」その2：誰が発言しているか分からない

　また、大人数のオンライン会議では、音声だけ聞こえて、誰が発話しているのか分かりづらいというケースもある。そんなとき、シスコシステムズのソリューションであれば、画面を自動でフレーミングしたり、発話者にフォーカスして映像を映したりもでき、よりスムーズなコミュニケーションを構築できる。また顔認識の技術を利用して参加者の名前を画面に表示することも可能だ。

「オンライン会議あるある」その3：資料共有のタイムロス

　多くの会議では、資料を画面へ投影しながらディスカッションを行う。その場合、PCとモニターを有線でつなぐことになるが、機器によっては端子が合わないこともあり、投影に手間取ってなかなか会議が始まらないという経験をした人も多いだろう。

　Webexであれば、PCと会議用デバイスをワイヤレスで接続して資料を共有できるので、こうした無駄をなくせるはずだ。

PCではなく、コラボレーション専用端末を使うメリット

　もちろん、わざわざ専用デバイスを導入するのではなく、高性能なPCに買い換えればいいという考えもあるだろう。しかし、コラボレーション専用端末ならではのメリットもあるのだ。

　例えば、PCだとさまざまなアプリをインストールしたり、当然オンライン会議以外の用途にも利用したりする。これらは「いいこと」に聞こえるかもしれないが、業務で使うPCにはさまざまな情報が記録されている。情報システム部門のセキュリティ負担が高まるというのはデメリットでもあるし、粕谷氏によると、情報漏えいリスクを懸念する企業は、画面共有やファイル共有といった便利な機能を全部オフにすることもあるという。業務効率の向上という意味では、「残念」な部分も多くなる。

　「全てをPCで完結させるのではなく、オンライン会議に必要な機能をPCからオフロードする、という考え方も重要だと考えています」と粕谷氏は指摘する。シスコシステムズのコラボレーション専用端末であれば、管理に手間がかからないし、必要な性能を備えており、オフィスと合わせてより効果的なコミュニケーションを構築できるはずだ。

　また、オフィスから複数人で会議に参加する場合、それぞれがPCでオンライン会議に入るのは効率が悪く、ハウリングしたりカメラのアングルが適切でなかったりするケースも増えている。そのため、簡易的な会議室向けのセットが必要になるケースも増えている。ただ、会議室から会議に参加する場合は、そういった暫定的なソリューションではなく、高画質、高品質で大型のモニターが付いた専用機を利用する事でより会議の効率を上げる事ができるだろう。

ハードウェアとソフトウェア双方からオフィス・コミュニケーション変革を支援

　ここまでは主にハードウェアに関する「Webex Devices」について紹介したが、シスコシステムズでは、電話（クラウド電話）、会議、メッセージ（ビジネスチャット）、投票、イベントなどの複数のオンライン コミュニケーションソリューションが一つのアプリケーションでシームレスに使える画期的なクラウドサービス「Webex Suite」を提供している。

　Webexでは、多人数でオンライン会議を行う際、画面に表示する人数を変えたり、強制的に表示する人を指定したりもできる。「役職が上の人を上部に表示したい」という日本企業ならではのニーズにも応えられるだろう。今後は、既に実装されている英語から日本語へのリアルタイム翻訳に加え、日本語から英語を含む多言語へのリアルタイム翻訳機能や、先述したWebex Desk Proに搭載されている「イマーシブシェア」機能も今秋にはアプリケーションへ実装予定だ。これは、プレゼン資料や動画をバーチャル背景として使用できる機能だ。プレゼンターがそれらを背景としてプレゼンテーションを実施することで、没入感があり、参加者に飽きさせない臨場感あふれるプレゼンテーションを実施させる。

　シスコシステムズは長年ネットワークに関するビジネスを手掛けており、その積み上げた知見は相当なもの。セキュリティにも力を入れており、暗号化対策にもいち早く対応している。ハードウェアとソフトウェアの両方を手掛けているので、それぞれのツールの相互接続性もばっちりだ。これからのハイブリッドワークを支えるオフィス変革とオンラインコミュニケーションでの生産性向上に、Webexのソリューションが活躍してくれることは間違いない。

　「近年、世の中の変化がとても速くなってきました。昔は安心安全で強固なオンプレミスのシステムが求められていましたが、ビジネスのスピードがより一層求められる今では、アジャイル開発やクラウドを取り入れた新興企業にあっという間にマーケットを取られることが起きています。

　ハイブリッドワークは、競争力を維持しながら経営の課題を解決できます。そのためには、ハードウェアを変えるだけでなく、会社としての考え方や働く人の意識を変えていく必要があります。それを踏まえて、これからの時代に適した働き方を目指すためにも、自社にあった形のソリューションを取り入れていくことが大事だと思います」（粕谷氏）