「紙とハンコ」の困りごと 丸ごと解決するならアドビにお任せ

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　社会的にテレワーク、あるいはハイブリッドワークが定着し始めている中、避けて通れないのが「ドキュメントのデジタル化」だ。特に「紙」を扱うことの多い総務や法務といった部門では、テレワークでも生産性が高まらない、あるいは押印のために一部部門が出社しなければならない、といったケースもあり、喫緊の課題となっている。

　「脱・紙とハンコ」を実現し、より生産性を高く保って働くにはどうすればいいのか。そこで活用したいのが、アドビの「Adobe Document Cloud」。電子契約サービス「Adobe Sign」、セキュリティ機能やドキュメント機能を兼ね備えた「Adobe Acrobat DC（以下、Acrobat DC）」を含む、クラウド型のトータルドキュメントソリューションだ。ドキュメント作成からレビュー、契約やその後の管理に至るまで、ワンストップでドキュメント業務をデジタル化・効率化できる点が特長となっている。

　Adobe Document Cloudを活用すると、ドキュメント業務は次のようになる。

　まず、必要なドキュメントをAcrobat DCで作成。Acrobat DCで作成するPDFは、電子文書フォーマットの国際基準に規格化されていることから、ドキュメントにおいて特に重要な、非改ざん性や再現性、長期保存性に優れたPDFを作成できる。

　その後、同様にAcrobat DCから、ドキュメントをレビュー。多種多様な注釈ツールが用意されているとともに、付箋のような機能やスタンプ機能など、「紙」で行っていたような使用感そのまま、デジタルでレビューできる。複数人が同時にレビューできる点も魅力的だ。契約書の承認・締結に関してはAdobe Signを活用すれば、用途に応じた署名方法の選択や、署名状況のリアルタイム確認も可能。業務の効率化だけでなく、印紙代などのコスト削減にも効果を発揮するだろう。

　ここまで紹介したものだけでなく、紙書類のスキャン・OCR処理による検索可能なPDFへの変換や、クラウドへの保存による検索性の向上など、「ドキュメント起点」でビジネスを変革するための機能が満載なAdobe Document Cloud。「紙」に悩まされている企業であれば、ぜひ活用してみてはいかがだろうか。

ITmedia ビジネスオンライン編集部「ここがポイント」

　文書のデジタル化においては、セキュリティの担保も重要な視点です。この点に関して、Acrobat DCでは、数種類のパスワードを文書に設定できるだけでなく、クラウド経由でのデータ共有も可能なため、安心できるでしょう。

　なお、アドビはITmedia ビジネスオンラインが主催するバーチャルイベント「ITmedia SaaS EXPO 2022 冬」（開催予定日：2022年1月17〜31日）にて、「情報共有ゾーン」「リーガルTechゾーン」への出展を予定しています。本記事をお読みになり興味を持った方は、イベント申し込み（無料）をしてみてください。